Magsagawa ng Microsoft Word Mail Merge mula sa loob ng Excel

Paggamit ng Microsoft'sMail Sumanib tampok, maaari mong ipadala ang parehong dokumento na may bahagyang pagbabago sa isang malaking bilang ng mga tatanggap. Ang terminong pagsasama ay nagmumula sa katotohanang ang isang dokumento (isang liham, halimbawa) ay pinagsama sa isang pinagmulang dokumento ng dokumento, tulad ng isang spreadsheet.

Maaaring maipon ang data para sa tutorial na ito sa karamihan ng mga bersyon ng Microsoft Excel kabilang ang 2007, 2010, 2013, 2016, at Office 365.

Ang tampok na Mail Merge ng Microsoft Word ay tugma sa Word 2010, 2013, 2016, at Office 365.

Salita Mail Sumanib tampok na gumagana ng walang putol sa data mula sa Excel. Bagama't pinapayagan ka ng Word na lumikha ng pinagmulan ng data, limitado ang mga pagpipilian para sa paggamit ng data na ito. Kung mayroon ka na ng iyong data sa isang spreadsheet, hindi ito makatuwiran upang i-type muli ang lahat ng impormasyon sa pinagmulan ng data ng Word.

Paghahanda ng Data para sa Mail Merge

Theoretically, maaari mong gamitin ang anumang worksheet ng Excel sa isang pag-andar ng Word mail merge nang walang anumang espesyal na paghahanda. Gayunpaman, dapat kang maglaan ng ilang oras upang ihanda ang iyong worksheet upang i-optimize ang proseso ng pag-mail ng merge.

Ayusin ang Data ng Spreadsheet

Ang iyong Excel na data ay dapat na organisado nang maayos mga hanay at mga haligi. Isipin ang bawat hilera bilang isang solong tala at bawat haligi bilang isang patlang na iyong papasok sa iyong dokumento. Kung kailangan mo ng isang refresher, tingnan ang isang Excel na data-entry na tutorial.

Gumawa ng Header Row

Gumawa ng isang hilera ng header para sa sheet na balak mong gamitin para sa mail merge. Ahilera ng header ay isang hilera na naglalaman ng mga label na tumutukoy sa data sa mga cell sa ilalim nito. Ang Excel ay maaaring maselan kung minsan tungkol sa pagkakaiba sa pagitan ng data at mga label, kaya't gawing malinaw ang mga ito sa pamamagitan ng paggamit ng naka-bold na teksto, mga hangganan ng cell at pagtatabing ng cell na natatangi sa hanay ng header - sinisiguro nito na ang Excel ay naiiba ito mula sa natitirang bahagi ng iyong data.

Sa ibang pagkakataon kapag isinasama mo ang data sa pangunahing dokumento, lumilitaw ang mga label bilang mga pangalan ng mga patlang ng pagsasama, kaya walang pagkalito tungkol sa kung anong data ang iyong pinapasok sa iyong dokumento.

Ito ay isang mahusay na kasanayan upang lagyan ng label ang mga haligi sa iyong Excel spreadsheet, dahil ito ay tumutulong upang maiwasan ang error ng user sa hinaharap.

Ilagay ang Lahat ng Data sa isang Single Sheet

Ang data na nais mong gamitin para sa merge ng mail ay dapat na nasa isang sheet; kung ito ay kumalat sa maraming mga sheet, kailangan mong pagsamahin ang mga sheet o magsagawa ng maramihang mga merge ng mail. Gayundin, siguraduhin na ang mga sheet ay malinaw na pinangalanan, dahil kailangan mong piliin ang sheet na balak mong gamitin nang hindi tinitingnan ito.

Pag-ugnay ng isang Pinagmulan ng Data sa isang Pagsasama ng Mail

Upang iugnay ang iyong inihanda na spreadsheet ng Excel gamit ang iyong dokumento sa Word:

1. Mag-click sa Mga Mailing tab ng laso.

2. Piliin ang Magsimula ng Pagsisimula ng Mail pindutan upang ma-access ang drop-down.

   Habang isinusulat namin ang aming data sa isang liham para sa halimbawang ito, pipiliin namin ang Sulat pagpipilian mula sa drop-down.

3. Piliin ang Piliin ang Mga Tatanggap pindutan upang ma-access ang drop-down.

   Gusto naming i-import ang aming data mula sa isang naka-save na worksheet ng Excel, kaya piliin ang Gumamit ng isang Umiiral na Listahan … pagpipilian.

4. Mula sa dialog box, hanapin at piliin ang iyong Excel file.

   Mag-click OK Magpatuloy.

5. Galing sa Piliin ang Table dialog box, piliin ang sheet sa iyong mesa, at i-click ang OK na pindutan.

   Kung ang iyong Excel ay may mga header ng haligi, tiyakin ang Ang unang hilera ng data ay naglalaman ng mga header ng column na-check ang pagpipilian.

