Kung pinamunuan mo ang isang pagpupulong, marahil ay naranasan mo ring subukan na hilahin ang isang sesyon na mabilis na naganap para sa gulo.
Marahil nakikipag-usap ka sa isang labis na pakikipag-usap sa buwis - o sa isang tao na tila may haba ng atensiyon ng isang apat na taong gulang. Marahil ang bawat isa ay may isang mahusay na ideya na ibahagi - o marahil ang maharlikang sanggol ay sa wakas pinangalanan, at lahat ito ay maaaring pag-usapan.
Anuman ang dahilan, ang mga pagpupulong ay maaaring, at gawin, hindi makontrol. Ngunit kung ikaw ang namamahala sa pagtitipon, nais mong mukhang nasa itaas ng mga bagay at maiwasan ang pag-aaksaya ng oras ng lahat ng hindi mahusay na mga pagpupulong.
Ang pagsubaybay sa grupo ay maaaring mas madaling sabihin kaysa sa tapos na, ngunit sa ilang matalinong pagpaplano at ilang mga diskarte sa araw, pupunta ka sa mas nakatutok na mga pulong sa koponan.
Magsimula Sa isang Plano
Ang unang hakbang sa pagtatatag ng kontrol ay naghahanda ng isang agenda. At ang ibig kong sabihin, isang mahusay, makaluma, na-type na agenda na maipapadala sa paligid ng mga dadalo nang mas maaga (at pagkatapos ay ipinakita o ipinamigay sa pagpupulong bilang isang maayang paalala). Ito ay maaaring pakiramdam masyadong malinaw na isulat ang lahat, ngunit tiwala sa akin, ang pagkakaroon ng ilang mga detalye sa papel ay makakatulong na panatilihin ka - at lahat ng iba pa - nakatuon sa kung ano ang tunay na tungkol sa pagpupulong.
Kapag pinagsama ang iyong plano, isipin ang tungkol sa pinakahuling hangarin na nais mong makamit sa pulong (halimbawa, ito ba ay isang session ng brainstorming, o kailangan mong wakasan ang ilang mga pangunahing aksyon na item?). Pagkatapos, magtrabaho paatras upang matukoy kung ano ang kailangang talakayin upang maabot ang layuning iyon, kung ano ang mga katanungan na kailangang masagot, at kung ano ang mga responsibilidad na dapat italaga. Tiyaking ang alinman sa mga maluwag na pagtatapos na ito ay may isang lugar sa agenda, kaya alam ng lahat kung ano ang aasahan bago sila dumating.
Bilang karagdagan sa mga item na ito ng agenda, isipin din ang tungkol sa mga taong dadalo. Ilan ang mga tao doon? Kilala ba nila ang isa't isa? Ano ang kanilang mga personalidad? Ano ang karaniwang nakakaabala sa kanila? Makakatulong ito sa iyo na magpasya kung kailangan mong magtayo sa anumang labis na oras sa simula ng session. Halimbawa, kung alam mo na ang iyong mga dadalo sa pagpupulong ay nais na makisali sa personal na pag-uusap bago magsimula, magplano ng ilang minuto ng oras para makuha ng lahat ang chatter sa kanilang mga system bago bumaba sa negosyo.
Pasimple para sa Pokus
Ang iyong susunod na hakbang ay upang lumikha ng isang puwang ng pagpupulong na humihina ng pagkagambala at pagkagambala. Magsimula sa pisikal na puwang, siguraduhin na ang silid ay sarado mula sa labas ng ingay at pag-uusap at walang mga visual na kaguluhan tulad ng isang naka-loop na video screen o mga materyales sa mesa. At bago pa man magsimula ang pagpupulong, ilagay ang iyong telepono at isara ang iyong laptop - ito ay isang banayad na senyales sa iba na dapat nilang gawin ang parehong.
Pagkatapos, itakda ang yugto para sa pagiging produktibo. Tiyaking magagamit ang agenda - alinman sa pamamagitan ng pagkakaroon ng naka-print na mga kopya o sa pamamagitan ng paghila nito sa screen - at siguraduhing ibalik ang mga layunin para sa pagpupulong habang tinatanggap mo ang lahat (hal. "Narito kami ngayon upang tapusin ang mga detalye para sa kaganapan sa pangangalap ng pondo. ”). Gayundin, tiyaking paalalahanan ang mga tao kung kailan ang pagpupulong ay dapat na magbalot. Sa simpleng pagsasabi, "Alam kong marami tayong dapat gawin, kaya't subukan at panatilihin ito sa ilalim ng 30 minuto, " ay magpapaalala sa mga tao na gusto mo ng isang mahusay na pagpupulong katulad ng kanilang ginagawa.
Sa higit pa sa isang tala sa logistik, kung mayroon kang mga karagdagang materyales sa pagpupulong, ipasa ang mga ito habang sumasabay ka sa halip na sa simula ng session. Narinig ko ang iba na iminumungkahi na ang diskarte na ito ay nakakagambala, ngunit nalaman ko na ang karamihan sa mga tao ay magbasa nang maaga at mag-agawan ng mga pagpupulong kung mayroon silang pagkakataon na makita kung ano ang darating.
Pagbabalik ng Grupo
Ang isang malinaw na agenda at isang malinis na puwang ng pagpupulong ay napupunta sa pagsubaybay sa mga bagay, ngunit kahit gaano ka maingat na planuhin ang iyong pulong, ang mga pagkagambala ay maaaring mangyari pa rin. Iyon ay kung saan ang sining ng paglipat ay nagsisimula sa paglalaro. Bago ka pumasok sa isang pagpupulong, siguraduhing armado ka ng kaunting magalang, gayunpaman epektibo, mga paraan upang mai-redirect muli ang pag-uusap kung saan mo nais ito. Narito ang ilang mga paborito ko:
I-wrap ito
Tulad ng isang magandang sanaysay (oo, tandaan nating lahat ang mga iyon), dapat mong balutin ang iyong pulong sa isang maikling buod. Malinaw na ipahayag kung ano ang nagawa at anumang kasunod na mga dosis, susunod na mga hakbang, o responsibilidad. Hindi ito kailangang detalyado - sa katunayan, hindi ito dapat tumagal ng higit sa isang minuto o dalawa - ngunit makakatulong ito na maglagay ng busog sa iyong pagpupulong upang sabihin ang isang tulad ng: "Salamat sa lahat. Gumawa kami ng mahusay na pag-unlad sa pagwawakas ng logistik ng kaganapan. Makikipag-ugnay si Emily sa coordinator ng kaganapan sa mga detalyeng ito, at magpapadala ako ng isang email list ng pangwakas na to-dos ng lahat. "
Harapin natin ito, kapag naglagay ka ng isang bungkos ng mga tao sa isang maliit na silid, maaaring mahirap maitaguyod at mapanatili ang kontrol. Ang pagpunta sa iyong susunod na pagpupulong gamit ang isang plano, isang agenda, at ilang mga pangunahing linya upang maibalik ang lahat sa track ay maaaring gumawa ng lahat ng pagkakaiba.
Sabihin mo sa amin! Paano mo pinipigilan ang iyong mga pagpupulong?
