"Alisin ang lahat ng papel."
Ako ay isang tagapamahala ng proyekto na nagtatrabaho sa Opisina ng Lungsod ng New York, at ito ang gawain na naatasang aking magawa. Sa isang burukrasya na may daan-daang libong mga empleyado, libu-libong mga proseso na nakabase sa papel, at isang limitadong badyet para sa bagong teknolohiya, tatanungin akong bumuo ng isang plano para sa pag-digit ng halos lahat.
Ito ay isang kakila-kilabot na proyekto kung nakakita ako ng isa. Sa katunayan, sa tabi ng imposible ay ibinigay ang mga hadlang sa loob kung saan ako nagtatrabaho. Ngunit hindi ko maitaguyod ang aking mga kamay at sabihing hindi. May trabaho akong dapat gawin at kailangan kong magsimula sa kung saan.
Ang Pag-aalis ng Papel ng Proyekto ay hindi isang kwalipikadong tagumpay. Sa katunayan, ito ay malapit sa isang hindi kwalipikadong pagkabigo. Kung naglalakad ka sa anumang tanggapan ng New York City ngayon, tiyak na makakahanap ka ng papel na nakasalansan sa mga mesa, mga inbox at outbox at mga recycle bins.
Gayunpaman, ang proyekto ay nagturo sa akin nang higit pa tungkol sa kung paano simulan ang isang labis na gawain kaysa sa anumang tagumpay na mayroon ako. Narito kung paano natutunan akong kumuha ng isang bagay na tila hindi masusukat at hawakan ito sa mga piraso ng kagat na kagat.
1. Sumakay ng Stock ng Malaking Larawan
Ang New York City ay may dose-dosenang mga kagawaran, ang bawat isa ay mayroong dose-dosenang mga dibisyon, ang bawat isa ay may sariling mga panloob na proseso. Mayroong papel na mayroon na sa mga file ng cabinets at mga kahon, at papel pa rin na malilikha kapag pinupunan ng mga customer at empleyado ang mga form at aplikasyon. Imposible para sa akin na malaman kung saan magsisimula bago ko kinuha ang stock ng lahat ng mga proseso ng paglikha ng papel doon. Alin ang nabuo ng pinakamaraming papel? Alin ang nagpahiram sa kanilang sarili sa pag-digitize, at alin sa mga may kumplikadong kadahilanan, tulad ng pangangailangan na tumanggap ng pera? Alin ang makagawa ng pinakamalaking bang para sa pinakamababang balde?
Gumugol ako ng isang matatag na ilang linggo na nag-canvassing sa bawat departamento upang magkaroon ng pakiramdam para sa saklaw ng pagpupunyagi. Ang paggawa ng paunang pagtatasa na ito ay makakatulong upang tukuyin ang iyong saklaw, pati na rin kung ano ang kabilang sa loob at labas nito. Makatutulong ito sa iyo na makipag-usap sa iyong mas mataas na antas ng malawak na gawain at makuha ang kanilang puna tungkol sa kanilang pinapahalagahan. At makakatulong ito sa iyo na mag-navigate ang iyong paraan sa isang lohikal na panimulang punto.
2. Maghanap ng isang Halimbawa ng Tagumpay sa isang Mas Maliit na scale
Sa kaso ng Project Paper Elimination, ang Kagawaran ng Kalusugan ay kamakailan ay nagsagawa ng isang proyekto ng pagbabawas ng papel na sinenyasan ng isang paglipat ng tanggapan. Hindi nila nais na dalhin ang lahat ng kanilang mga tala sa papel kung hindi nila kailangang, ngunit hindi nila alam kung alin ang kukunin at maiiwan. Kaya ipinatupad nila ang isang multi-phased na proyekto: Tukuyin kung ano ang ligal na kailangan upang mapanatili, sirain kung ano ang hindi, at i-scan ang anumang bagay na hindi kinakailangan ng isang hard copy. Naipatupad nila ang teknolohiya at ang mga kawani upang maganap ito, at mayroon silang mga resulta upang ipakita para dito.
Ang isang sukat ay hindi palaging umaangkop sa lahat, at ang mga bagong pagsasaalang-alang ay lumitaw kapag pinataas mo ang sukat ng isang partikular na proyekto. Ngunit ang isang halimbawa ng tagumpay hindi lamang nag-aalok ng mga napatunayan na pamamaraan upang makamit ang parehong layunin na nais mong makamit, maaari mo ring pahintulutan kang malaman mula sa mga pagkabigo ng iba. Nagbibigay ito ng isang modelo na maaari mong gamitin bilang isang panimulang punto. Maaaring kailanganin mong baguhin, palawakin, o iangkop ito upang umangkop sa iyong sariling mga layunin, ngunit mas madaling mag-reaksyon sa isang bagay kaysa magsimula mula sa isang ganap na blangko na canvas.
3. Kilalanin ang Mababang Prutas
Oo, ang "mababang-nakabitin na prutas" ay tiyak na nasa isang listahan ng labis na over office ng jargon sa isang lugar, kaya't tawagan natin ito kung ano ito: ang madaling bagay. Ang mga bagay-bagay na gastos ng hindi bababa sa at tumatagal ng hindi bababa sa dami ng oras na gagawin. Sa kaso ng Project Paper Elimination, nangangahulugan ito ng mga bagay tulad ng pag-alis ng hindi na ginagamit na papeles, lumilikha ng mga simpleng pormasyong online, at pagtatapon ng mga rekord na matagal nang nakaraan ang kanilang mga petsa ng pag-expire.
