Lahat ay nandoon: Nakakuha ka ng isang email na gumagawa ka ng isang doble. Sigurado, ang ibang tao ay malinaw na nabigo o nagagalit, ngunit inaasahan mong sasagot ka pa rin. Ano ang dapat mong gawin? Paano ka tumugon?
Habang ang mga serbisyo sa pagmemensahe ng panloob na opisina at pag-text ay tiyak na lumalaki sa katanyagan, ang email pa rin ang pinakamahalaga at malawak na ginagamit na tool sa komunikasyon sa trabaho - kaya't ang iyong kakayahang magamit ito sa pinaka propesyonal na paraan na posible ay mahalaga. Nangangahulugan ito na kung paano ka tumugon sa sitwasyon na nakabalangkas sa itaas ay may potensyal na positibo - o negatibo - nakakaapekto sa iyong karera. Kahit na sa tingin mo ay tumutugon ka lamang sa isang katulad na tono.
Oo, alam ko na ang pananatiling propesyonal sa lahat ng oras ay mas madaling sabihin kaysa sa tapos na. Ang pagsagot sa mga email sa trabaho ay isang art in at mismo, at ang pagtugon sa mga emosyonal na mensahe ay dadalhin ito sa ibang antas.
Ang gabay na ito ay maglakad sa iyo sa iyong tugon upang maiwasan ang mga salungatan at magawa ang iyong trabaho.
Hakbang 1: Magpahinga
Maaaring naisin mong basahin muli ang email na iyong natanggap upang matiyak na nakuha mo ito nang tama - magagawa mo iyon - ngunit huwag simulan ang pag-type ng sagot sa ngayon. Ang iyong kasamahan, boss, o kliyente ay nagpapahintulot sa kanyang emosyon na magdikta sa kanyang isinulat. Huwag ulitin ang pagkakamaling ito. Magpahinga at hayaang lumamig ang iyong init.
Isa sa mga bentahe ng pag-email ay hindi mo na kailangang agad na sagutin. Minsan nararapat na maglaan ng oras upang magsulat ng isang tugon! Maiksi ito. Kahit na naramdaman mo ang pag-igting, at ang iba pang panig ay naghihintay para sa iyong sagot - tiyak na mayroon ka kahit isang minuto. Tumayo mula sa iyong lamesa, palamig ang iyong isip, at magkaroon ng meryenda o isang basong tubig. Tutulungan ka nitong maiwasan ang reaksyon ng tuhod.
Hakbang 2: Huwag Tumalon sa Konklusyon
Maging matapat: Nag-reaksyon ka ba sa kung paano ka dahil nagbabasa ka sa pagitan ng mga linya? Kapag nakikipag-ugnayan ka sa labis na emosyonal na mga email, maaari mong isipin na naramdaman mo ang galit o pagkabigo ng isang tao na sumisilaw sa screen. At pakiramdam mo ay napipilitang ipagpalagay na may higit pa rito na mayroon lamang doon.
Gayunpaman, hindi ka dapat mahulaan kung ano talaga ang ibig sabihin ng kabilang panig. Ang paghatol sa hangarin ng iba batay sa ilang mga pangungusap (at sa pamamagitan ng filter ng iyong sariling utak at ang paraan ng pakikipag-usap) ay isang masamang ideya.
Lumaban sa tukso na tumalon sa anumang mga konklusyon. Basahin lamang ang mga salita, makatanggap ng impormasyon, at maghanda upang magbigay ng isang propesyonal na tugon.
Hakbang 3: Panatilihin Ito Maikling
Tandaan ang posibilidad ng isang maling kahulugan, tandaan na ang iyong gawain ay magbigay ng tumpak na sagot hangga't maaari - at wala pa. Pinawaksi ang mga nakatakdang tugon sa nais ipahiwatig ng ibang tao.
Istraktura ang iyong email upang magdala lamang ng isang pangunahing mensahe. Hindi nangangahulugang ito ay dapat na binubuo lamang ng isang pangungusap, ngunit nangangahulugan ito na kung may isang pumuna sa iyong pagtatanghal at humihingi ng isang kopya ng mga istatistika na iyong binabanggit, ibinabase mo ang iyong tugon sa paligid ng pagbibigay ng mga istatistika (at hindi pagtatanggol sa iyong mga kredensyal ).
Sa ganitong paraan, maaari kang maging sigurado na ang kabilang panig ay basahin ang iyong tugon at maiintindihan ito nang eksakto sa paraan ng iyong ibig sabihin. Ang huling bagay na nais mo ay upang ipagtanggol ang iyong sarili lamang upang malaman na ang iyong kasamahan ay hindi, sa katunayan, pumuna sa iyo; ngunit na lang niya nabigla ang kanyang puna nang awkwardly.
Hakbang 4: Maging Matuwid
Sa pangkalahatan isang magandang ideya upang maiwasan ang sarkastiko at irony sa iyong mga email sa trabaho - lalo na kung ang sitwasyon ay nararamdamang naiinit. Minsan maaari mong isaalang-alang ang pagbibiro upang mapawi ang pag-igting, ngunit ang planong ito ay madaling mag-backfire.
Tandaan na hindi makikita ng mambabasa ang iyong mga ekspresyon sa mukha o kilos at maaaring napakahusay na maling pag-intindi sa iyo. Kaya, i-save ang iyong trademark na pang-unawa para sa mga pang-harapan na pag-uusap-at para sa isang hindi gaanong pagpapalit ng dicey.
Hakbang 5: Humingi ng Tulong
Kung ang iyong email ay hindi kumpidensyal pagkatapos ay angkop na humingi ng tulong. Marahil ang alam ng iyong kasamahan ay mas mahusay na nakakaalam kung paano haharapin ang iyong galit na boss, o ang iyong manager ay makakatulong sa iyo na makahanap ng tamang diskarte sa iyong nalilito na kliyente.
Minsan, nagawang bigyang kahulugan ng aking boss ang isang email na natanggap ko mula sa isa sa aming mga kliyente dahil kilala niya siya. Tiniyak niya sa akin na hindi ko dapat personal na tumugon sa kanya, dahil may iba pang mga kadahilanan na kasangkot. Pagkatapos nito, nagawa kong huminahon at sumulat ng isang perpektong angkop na tugon.
Kapag nakatanggap ka ng isang galit na email, huwag masaktan. Ang mga tao ay nagpapadala ng mga emosyonal na mensahe kapag hindi sila nasiyahan sa isang bagay, o nakakaramdam ng pagkabigo, o kahit na nalilito. Dapat mong patakbuhin sa ilalim ng pag-aakala na wala itong kinalaman sa iyo nang personal - kaya nangangahulugang hindi mo dapat hayaan ang tono na makagambala sa iyo sa paggawa ng iyong trabaho at pagtugon sa propesyonal.
