Tulad ng marahil alam mo ngayon, ako ay isang napakalaking email na geek. Kung nais mong malaman kung paano ayusin ang iyong inbox, limasin ito sa katapusan ng linggo, o gumawa ng isang buong paglilinis ng tagsibol, ako ang iyong gal. Ngunit may isang bagay na hindi pa namin napag-usapan: Paano haharapin ang mga indibidwal na email habang papasok sila.
Narito ang scoop. Ang pinakamahusay na paraan upang kontrolin ang iyong inbox ay upang makagawa ng isang desisyon sa kung ano ang gagawin sa bawat email sa unang pagkakataon na makita mo ito, sa halip na tingnan lamang ito at nangangako na makitungo ito mamaya. Ito ay may dalawang pakinabang: Tinitiyak nito na ang iyong inbox ay hindi magiging isang kalat kalat sa unang lugar, at ini-save ka ng oras sa pamamagitan ng hindi kinakailangang tumingin sa parehong email nang higit sa isang beses.
Mukhang matigas ito, ngunit hindi ito - kakailanganin lamang ang ilang pagpaplano at ilang simpleng mga katanungan. Magsimula na tayo.
Pumili ng Oras
Una, maliban kung ang iyong trabaho ay nangangailangan sa iyo upang maging kaagad na tumugon sa mga email, inirerekumenda ko na dumaan sa lahat ng iyong bagong mail sa ilang mga set na oras bawat araw. Ang oras na ito ay maaaring magkakaiba araw-araw, kailangan lamang itong maging sadya: Halimbawa, ngayon ilalagay ko ang layo mula 9-10 AM upang dumaan sa aking inbox, pagkatapos ay titingnan ko ito muli mula 4-5. Sa pagitan, i-scan ko ang mga mahahalagang email ngunit huwag pansinin ang natitira.
Alam kong mahirap gawin ito (at oo, nakilala ako na mag-click sa isang GIF na umaaligid!), Ngunit kung mananatili ka sa iskedyul na ito, makikita mo na ang pagpunta sa iyong inbox ay hindi gaanong labis. Hindi sa banggitin, magkakaroon ka ng malaking sakto ng oras upang aktwal na makarating sa tunay na trabaho.
Itanong sa Iyong Sarili Ito
Ang susunod na hakbang ay dadaan sa iyong inbox, binabasa ang bawat email nang paisa-isa, at hilingin sa iyong sarili ang mabilis na listahan ng mga katanungan para sa bawat mensahe:
1. Kailangan Ko bang Kumuha ng Email na Ito?
Alam kong tunog ako ng isang sirang tala, ngunit dapat mong tanungin ang iyong sarili sa bawat oras. Ito ay isang magandang paalala sa hindi mag-unsubscribe, mag-filter, at alisin ang iyong sarili sa mga listahan at mga newsletter na hindi mo kailangan. Ang pagbawas sa email ay palaging isang panalo sa aking libro.
2. Kailangan Ko bang Sagutin Ito sa Lahat?
Nakakagulat, ang sagot ay hindi palaging oo. Kung ito ay isang impormasyong email o isang email ng pangkat na hindi nangangailangan ng iyong tugon, basahin ito, tandaan ang anumang kapaki-pakinabang na impormasyon, pagkatapos ay i-archive o i-file ito.
3. Ako ba ang Tamang Tao na Pakikitungo sa Ito, o Dapat Ko Bang Ipasa ito?
Kasama ang mga magkatulad na linya, tandaan na hindi mo kailangang dalhin ang pasanin sa paggawa ng lahat ng hiniling sa iyo. Alam mo ang ibig kong sabihin: Ang mga numero na iyong ginamit upang hilahin hanggang sa umarkila sila ng isang junior analyst, ngunit ang iyong boss ay patuloy na humihiling sa iyo sa halip, ang pag-iskedyul ng paglalakbay na dapat talagang dumaan sa ibang departamento, ang bilang ng crunching na hinilingang gawin kahit na wala ito sa iyong paglalarawan sa trabaho. Ibigay ang mga peripheral na gawain sa tamang tao, at hindi mo lamang i-clear ang iyong inbox, mag-iiwan ka ng mas maraming oras para sa paggawa ng iyong pangunahing trabaho.
4. Kailangan ba Ko ng Impormasyon Mula sa Isang Iba pa upang Makasagot?
Kung oo ang sagot dito, tanungin ang taong iyon para sa impormasyon ngayon upang maaari mong mailayo ang email sa iyong plato. Maaaring nais mong tumugon na ipaalam sa nagpadala na nagtatrabaho ka dito at gumawa ng isang tala upang suriin sa taong hinihintay mo sa loob ng ilang araw. Samantala, mag-file ng email palayo o gamitin ang Boomerang upang maibalik ito sa iyong inbox sa tamang oras.
5. Maaari Ko bang Sagutin ang E-mail Ngayon - sa Mas Kulang sa 5 Minuto?
Dito nakararami ang karamihan sa mga tao. Ang isang mahusay na bilang ng mga email ay hindi nangangailangan ng karagdagang impormasyon mula sa iyo o sa iba pa at maaaring sumagot sa medyo mabilis. Kung iyon ang kaso, sagutin agad ang email; mai-save ka nito sa oras ng muling pagbabasa, pagproseso, at pag-iisip tungkol dito sa pangalawang pagkakataon. Bonus: Ang mas maaga kang tumugon sa isang email, mas katanggap-tanggap ang isang maikling maikling tugon ay.
6. Madali ba Ito?
Ang pagkagulo ay sa kasamaang palad ay wala sa iyong mga kamay, kaya kung ang email ay mapilit, magpasya kung nais mong harapin ito ngayon o alagaan ito kapag natapos mo na ang pag-clear ng iyong inbox. Nagtataguyod ako para sa huli, dahil masisira mo ang iyong lakad nang kaunti kung lumipat ka mula sa paggastos ng ilang minuto sa bawat email sa paghuhukay sa isang isyu.
Pakikitungo sa Pahinga - sa Iyong Mga Tuntunin
Kaya ano ang tungkol sa natitira? Kung ang email ay nangangailangan ng higit sa isang limang minuto na tugon at hindi kagyat, magpasya kung kailan ang pinakamahusay na oras para sa iyo upang harapin ito.
Karaniwan kong tinatapik ang mga email na nangangailangan ng isang mahabang nakasulat na tugon sa pagtatapos ng aking inbox sweep. O, kung ako ay may abalang araw, Boomerang ko sila sa isang araw na sa tingin ko ay magkakaroon ako ng mas maraming oras. Para sa mga mensahe na nangangailangan ng mas maraming trabaho (pinagsama-sama ang isang mock-up, paggawa ng ilang mga numero ng crunching ng Excel), inilalagay ko ang mga gawaing iyon sa aking dapat gawin na listahan at pinaplano ang mga ito para sa isang hindi-email na bloke ng oras sa aking iskedyul.
Tip sa Pro: Upang mapabilis ang prosesong ito, i-set up ang iyong email upang sa sandaling naaksyunan mo ang isang email at isampa ito o tinanggal ito, dadalhin kaagad sa susunod na iyong inbox sa halip na bumalik sa ang listahan ng mga email. (Para sa Gmail, magagawa mo ito sa pamamagitan ng pagpipilian ng Auto-Advance sa Google Labs.) Ito ay masiguro na makukuha mo ang lahat ng iyong mga email sa halip na paggastos ng oras sa pagpapasya kung aling mensahe ang dapat bigyang pansin sa susunod!
