Itaas ang iyong kamay kung natagpuan mo ang iyong sarili sa isa sa mga sumusunod na sitwasyon sa trabaho:
- Ang isang pagpupulong na nagpapatakbo at pinipilit sa iyo na ipakita ang huli sa iyong susunod na pagpupulong, hindi makumpleto ang isang proyekto sa oras, o makaligtaan ang isang kaganapan pagkatapos ng trabaho.
- Isang pagpupulong na sobrang disorganize mong lumabas sa iniisip, ano ang nangyari?
- Isang pulong na nagtatapos sa pagiging isang kumpletong pag-aaksaya ng oras.
Nakikita ko ba ang lahat ng mga kamay sa hangin? Naisip kaya. Ang bawat isa sa mga problemang ito ay maaaring malutas sa isang simpleng bagay: isang agenda ng pulong .
Ano ang mahiwagang konsepto na ito, tatanungin mo? Isang dokumento na sumasaklaw sa mga sumusunod na item:
- Ano ang kailangan mong ihanda nang una o dalhin sa pulong
- Sino ang pumapasok
- Bakit ka nakikipagpulong at anumang mga layunin na nais mong makamit
- Kung ano ang iyong pag-uusapan, kung sino ang pag-uusapan tungkol sa, at kung gaano karaming oras ang tatalakayin sa bawat paksa
- Anumang susunod na mga hakbang na nais mong gawin pagkatapos ng pagpupulong
Marahil ay ginamit mo ang isang bagay na tulad nito, ngunit sa isang hindi gaanong pormal na paraan. Halimbawa, marahil ay napuno mo ang seksyon ng mga tala ng iyong kalendaryo na mag-anyaya na ipaalam sa mga tao kung anong mga dokumento ang dapat nilang sanggunian. O, nagpadala ka ng isang email ng maikli na nagbabago sa punto ng Martes na pagkikita na inanyayahan mo lamang ang buong kumpanya.
Ngunit ang pagkakaroon ng isang mas malalim, kongkreto na layout para sa eksaktong kung paano dapat at pupunta ang iyong pagpupulong ay maaaring maging kapani-paniwalang kapaki-pakinabang. Sa isang bagay, napakahalagang dokumentasyon - sa pamamagitan ng pagsusulat ng iyong napag-usapan at ang mga desisyon na ginawa mo, mayroon kang isang bagay na maaari mong isangguni kung may sinuman (kasama ang iyong boss) na tanungin ang iyong mga desisyon sa hinaharap.
At para sa isa pang bagay, nakakatulong ito kahit na ang pinaka-ragtag na grupo ng mga taong manatiling organisado at nakatuon, habang pinangangasiwaan din ang mga ito. Ang mga tao ay maaaring dumating sa pag-uusap na inihanda, nangangahulugang maaari mong magamit nang maayos ang iyong limitadong oras, maaari mong tiwala na ang pagpupulong ay naging kapaki-pakinabang, at mas madali mong mailalarawan ang mga maaaring kumilos sa susunod na mga hakbang.
At swerte para sa iyo, gumawa kami ng isang template ng agenda na maaari mong punan ngayon at makakapagtipid ka ng oras ng pagsulat ng iyong sarili. Buksan lamang ang doc, gumawa ng isang kopya, at punan ito ng pinuno ng iyong koponan.
Matapos mong punan ito, ipadala ito sa lahat ng kasangkot kapag naiskedyul mo ang iyong pulong. (Maaaring matalino na isama ang isang tala na nagsasabing Mangyaring suriin muli ang agenda ng pulong bago tayo magkita. )
Ang isang agenda ay kapaki-pakinabang para sa anumang uri ng pagpupulong. Para sa mga check-in ay nagbibigay ito ng transparency at oras upang maghanda ng anumang mga follow-up na katanungan, para sa mga pagpupulong ng kliyente ay nagpapakita ito ng pamumuno, para sa mga brainstorm ng grupo na tinitiyak na hindi ka makagambala, at para sa lahat ay nagpapakita na pinahahalagahan mo ang kanilang oras.
Ang lahat ay nanalo!
