Naglagay ka ng maraming trabaho sa iyong spreadsheet ng Excel, huwag mong pabayaan na mawala ito dahil nalimutan mo na pindutin ang pindutan ng save. Gamitin ang mga tip na ito upang mapanatiling ligtas at na-save ang iyong trabaho para sa susunod na oras na kailangan mo ang mahalagang file na iyon. O, kung kailangan mong ibahagi ang iyong trabaho, alamin kung paano madaling gawin ito sa pag-andar ng pag-save ng PDF.
Gamitin ang Excel I-save ang Mga Shortcut Key
Bilang karagdagan sa pag-save ng mga file ng workbook gamit ang pagpipiliang I-save na matatagpuan sa ilalim ng File menu o I-save ang icon sa Quick Access toolbar, Ang Excel ay may pagpipilian upang i-save ang paggamit ng mga shortcut key sa keyboard. Ang pangunahing kumbinasyon para sa shortcut na ito ay:
Ctrl + S
Kung ang file ay nai-save na bago, ang pointer ng mouse ay magbabago sa isang oras na icon habang ang save ay tumatagal ng lugar. Kung hindi, kung ang workbook ay na-save sa unang pagkakataon, ang I-save bilang bubuksan ang dialog box.
I-save ang Unang Oras
Kapag ang isang file ay nai-save sa unang pagkakataon, dalawang piraso ng impormasyon ay dapat na tinukoy sa I-save bilang dialog box, kasama ang pangalan ng file at ang lokasyon kung saan ito ay mai-save.
Ang mga pangalan ng file ay maaaring maglaman ng hanggang sa 255 na mga character kabilang ang mga puwang.
I-save ang Madalas
Dahil ginagamit ang Ctrl + S Ang shortcut ay tulad ng isang madaling paraan upang i-save ang data, ito ay isang magandang ideya upang i-save ang madalas - hindi bababa sa bawat limang minuto - upang maiwasan ang pagkawala ng data sa kaganapan ng isang pag-crash ng computer.
Pag-save ng Mga Lokasyon ng Pag-save
Dahil sa Excel 2013, posible na i-pin ang madalas na ginagamit na naka-save na mga lokasyon sa ilalimI-save bilang . Ang paggawa nito ay laging naa-access ang lokasyon sa tuktok ng listahan ng Mga Kamakailang Folder. Walang limitasyon sa bilang ng mga lokasyon na maaaring naka-pin. Upang mag-pin isang i-save ang lokasyon:
- Mag-click saFile> I-save bilang.
- NasaI-save bilang window, ilagay ang mouse pointer sa nais na lokasyon sa ilalimMga kamakailang folder - Sa dulong kanan ng screen, lumilitaw ang isang maliit na pahalang na imahe ng push pin para sa lokasyong iyon.
- Mag-click sapinpara sa lokasyon na iyon. Ang imahe ay nagbabago sa isang vertical na imahe ng isang push pin-drop-down na nagpapahiwatig na ang lokasyon ay naka-pin na ngayon sa tuktok ng Mga Kamakailang Folder listahan.
- Upang alisin ang isang lokasyon, mag-click savertical push pin imagemuli upang baguhin ito pabalik sa isang pahalang na pin.
I-save ang Excel Worksheets bilang mga PDF File
Ang isa sa mga tampok na unang ipinakilala sa Excel 2010 ay ang kakayahang i-convert o i-save ang mga spreadsheet ng Excel file Format ng PDF. Ang isang PDF file (Portable Document Format) ay nagpapahintulot sa iba na tingnan ang mga dokumento nang hindi nangangailangan ng orihinal na programa, tulad ng Excel, na naka-install sa kanilang computer.
Sa halip, maaaring buksan ng mga user ang file na may libreng programang PDF reader tulad ng Adobe Acrobat Reader. Pinapayagan ka rin ng isang PDF file na pahintulutan ang iba na tingnan ang data ng spreadsheet nang hindi binibigyan sila ng kakayahang baguhin ito.
