Ang tampok na Subtotal ng Excel ay gumagana sa pamamagitan ng pagpasok sa SUBTOTAL gumana sa isang database o isang listahan ng mga nauugnay na data. Ang paggamit ng tampok na Subtotal ay gumagawa ng paghahanap at pagkuha ng tiyak na impormasyon mula sa isang malaking talaan ng data nang mabilis at madali.
Kahit na ito ay tinatawag na "Subtotal feature", hindi ka limitado sa paghahanap ng kabuuan o kabuuan para sa mga napiling hanay ng data. Bilang karagdagan sa kabuuang, maaari ka ring makahanap ng mga karaniwang halaga para sa bawat haligi o larangan ng data sa iyong database.
Pagpasok ng Data sa Excel
Ang unang hakbang sa paggamit ng SUBTOTAL function sa Excel ay upang ipasok ang iyong data sa isang worksheet. Kapag ginawa ito, panatilihin ang mga sumusunod na mga punto sa isip:
- Mahalagang ipasok nang tama ang data. Ang mga error, sanhi ng maling data entry, ay ang pinagmulan ng maraming mga problema na may kaugnayan sa pamamahala ng data.
- Mag-iwan ng mga walang laman na hanay o haligi kapag nagpapasok ng data. Kabilang dito ang hindi pag-iiwan ng blangko na hanay sa pagitan ng mga heading ng hanay at ang unang hilera ng data.
Upang sundin ang tutorial na ito, ipasok ang data na ipinapakita sa imahe sa itaas mga cell A1 sa D12. Siguraduhing ipasok nang wasto ang bawat halaga ng data upang sundin nang tumpak.
Pag-uuri ng Excel Data
Bago mailapat ang mga subtotals, ang iyong data ay dapat na naka-grupo sa pamamagitan ng hanay ng data na nais mong kunin ang impormasyon; ang pagsasama na ito ay ginagawa sa pamamagitan ng paggamit ng tampok na Uri ng Excel.
Sa tutorial na ito, gusto naming mahanap ang average na bilang ng mga order sa bawat rehiyon sa pagbebenta upang ang data ay dapat na pinagsunod-sunod ng Rehiyon heading ng haligi.
Pag-uuri ng Data sa pamamagitan ng Rehiyon ng Pagbebenta
- I-drag ang piliin mga cell A2 hanggang D12 upang i-highlight ang mga ito.
- Mag-click sa Tab ng data ng laso.
- Mag-click sa Ayusin pindutan na matatagpuan sa sentro ng laso ng data upang buksan ang kahon ng Pag-uuri ng dialog.
- Pumili Pagsunud-sunuran ayon sa Rehiyon mula sa listahan ng drop-down sa ilalim ng Haligi heading sa dialog box.
- Tiyakin na Ang aking listahan ay may mga header ay naka-check off sa itaas na kanang sulok ng dialog box.
- Mag-click OK.
- Ang data sa mga cell A3 hanggang D12 dapat na ngayong pinagsunod-sunod ayon sa alpabeto ng ikalawang haligi Rehiyon. Ang data para sa tatlong reps ng benta mula sa rehiyon ng Silangan ay dapat na unang nakalista, sinusundan ng North, pagkatapos South, at pagkatapos West.
Paghahanap ng Mga Katamtamang Rehiyon
Kapag ang iyong data ay maayos na pinagsunod-sunod, maaari kang magpatuloy upang mahanap ang average na mga benta para sa bawat rehiyon gamit ang SUBTOTAL function. Ang syntax, at ang mga argumento nito, para sa pag-andar, ay nakasaad sa ibaba:
= SUBTOTAL (Function_num, Ref1)
- Function_num: Ang SUBTOTAL function na maaaring magsagawa ng isang bilang ng mga iba't ibang mga function na may numerical data; ang patlang na ito ay tumutukoy sa kung anong function na nais naming isagawa. Para sa paggamit ng AVERAGE function, gagamitin namin ang numero 1.
- Ref1: Ang argument na ito ay tumutukoy sa hanay ng mga numero na gagamitin sa SUBTOTAL pagkalkula ng pag-andar.
Gamit ang tampok na AVERAGE ng SUBTOTAL
- Magsimula sa pamamagitan ng paglikha ng isang pangkat ng mga cell kung saan ipapakita ang data ng mga benta sa rehiyon. Maaari mong makita kung paano kami nagpunta tungkol sa gawaing ito mga cell B14 - B17 sa halimbawa ng imahe sa itaas.
- Magsimula tayo sa pag-average ng data ng East Sales. Mag-click sa cell C14 upang i-highlight ito bilang ang cell na nais naming ilagay ang aming mga resulta sa loob.
- Sa loob ng Tab ng formula, Piliin ang Math & Trig pagpipilian.
- Mula sa drop-down na menu, piliin ang SUBTOTAL function - bubuksan nito ang Formula Builder.
- Mag-click sa Function_num linya at ipasok ang numero 1.
- Mag-click sa Ref1 linya, pagkatapos ay i-highlight mga cell D3 hanggang D5 - ang mga ito ay ang mga selula na pinagsasama namin upang makalkula ang average habang naglalaman ang mga ito ng mga kabuuan para sa mga benta ng East rehiyon.
- Mag-click Tapos na at ang average na data ng benta ay makikita ngayon cell C14.
- Ulitin ang mga hakbang sa itaas para sa North Sales, South Sales, at West Sales, na pinili ang naaangkop Ref1 saklaw para sa bawat sitwasyon.