Mayroong ilang mga kadahilanan upang magsimula sa mga madaling bagay. Una, binibigyan ka nito ng ilang mga notches sa iyong sinturon. Ang pakiramdam ng kilusang pasulong, minimal na maaaring maging, ay isang mahalagang sikolohikal na panalo. Nagbibigay ito sa iyo ng momentum, gasolina para sa mas mapaghamong trabaho sa unahan. At pangalawa, pinapayagan ka nitong ipakita ang pag-unlad sa mga stakeholder ng proyekto, na bumubuo ng pananalig sa iyong kakayahang maihatid sa mga hinaharap na yugto ng trabaho.
4. Ilabas ang Iyong Pinakamalaki na Bagay
Kahit na natitiklop mo ang maliit na tagumpay, mahalagang gawin ang pakiramdam na isang imposibleng dumadaloy na hamon at masira ito sa mga konkretong hadlang. Nang hindi pinangalanan ang mga ito, napakahirap na bumuo ng mga estratehiya upang malampasan ang mga ito. Sa mundo ng pag-aalis ng papel, ang isang balakid ay ang pagiging kumplikado ng pagkuha ng data na nakapasok sa isang online form, at isa pa ay inakupahan ang mga ligal na kinakailangan para sa mga pirma sa electronic.
Ang paglalahad ng mga hadlang na ito ay maaaring humantong sa pagtuklas na ang isang napansin na balakid ay hindi isang malaking hamon tulad ng una mong ipinapalagay. Maaaring, bilang kahalili, ay magdadala sa ilaw ng isang pangunahing roadblock na dati mong naisip na menor de edad. Ang pag-alam kung ano ang maaga na mga hadlang ay maiiwasan ka na mabulag kapag nalalim na ang tuhod. Maaari ka ring makatulong sa iyo upang mai-linya ang mga mapagkukunan na kakailanganin mong harapin ang mga ito, suportang pampulitika, pondo, o gabay ng dalubhasa.
5. Phase Out ang Gawain
Ang pilosopo ng Tsino na si Lao Tzu ay kilalang sinabi, "ang isang paglalakbay na isang libong milya ay nagsisimula sa isang solong hakbang." Totoo rin na ang isang paglalakbay na isang libong milya ay binubuo ng apat na mas maliit na paglalakbay na 250 milya, o 10 mga paglalakbay na 100 milya. Ang pagsira sa iyong nakasisindak na proyekto sa pinapamahalaan na mga phase ay ginagawang mas hindi nakakatakot. At binibigyan ka nito ng makatotohanang interim milestones upang maglayon sa pagitan ng isang hakbang at tapos na hakbang.
Sinusubukang i-digitize ang mga proseso na nakabase sa papel sa gobyerno ng New York City, maraming mga pagpipilian para sa pagtanggal sa trabaho. Ang isang diskarte ay upang matugunan ang isang tiyak na bilang ng mga kagawaran sa bawat oras. Ang isa pa ay upang magsimula sa pamamagitan ng pagtukoy kung aling papel ang maaaring matanggal, magpatuloy sa pamamagitan ng pagpapatupad ng teknolohiya upang mai-digitize ito, at magtapos sa pamamagitan ng mga kawani ng pagsasanay at i-advertise ang bagong teknolohiya sa mga customer. Ang pinaka-lohikal na paraan upang maipalabas ang isang labis na dami ng trabaho ay mag-iiba depende sa likas na katangian ng trabaho mismo, ngunit palaging nagkakahalaga ng pag-tackle bago ka makakuha ng masyadong malalim.
6. Itakda ang mga Pag-asa
Anuman ang gagawin mo, huwag magpangako sa kung ano ang hindi ka tiwala na maaari mong maihatid. Hilingin sa kung ano ang kailangan mo upang mangyari ito. At kung hindi mo ito makukuha - kung ito ay mga tao, pera, o teknolohiya - pagkatapos ay ipaliwanag ang mga paraan na maaaring makaapekto sa iyong oras. Minsan hihilingin ng isang ehekutibo para sa isang bagay na walang naiinis na pag-unawa sa gawaing kinakailangan upang makamit ito, ngunit sa sandaling pinagsama mo ang iyong pagtatasa at natukoy ang mga hadlang, nasa posisyon ka upang maipabatid ang istoryang ito.
Ang pag-ilog ng iyong ulo at pagtakbo sa kabilang direksyon ay isang pangkaraniwan, at kung minsan ay nabigyang-katwiran, reaksyon sa mga labis na napakaraming proyekto. Ngunit ginagarantiyahan na makarating ka sa kahit saan. Kahit na ang pinaka-kakila-kilabot na gawain ay maaaring maging wrangled sa tamang pananaw, isang matatag na pag-unawa sa trabaho sa unahan, at isang hanay ng makatotohanang at makakamit na mga milestone upang suriin ang kasama mo.