Pag-save ng Aktibong Worksheet sa PDF Format
Kapag nagse-save ng isang file sa format na PDF, sa pamamagitan ng default lamang ang kasalukuyang, o aktibo Ang worksheet - iyon ay ang worksheet sa screen - ay na-save. Ang mga hakbang sa pag-save ng isang worksheet ng Excel sa format na PDF gamit ang ExcelI-save bilang Ang pagpipiliang uri ng file ay:
- Mag-click saFiletab nglaso upang tingnan ang mga magagamit na opsyon sa menu.
- Mag-click sa I-save bilang pagpipilian upang buksan ang dialog na Save As.
- Pumili ng isang lokasyon para sa pag-save ng file sa ilalim ngI-save Sa linya.
- Mag-type ng pangalan para sa file sa ilalim ngPangalan ng filelinya sa ibaba.
- Mag-click sa down arrow sa dulo ngI-save bilang uri linya.
- Mag-scroll sa listahan upang mahanap at mag-click sa PDF (* .pdf)pagpipilian upang gawin itong lilitaw saI-save bilang uri linya ng dialog box.
- Mag-clickI-saveupang mai-save ang file sa format na PDF at isara ang dialog box.
Mag-save ng Buong Gawain sa Format ng PDF
Tulad ng nabanggit, ang defaultI-save bilang Ang pagpipiliang sine-save lamang ang kasalukuyang worksheet sa format na PDF. Sundin ang mga hakbang na ito upang i-save ang iyong buong workbook bilang isang PDF file:
- Buksan ang I-save bilang dialog box.
- Buksan Higit pang mga Pagpipilian.
- Mag-click saPDF (* .pdf) opsyon upang gawing pindutan ng Mga Pagpipilian sa I-save bilang uri ng linya ng dialog box.
- Mag-click sa pindutan upang buksan angMga Opsyondialog box.
- Piliin ang Buong Workbooksa Publish ano seksyon.
- Mag-clickOKupang bumalik saI-save bilang dialog box.
- Mag-clickI-saveupang mai-save ang iyong mga workbook sa format na PDF at isara ang dialog box.
Ang pindutan ng Mga Pagpipilian ay makikita lamang pagkatapos mabago ang uri ng file sa PDF (* .pdf) sa dialog box ng I-save Bilang. Nagbibigay ito sa iyo ng maraming mga pagpipilian tungkol sa kung anong impormasyon at data ay naka-save sa format na PDF.
AutoSave sa OneDrive
Kung gumagamit ka ng Microsoft Office 365, Awtomatikong i-autosave ng Excel ang iyong trabaho tuwing pinili mo ang cloud storage ng OneDrive ng kumpanya bilang iyong i-save ang lokasyon. Ang bagong tampok ay nagse-save ng iyong dokumento bawat ilang segundo, inaalis ang pangangailangan para sa iyo na patuloy na pindutin ang pindutan ng I-save o anumang mga shortcut key - na isang mas kaunting aspeto para sa iyo upang mag-alala tungkol sa kapag nagtatrabaho.
Para sa pag-andar ng AutoSave, dapat mong i-save ang iyong mga dokumento sa isang lokasyon sa iyong OneDrive folder. Hindi gumagana ang pag-andar ng AutoSave sa anumang iba pang lokasyon sa iyong PC o Mac.
Kung mayroon kang Office 365 at nagse-save ng iyong mga file sa OneDrive, siguraduhin na ang AutoSave gumagana ang pag-andar sa pamamagitan ng pag-check sa toggle switch sa itaas na kaliwang sulok ng screen ng Excel. Kapag pinagana, ang switch ay sasabihin Sa. Upang i-off ang tampok at i-save nang manu-mano ang iyong trabaho, i-click lamang ang switch upang baguhin ito Off.
