Isinasaalang-alang na ang email ay ang pangunahing anyo ng komunikasyon sa karamihan sa mga tanggapan, hindi namin palaging pinipili ang aming mga nakasulat na salita nang matalino sa nararapat. Lalo na kung sinusubukan naming makarating ng isang naka-pack na inbox nang mabilis o sagutin ang mga mensahe sa pagitan ng mga pulong sa aming mga telepono, madali itong maging nakakainis, nakasasakit, o simpleng bastos nang hindi napagtanto ito. Sa pamamagitan lamang ng ilang mga salitang nai-type (o tinanggal), ang isang mabilis na email ay maaaring pumunta mula sa isang magiliw na mensahe sa isang kabuuang sakuna.
Well, oras na para sa isang interbensyon sa email. Narito ang ilan sa mga pinaka-karaniwang mga blunder sa lugar ng trabaho na hindi namin sinasadya na gumawa-at ilang mga istratehiyang mabilis na ayusin upang maiwasan ang mga ito sa hinaharap.
1.
Nakatanggap ka na ba ng isang email message na may isang paksa lamang? Nakita mong nasa telepono ka - tawagan ako kapag nagkakaroon ka ng pagkakataon o Nasaan ang iyong ulat sa pagtatapos ng buwan? Yeah - at marahil ay natagpuan mo ito sa paglalagay, nakakainis, o pareho. Tandaan, kung ikaw ay isang kasama o isang tagapamahala, pag-email at pag-text ay hindi magkatulad na bagay - at hindi sila magiging. At ang isang email na may isang paksa na nakasulat tulad ng isang teksto ay palaging magpapadala ng parehong mensahe: Hindi ka nagkakahalaga ng aking oras.
Mabilis na Pag-ayos: Lahat tayo ay may mga nakatutuwang araw sa opisina, kung kailangan mo lamang hawakan ang base sa isang kasamahan o direktang ulat nang hindi nagsusulat ng isang nobela. Kaya huwag. Gumamit ng isa o dalawang salita na paksa tulad ng Pagpupulong o Buwan ng Katapusan na may mabilis na linya o dalawa sa iyong mensahe:
Ang pamamaraang ito ay palaging at magpakailanman ay nagkakahalaga ng dagdag na 15 segundo ng iyong oras.
2.
Kapag mayroon kang isang mahalagang proyekto o ulat na pinag-uusapan mo sa pamamagitan ng email, pagbaybay ng kumpletong mga salita sa lahat ng mga kapitolyo ( KAILANGAN ko ang iyong pag-sign-off NG KATAPUSAN NG KATAPUSAN ) at ang pag-highlight, pagbulong, o pagsasalamin sa buong mga pangungusap ay maaaring makarating habang pinag-uusapan sa iyong mga kasamahan.
Minsan ay nakipagtulungan ako sa isang taong magpapadala sa akin ng mga email na may NEEDS APPROVAL na pula at lahat ng mga takip sa buong kanyang mga mensahe, o may buong talata na naka-highlight sa dilaw. Sinusubukan niyang maging impormatibo at tumawag ng mga mahahalagang detalye - ngunit ang kanyang diskarte ay naging sobrang nakasasakit.
Mabilis na Pag-ayos: Gumamit ng bold o italicized heading o bullet point upang tawagan ang mga mahahalagang proyekto o puntos na iyong ginagawa - at panatilihin ang pag-format sa isang salita ng ilang, hindi buong talata. Kung nag-aalala kang maaaring mag-scan ang iyong mambabasa sa pamamagitan ng isang email at makaligtaan ang mga kagyat na item, siguraduhin na gumagamit ka ng isang paksang may kaalaman sa email, tulad ng Mga Proyekto Dahil sa Pag-apruba sa End-of-Day. Sa wakas, siguraduhin na panatilihin mo ang iyong mga email nang mabilis at maigsi, na gagawing mas malamang na natanggap ng tatanggap ang lahat ng kinakailangang impormasyon.
3.
Kapag nag-email ka sa isang kasamahan sa likod ng isang kapaki-pakinabang na pahiwatig o isang detalye na hindi napansin sa isang nakaraang mensahe, na pinindot ang "sagot lahat" ay maaaring gumawa ng mga friendly na input o payo na natagpuan bilang condescending o mapagkumpitensya, lalo na kapag ang manager ng tao ay cc'ed. (Ang pagkopya sa boss ng isang tao sa email na may pagwawasto ay karaniwang ang parehong bagay tulad ng pagbibigay sa kanya ng nakabubuting pagpuna habang ang kanyang boss ay nakatayo roon - pinahahalagahan ito ng eksaktong wala.)
Mabilis na Pag-ayos: Kung mayroon kang isang mungkahi para sa nagpadala, mag-email sa kanya nang direkta, perpekto sa ibang thread upang walang panganib na hindi sinasadyang paghagupit ng "sagot ng lahat." Mas mabuti pa, kunin ang telepono! Ang isang mabilis na tawag sa telepono ay ginagawang madali upang limasin ang mga detalye - nang walang panganib na mapinsala ang sinuman.
4.
Alam ko, kapag nagmamadali ka para sa oras at kapangyarihan sa pamamagitan ng iyong inbox, maaaring parang isang hindi kinakailangang hakbang upang ma-type ang Salamat, Ang Iyong Pangalan , lalo na kung nandoon ang iyong email. Well, gawin mo rin. Ang pagtatapos ng isang email nang wala ang iyong pangalan ay katulad ng paglalakad palayo sa isang pag-uusap nang hindi nagpaalam. Ginagawa nitong magmukha kang nagmamadali at madulas, at ito ay bastos.
Mabilis na Pag-ayos: Magdagdag ng Salamat at ang iyong pangalan sa iyong naka-brand na lagda, at itakda ito sa auto-populate ang iyong email kapag pinindot mong ipadala. Ang pag-sign-in sa isang palakaibigan, propesyonal na paraan ay gagawin tuwing oras-nang hindi mo kailangang gawin ang isang bagay.
5.
Ang pagpapadala ng mga email na hindi mo nais na makita ng iyong manager ay maaaring ilagay ka sa isang propesyonal na magbigkis kung ipapasa ang email. At oo, dapat itong pumunta nang walang sinasabi, ngunit nangyayari pa rin ito sa lahat ng oras. Ang isang kaibigan ko ay nakipagtulungan sa isang babae na nagreklamo tungkol sa kanya sa isang chain ng email, at hulaan kung ano? Sa huli ay natapos ang email na iyon sa kanyang inbox.
Tandaan din na ang email ng kumpanya ay pag-aari ng kumpanya at itinuturing na patas na laro kung nagpapasya ang Human Resources na kailangan nila ng access sa iyong account. Ang payo ng kandidato sa isang kasamahan, reklamo tungkol sa iyong mga katrabaho, o mga detalye sa iyong mga plano sa katapusan ng linggo ay hindi dapat, iwanan ang iyong outbox.
Mabilis na Pag-ayos: Maging isang propesyonal na consummate at magpanggap na ang iyong boss ay naka-bcc'ed sa bawat email na iyong ipinadala. Wakas ng kwento.
