Mahal ang mga pagpupulong. Hindi dahil sa singilin ka ng mga tao na dumalo (malinaw), ngunit dahil ginagamit nila ang oras ng mga tao; oras na maaaring gugugol sa paggawa ng maraming iba pang mga bagay na bumubuo ng kita. Sa katunayan, natagpuan ng isang pag-aaral na ang isang paulit-ulit na pagpupulong ng mga tagapamahala ng kalagitnaan ng antas ay nagkakahalaga ng isang kumpanya $ 15 milyon sa isang taon.
$ 15 milyon sa isang taon!
Hindi man banggitin, kailangan mo ring isaalang-alang ang oras ng prep pati na rin ang oras ng paglilipat ng konteksto. Natagpuan ni Propesor Gloria Mark sa University of California, Irvine na tumatagal ng average na 25 minuto para sa isang manggagawa upang bumalik sa kanilang orihinal na gawain pagkatapos ng isang pagkagambala.
Ang pag-alam sa mga estatistika na ito ay nangangahulugan na kapag pinagdebate ko kung kailangan kong tumawag ng pulong, tatanungin ko ang aking sarili kung ano ang halaga (literal). Ito ba ang pinakamahusay na paggamit ng oras ng lahat, kasama ako? At hindi ganoon kadalas, ang sagot ay "wala."
Kaya, ano ang gagawin pagkatapos? Madali! Magpadala ng isang simple ngunit kritikal na email upang mapanatili ang kaalaman at subaybayan ang lahat.
Ano ang Isasama
Mayroong tatlong pangunahing mga bagay na kailangan mong takip:
- Logistics : bakit kinansela ang pagpupulong at, kung ito ay paulit-ulit na pagpupulong, kung ano ang aasahan sa susunod na oras
- Aksyon : ang anumang mga kritikal na item sa pagkilos nakumpleto o nakabinbin
- Impormasyon : anumang mga update o pangkalahatang mga FYIs para sa pangkat
Tandaan: Huwag mahulog sa bitag ng paglalagay ng mga item ng aksyon at logistik. Ang pagkakaroon ng pinaka-kritikal na impormasyon na mas mataas ay nagsisiguro na makikita kapag nakita ng iyong mga kasamahan ang kanilang email. Oh, at isang tip sa bonus para sa iyo: Ilagay nang matapang ang mga pangalan ng mga tao kung kailangan nilang gumawa ng anumang bagay upang matiyak na triple na napapansin nila.
Halimbawang Email Kung Paano Lumiko ang isang Pagpupulong Sa isang Email
- Umabot sa limang kliyente para sa feedback sa mga disenyo - Maria
- Magpadala ng panghuling oras ng plano sa marketing para sa pag-apruba - Jason
- Naka-lock ang kopya ng marketing
- Napagpasyahan ng shortlist ng kliyente
- Ang kahilingan sa badyet na ipinadala sa pangkat ng pananalapi
- Nakumpirma ang petsa ng paglunsad (Nobyembre 14!)
Ito ay maaaring mukhang simple, ngunit ang pagdaragdag ng naka-turn-email na pulong sa iyong propesyonal na bag ng mga trick ay isang mahusay na paraan upang madagdagan ang pokus at pagiging produktibo sa iyong koponan. Kung iginagalang mo ang oras ng ibang tao at laging matiyak na malinaw ang susunod na mga hakbang, ang iba sa iyong paligid ay mas malamang na gawin ang pareho. At sino ang hindi nagmamahal ng isang oras pabalik upang makapagtapos sa trabaho sa isang abalang araw?
