Sa pinakamaganda nito, ang email ay isa sa pinakamabisang anyo ng komunikasyon - maaari itong maikli, matamis, at ipinapadala upang matugunan ang iyong mga katanungan o ang iyong mensahe sa kabuuan.
Iyon ay sinabi, ang iyong inbox ay maaaring maging sanhi ng higit pang mga problema kaysa sa paglutas nito bilang kapalit ng isang walang katuturang, maikli na tugon, nakatanggap ka ng isang sagot na isang pangungusap na mahalagang nangangahulugang wala. Hindi tulad ng isang tawag sa telepono-kung saan maaari mong gamitin ang ebb at daloy ng pag-uusap upang magpatuloy na itanong ang parehong tanong sa mga bagong paraan - maaaring mahirap pindutin ang para sa mga bagong impormasyon sa email.
Ang mabuting balita ay, ang mga cryptic email ay karaniwang nahuhulog sa isa sa dalawang kategorya, at mayroong isang diskarte para sa pagtugon sa bawat uri. Basahin ang para sa karaniwang mga nagkasala at ang pinakamahusay na diskarte para sa bawat isa.
1. Ang sagot na "Hindi ko Nabasa ang Email"
Ang unang uri ng cryptic email ay ang uri na nakapagtataka sa iyo kung bakit ka nag-abala sa pagsulat sa unang lugar. Nag-email ka sa iyong boss na ang iyong flight ay saligan, at isinusulat niya na makikita ka niya sa opisina "sa loob ng ilang oras." O, hihilingin mo ang isang pangkat ng mga nasasakupan para sa na-update na mga address, at ang kalahati ng mga ito ay magpapadala sa iyo ng lahat ang kanilang impormasyon, at ang iba pang kalahati ay nagpapadala lamang sa iyong mga numero ng telepono.
Ugh. Gaano kahirap ang pagbabasa ng isang email?
Sa totoo lang, iyon ang iyong panimulang punto. Tulad ng sinasabi nila, mas madaling baguhin ang iyong sarili kaysa sa baguhin ang iba. Kaya, ang unang bagay na dapat mong gawin ay suriin ang iyong mga email nang objectively. Sinasanay mo ba ang mga tao na huwag basahin ang mga ito sa pamamagitan ng paglibing ng tanong sa isang limang talata email? Pag-iisip tungkol sa halimbawa sa itaas, nabanggit mo ba ang iyong naantala na paglipad sa pagtatapos ng dalawang pahina ng buod ng iyong paglalakbay sa negosyo (na malamang na pinaplano ng iyong boss na suriin muli)? Subukan ang aming mga patnubay upang matiyak na mabasa ng iyong mga email-at tumugon sa.
Ngunit habang ang pagsusulat ng mas malinaw na mga email ay maayos at mabuti para sa susunod na panahon, paano ka dapat tumugon sa iyong hindi-nagbabasa ngayon? Ang pinakamahusay na diskarte ay ang ipakita ang pangunahing piraso ng impormasyon bilang "bagong impormasyon" (na nagpapaliwanag kung bakit ka sumulat).
Sa kaso ng mga halimbawa sa itaas, maaari mong subukan, "Ang mga bagong impormasyon mula sa eroplano: malamang na hindi lalabas hanggang sa umaga ang flight. Mukhang gugugol ako sa gabi sa Chicago, "o" Salamat sa pagpapadala ng iyong numero ng telepono; maaari ka ring magpadala ng isang na-update na address kapag nakakuha ka ng pagkakataon?
2. Ang sagot na "Ito ay Hindi Isang Priyoridad para sa Akin" Tugon
Naglalagay ka ng isang sitwasyon na humihiling sa isang nakatatandang kasamahan kung dapat kang lumapit sa A o B, at ang kanyang tugon ay, "Good luck." O, humiling ka ng isang bagong pakikipag-ugnay kung maaaring maging isang magandang panahon upang kumonekta at sinabi niya na gusto niya upang - ngunit ang pagpapabaya na isama ang anumang aktwal na oras.
Tunog na pamilyar? Mayroon akong ilang masamang balita: Ang taong kausap mo ay hindi lamang sa pagsagot sa iyo ngayon.
Siyempre, may pagkakaiba sa pagitan ng isang email na nagpapalabas sa iyo ng flat, at ang isa na nagbibigay ng isang oras na ang iyong contact ay maaaring maging mas magagamit - halimbawa, "Gusto kong matugunan para sa kape, ngunit pinalaki ako ng pagtatapos ng buwan "ipinagpapahiram ang sarili sa isang natural na pag-follow-up ng pag-ikot sa loob ng ilang linggo.
Ngunit ang pagtanggi ng tugon na walang karagdagang impormasyon - hal. "Kailan ako makakakita ng ilang mga numero?"; "Sigurado." - nagmumungkahi sa pagkuha sa iyo ng impormasyon na kailangan mo ay hindi isang priority para sa iyong mambabasa.
Kung tiyak na ito ay isang priority para sa iyo, oras na upang makuha ang kanyang o pansin. Subukang tumugon sa pormula na ito:
- Ang impormasyong kailangan mo
- Isang matatag na deadline
- Kinukumpirma sa pamamagitan ng isang katanungan.
Halimbawa: "Alam kong mayroon kang ilang mga kaganapan sa katapusan ng linggo na ito, ngunit kailangan ko ang binagong pagtatantya sa pag-catering sa Miyerkules - bibigyan mo ba ito pagkatapos?" O, "Ang aking pagpupulong ng kliyente ay nakatakda sa 10:00 Biyernes ng umaga; posible bang magbigay ng maikling tala sa aking presentasyon bago ito? "Ang pag-target sa kung ano ang kailangan mo ay tutukan ang mambabasa; kabilang ang isang tukoy na petsa ("sa susunod na Martes" kumpara sa "sa susunod na ilang linggo") ay mapipitas ka ng listahan ng prayoridad; at nagtatapos sa isang katanungan ay nangangahulugang dapat tanggalin ka ng tatanggap.
Maaari itong maging pagkabigo kapag may isang tao na gumugol ng oras upang tumugon ngunit hindi inilalabas ang pagsisikap na ibigay sa iyo ang impormasyong kailangan mo. Gamitin ang mga tip sa itaas upang malaman ang isyu at tumugon sa isang paraan na makakatulong sa iyong tapos na ang trabaho.
