Ang hindi bababa sa aking mga paboritong araw sa trabaho ay ang tinatawag kong "lila stacks." Gumagamit ang aking kumpanya ng Google Calendar, at ang kulay para sa aking personal na iskedyul ay lilang, kaya sa mga kakila-kilabot na araw ay wala akong nakita kundi mga sakto ng oras na naharang mula 9:30 AM hanggang 6:30 PM. Palaging nagtataka ako, "Paano nangyari ang impiyerno?"
Bilang karagdagan sa pakiramdam tulad ng wala akong silid upang huminga o gumawa ng aktwal na gawain sa mga araw na iyon, natatakot akong maging "taong iyon" na kailangang mag-tipto mula sa isang pulong nang maaga, at pagkatapos ay gumugol ng labis na oras sa paglaon upang malaman kung ano ang napalampas ko, o kung sino ang nagpapakita hanggang huli sa aking susunod na pagpupulong dahil ang nauna ay tumakbo nang masyadong mahaba. (Dahil isinulat ko ang tungkol sa hindi kailanman huli o hindi handa sa mga pulong, pinapanatili ako ng aking mga katrabaho!)
Ang "Busyness" ay tulad ng isang trick. Ginagawa nating pakiramdam na mas mahaba ang aming mga dapat gawin na listahan, mas matagumpay tayo. Pinapagaan natin ito na mas marami tayo sa aming mga plato, mas matagumpay tayo. Ngunit dahil kailan ang pagkakaroon ng isang sobrang overstuffed na plato ng hapunan ay nagbibigay sa iyo ng anuman kundi mga cramp o isang koma sa pagkain? Hindi ito dapat ganito, at gumagawa ako ng isang bukas na resolusyon upang labanan ito.
Ang mga pagpupulong ay nagtatapos sa aming mga kalendaryo sa dalawang paraan: dahil tinatanggap namin sila at dahil nilikha namin ang mga ito. Ito ay sa mga puntong ito ng desisyon na maaari nating gawin ang mga bagay na medyo naiiba upang maibalik ang ating mga kalendaryo at mabigyan ang ating sarili (at ang ating mga katrabaho) oras upang maging handa at produktibo. Narito ang tatlong paraan upang magawa ito:
1. Magsalita Up
Bago ka magpadala o tumanggap ng paanyaya sa pagpupulong, siguraduhing nauunawaan mo kung ano ang dapat gawin at kung paano ka dapat maghanda. Kung hindi mo, makipag-usap sa organizer at makinig kung mayroong isang tukoy na agenda. Kung wala ang isa, hilingin sa kanya na lumikha ng isa (o mas mahusay pa, magboluntaryo upang makatulong). Ang pinakamainam na mga agenda ay tiyak sa mga paggasta ng oras upang matiyak na nasasakop ang lahat ng mga nauugnay na item. Kung walang sapat na oras upang lumikha ng isang agenda, magboluntaryo upang matulungan ang tagapangasiwa na bantayan ang orasan.
Kung nag-oorganisa ka ng pagpupulong, gumamit ng isang agenda upang planuhin kung gaano katagal dapat ang pagpupulong. Default ang isang imbitasyon sa kalendaryo ng Google sa isang oras, at madaling i-click ang "ipadala" nang hindi iniisip ang paikliin ang mga ito, ngunit mababago ang setting na iyon! Magugulat ka kung magkano ang maaari mong takpan sa loob ng 15, 30, o 22 minuto. Depende sa iyong pakikipag-ugnay sa tagapangasiwa, kung nakikita mo na ang isang pulong ay nakatakdang isang oras at hindi ka naniniwala na dapat ito (dahil nauunawaan mo ang layunin at inaasahang mga kinalabasan), hilingin sa oras na maikli.
Sa wakas, kung tinanggap mo ang isang paanyaya para sa isang pagpupulong na magtatapos sa parehong oras ng ibang pulong ay nakatakdang magsimula (sineseryoso, paano natin makumbinsi ang ating sarili na maaari tayong maging sa dalawang lugar nang sabay-sabay?), Bigyan ang paunawa ng tagapag-ayos ng paunawa na kakailanganin mong iwanan nang maaga ang pulong na iyon. Sa isip, ito ay hikayatin ang organizer na tapusin ang pulong sa oras na kailangan mong umalis. Sa pinakadulo, makakaramdam ka ng komportableng paglabas nang hindi nakakagambala, at hindi magugulat ang tagapag-ayos kapag ginawa mo. Para sa labis na seguro, sige at ipabatid sa tagapag-ayos ng iyong susunod na pagpupulong na maaari kang dumating nang huli.
2. I-pad ang Iyong Oras
Sa sandaling nakumpirma ang oras ng pulong, at kung ang iyong kalendaryo ay may puwang sa paligid nito, protektahan ito! Magdagdag ng 15-30 minuto bago at pagkatapos ng pulong na tinawag na "Oras ng Paglipat." Bago ang pulong, gamitin ang oras upang suriin ang anumang mga materyales, kumuha ng pahinga sa banyo, at makarating sa lokasyon bago ito magsimula. Matapos ang pagpupulong, isang magandang panahon para sa iyo na sumasalamin sa materyal habang sariwa pa rin ito. Makatuwirang asahan ang mga katrabaho na magalang sa kung ano ang nasa iyong kalendaryo; nag-iskedyul lang sila kahit saan may karaniwang libreng oras. Kaya kung ang isang pulong ay bumabalot sa 3 PM at hinahadlangan mo ang oras upang magbalik pagkatapos, baka sila (sana?) Ay hindi sisiksik sa pagsisimula ng isang bagong pulong sa 3:15 o 3:30.
3. I-block ang Iyong Oras
Ito ang banal na butil ng pagiging produktibo: pagkakaroon ng mga sakto ng oras - kahit na mga araw! - nang walang mga pagpupulong. Ipinahayag ng BuzzFeed na ang Martes at Huwebes na walang pulong. Pwede ba? Habang maaaring tumagal ng isang sinadya na pagsisikap sa pamamahala ng iyong kumpanya ng kumpanya upang limasin ang isang buong araw, sulit na tingnan ang iyong sariling mga gawi sa trabaho upang makita kung natapos mo ang iyong pinakamahusay na trabaho. Ikaw ba ay isang umaga, o talagang nag-cranking ka pagkatapos ng 2 PM? Suriin ang iyong iskedyul at makita kung saan maaari mong i-block ang dalawa hanggang apat na oras minsan lamang sa isang linggo upang tumuon sa paggawa o paggawa. Maaari ka lamang magtakda ng isang kalakaran sa iyong kumpanya mula sa ground up!
Kaya, ito ang aking pangako na ibalik ang kalendaryo! Sinong sasama sa akin?
