Anuman ang data na mayroon ka, a spreadsheet, tulad ng Excel, ay isang magandang lugar upang iimbak ito. Ang Excel ay may built-in na mga tool upang matulungan kang subaybayan ang data, at upang makahanap ng tiyak na impormasyon kung nais mo ito. Sa pamamagitan ng daan-daang haligi nito at libu-libong hanay, isang spreadsheet ng Excel ay maaaring magkaroon ng napakalaking dami ng data.
Mas madaling gamitin ang Excel kaysa sa isang ganap na programa ng database tulad ng Microsoft Access. Maaaring madaling maipasok ang data sa spreadsheet, at, may ilang mga pag-click ng mouse maaari mong ayusin sa pamamagitan ng iyong data at makita kung ano ang gusto mo.
Pagpasok ng Data sa Excel Tables
Ang pangunahing format para sa pagtatago ng data sa Excel ay isang talahanayan. Sa isang talahanayan, ang data ay ipinasok sa mga hilera. Ang bawat hilera ay kilala bilang isang talaan. Sa sandaling nalikha ang isang talahanayan, maaaring magamit ang mga tool sa data ng Excel upang maghanap, mag-uri-uriin, at i-filter ang mga tala upang makahanap ng partikular na impormasyon.
Pagpasok sa Iyong Data ng Talaan
Ang unang hakbang sa paglikha ng isang talahanayan ay upang ipasok ang data. Kapag ginagawa ito, mahalagang tiyakin na tama itong ipinasok. Bilang isang halimbawa, siguraduhin na huwag mag-iwan ng anumang mga walang laman na cell kapag lumilikha ng iyong talahanayan, tulad ng isang pagkilos ay maaaring maging sanhi ng mga problema sa hinaharap.
Ang mga error ng data, na sanhi ng maling data entry, ay ang pinagmulan ng maraming mga problema na may kaugnayan sa pamamahala ng data. Kung ang data ay naipasok ng tama sa simula, ang programa ay mas malamang na ibalik sa iyo ang mga resulta na gusto mo.
Mga Rows at Mga Haligi ng Excel
Mga Rows sa isang Table
Tulad ng nabanggit sa itaas, ang mga hanay ng data ay kilala bilang mga talaan. Sa pagpasok ng mga rekord, panatilihin ang mga alituntuning ito sa isip:
- Iwanan ang walang blangko na mga hilera sa mesa na nilikha, hindi kahit sa pagitan ng mga heading at ang unang hilera ng data.
- Maaaring maglaman ang isang talaan ng data tungkol sa isang partikular na item lamang.
- Ang isang rekord ay dapat maglaman ng LAHAT ng data sa listahan tungkol sa item na iyon. Hindi maaaring maging impormasyon tungkol sa isang item sa higit sa isang hilera.
- Upang lumikha ng isang listahan, isang talaan ng data ay kailangang naglalaman ng hindi bababa sa dalawang talaan ng data.
Mga Haligi sa isang Table
Habang ang mga hanay sa talahanayan ay tinutukoy bilang mga talaan, ang mga hanay ay kilala bilang mga patlang. Ang bawat haligi ay nangangailangan ng isang heading upang makilala ang data na naglalaman ito; Ang mga heading na ito ay tinatawag na mga pangalan ng field.
- Ang mga pangalan ng patlang ay ginagamit upang matiyak na ang data para sa bawat rekord ay ipinasok sa parehong pagkakasunud-sunod.
- Tiyaking naipasok ang lahat ng data sa isang hanay gamit ang parehong format. Kung nagsisimula ka ng pagpasok ng mga numero bilang mga digit (tulad ng 10 o 20) panatilihin ito. Huwag baguhin ang bahagi ng paraan at simulan ang pagpasok ng mga numero bilang mga salita (tulad ng sampu o dalawampu't). Maging pare-pareho.
- Mag-iwan ng walang blankong mga haligi sa talahanayan.
- Upang lumikha ng isang listahan, isang talahanayan ay kailangang hindi bababa sa dalawang haligi.
Paglikha ng Listahan sa Excel
Paggamit ng Pagpipilian sa Filter
Kapag ang data ay tama na naipasok sa isang talahanayan na may wastong mga header, maaari itong i-convert sa isang listahan gamit ang Salain pagpipilian.
- Piliin ang anumang isang cell sa mesa.
- Pumili Home> Pagbukud-bukurin & Filter> Filter mula sa tab na Home.
- Ang talahanayan ay magpapakita na ngayon ng mga maliliit na drop-down arrow sa tabi ng bawat header.
Pamamahala ng Mga Listahan ng iyong Data
- Magkakaroon ng mga down-pointing arrow sa tabi ng bawat pangalan ng field na bukas na mga drop-down menu kapag nag-click sa.
- Ang drop-down na mga menu ay naglalaman ng mga opsyon para sa pag-uuri ng listahan ng alinman sa mga pangalan ng patlang at para sa paghahanap sa listahan para sa mga rekord na tumutugma sa ilang pamantayan.