6. Mag-clickOK.

Ngayon na ang pinagmulan ng data ay nauugnay sa pangunahing dokumento, maaari mong simulan ang pagpasok ng teksto o pag-edit ng iyong Word document. Gayunpaman, hindi ka maaaring gumawa ng mga pagbabago sa iyong pinagmulan ng data sa Excel. Kung kailangan mong gumawa ng mga pagbabago sa data, dapat mong isara ang dokumento sa Word bago mo mabuksan ang pinagmulan ng data sa Excel.

Pagsingit ng Pagsamahin ang Mga Patlang sa Iyong Dokumento

1. I-click angIpasok ang Pagsamahin Field pindutan sa toolbar ng Mail Merge upang buksan angIpasok ang Pagsamahin Field drop-down.

2. I-highlight ang pangalan ng patlang na nais mong ipasok mula sa listahan at mag-clickMagsingit.

Pagtingin sa Mga Pagsusulat ng Mail ng Mga Dokumento

Kapag nagpapasok ng mga patlang ng pagsasama sa isang dokumento, ang Salita ay hindi nagdadala sa pag-format ng data mula sa pinagmulan ng data. Kung gusto mong mag-apply ng format tulad ng mga italics, bold, o underline, kailangan mong gawin ito sa Word.

Kung tinitingnan mo ang dokumento na may mga patlang, pipiliin mo ang mga double arrow sa magkabilang panig ng patlang kung saan nais mong ilapat ang pag-format. Kung tinitingnan mo ang pinagsamang data sa dokumento, i-highlight ang teksto na nais mong baguhin.

Ang anumang pagbabago sa pag-format ay isinasagawa sa lahat ng pinagsama na mga dokumento, hindi lamang ang indibidwal.

Pag-preview sa Mga Merged Documents

Upang i-preview ang pinagsamang mga dokumento, i-click angTingnan ang Nakasamang Data na pindutan sa toolbar ng Mail Merge. Ang pindutan na ito ay gumagana tulad ng isang toggle switch, kaya kung gusto mong bumalik sa pagtingin lamang sa mga patlang at hindi ang data na naglalaman ng mga ito, i-click ito muli.

Mag-navigate sa pamamagitan ng mga pinagsamang dokumento sa pamamagitan ng paggamit ng mga pindutan sa pag-navigate sa Mail Sumanib laso. Sila ay, mula kaliwa hanggang kanan:Unang Rekord, Nakaraang Rekord, Pumunta Upang Mag-record, Susunod na Rekord, at Huling na-record.

Bago mo pagsamahin ang mga dokumento, i-preview ang lahat ng ito, o ng maraming makakaya mo upang ma-verify na tama ang pagsasama ng lahat. Magbayad ng partikular na atensyon sa bantas at pag-spacing sa paligid ng pinagsamang data.

I-finalize ang Dokumento ng Pagsamahin ng Koreo

Kapag handa ka na pagsamahin ang mga dokumento, mayroon kang dalawang pagpipilian.

• Pagsamahin sa Printer: Ang una ay upang pagsamahin ang mga ito sa printer.Kung pinili mo ang pagpipiliang ito, ang mga dokumento ay ipinapadala sa printer nang walang anumang pagbabago. Maaari mong pagsamahin sa printer sa pamamagitan ng pag-click saPagsamahin sa Printer pindutan ng laso.
• Pagsamahin sa isang Bagong Dokumento: Kung kailangan mong i-personalize ang ilan o lahat ng mga dokumento (bagaman, magiging matalino kang magdagdag ng field ng tala sa pinagmulan ng data para sa personalized na mga tala) o gumawa ng anumang iba pang mga pagbabago bago mo i-print, maaari mong pagsamahin ang mga ito sa isang bagong dokumento. Kapag nagsasama ka sa isang bagong dokumento, ang pangunahing dokumento at mapagkukunan ng data ay nananatiling buo, ngunit mayroon kang isang pangalawang file na naglalaman ng mga isinaling dokumento. Upang gawin ito, i-click angPagsamahin sa Bagong Dokumento pindutan ng toolbar.

Ang alinmang paraan na pinili mo, ikaw ay bibigyan ng isang dialog box kung saan maaari mong sabihin sa Word upang pagsamahin ang lahat ng mga talaan, ang kasalukuyang rekord, o isang hanay ng mga talaan. I-click ang pindutan ng opsyon sa tabi ng iyong pinili at pagkatapos ay mag-clickOK.

Kung nais mong pagsamahin ang hanay, inilagay mo ang numero ng simula at ang pangwakas na numero para sa mga rekord na nais mong isama sa pagsasama bago ka mag-clickOK.

Kung pinili mong i-print ang mga dokumento, pagkatapos na lumapit ang dialog box, ikaw ay bibigyan ng I-print dialog box. Maaari kang makipag-ugnay dito katulad ng iyong gagawin para sa anumang iba pang dokumento.