Ako ay isang pro na maabot ang inbox zero. Sa sinabi nito, hindi pa ako nakalayo sa hagdan, kaya nakatanggap lamang ako ng isang bilang ng mga email sa isang oras.
Ngunit habang sinisimulan mong akyatin ang mga ranggo, ang numero ng notification na ito ay makakakuha ng malaki at mas malaki. At mas mahalaga, gayon din ang bilang ng iba pang mga responsibilidad na gagawin mo. Karaniwan, lumilipat ang email sa ilalim ng listahan ng "mga bagay na dapat mong gawin" dahil kailangan nito.
Gayunpaman, hindi nito hihinto ang mga mensahe mula sa pag-tambay. Habang maraming mga tao ang gumagamit ng mga app at hacks upang pamahalaan ang daloy, tumatagal ng isa pang diskarte ang CEO Tom Patterson. Ayon sa isa sa pinakamataas na na-rate na artikulo sa LinkedIn, nalutas niya ang problemang ito sa pamamagitan ng paggamit ng isang mensahe ng OOO habang nasa opisina siya :
Medyo matalino, di ba? Bilang isang tagapamahala, pinapayagan siyang magtuon sa mga bagay na mahalaga habang sabay na hinihikayat ang kanyang koponan na lutasin ang kanilang sariling mga problema. Si Betty Liu, isang nangungunang influencer ng LinkedIn at may-akda ng artikulo, ay nagbubuod kung bakit ang pamamaraang ito ay gumagana nang maayos:
"Mga bagay na tila kagyat na nalutas ang kanilang mga sarili nang walang 200-plus na mga email na lumilipad sa isang lupon ng 'Sumagot Lahat'. Mga bagay na talagang kagyat na warranted na tawag sa telepono. At kung alam ng mga tao ni Tom na siya ay dapat na magambala lamang para sa talagang mahahalagang bagay, kinuha nila ito sa kanilang sarili upang gumawa ng kanilang sariling mga pagpapasya. Wala sa mga iyon ang mangyari kung magagamit si Tom sa lahat ng oras sa pamamagitan ng email upang alagaan ang bawat maliit na detalye. "
Sa sinabi nito, marahil hindi ka CEO-na nangangahulugang ang pamamaraan na ito ay maaaring hindi gumana para sa iyo, at maaaring kahit na inisin ang ilang mga tao sa itaas at sa ibaba mo. Ngunit ang iminumungkahi nito ay may mga paraan na maaari mong gamitin ang mga mensahe ng OOO upang tulungan ka rin.
Kapag pupunta ka na sa bakasyon, halimbawa, maaari mong i-set up ang iyong OOO na mensahe sa isang araw nang maaga upang mabawasan ang mga hindi kinakailangang mga pabalik-balik. O, maaari kang lumikha ng isang auto-response upang umalis tuwing katapusan ng linggo upang sanayin ang iyong boss upang magpadala ng mas kaunting mga mensahe pagkatapos ng oras ng pagtatrabaho. O, maaari mong gamitin ito sa isang hapon para sa iyong panloob na koponan kapag sinusubukan mong balutin ang isang malaking proyekto at walang anumang oras upang tumugon sa mga hindi kagyat na mga bagay.
Mukhang ganito:
Ginugol ko ngayong hapon ang pagkumpleto ng quarterly data ulat. Upang maisakatuparan ito sa oras (at gawin itong maganda para sa lahat ng mga mabubuting tao), tumutugon lamang ako sa mga kagyat na email sa pagitan ng 1 PM hanggang 6 PM ngayon. Pagkatapos nito, babalik ako sa lahat. Salamat sa pag-unawa!
Ang punto ko? Hindi mo kailangang maging isang CEO upang kontrolin ang iyong inbox. Kailangan mong maging handa na makahanap ng isang diskarte na makatuwiran para sa iyo (at sa iyong koponan).
