Kung nagtrabaho ka sa isang tanggapan, kailanman, alam mo na ang mga pagpupulong ay ang itim na tupa ng mga gawain sa trabaho. Gustung-gusto namin na mapoot sila at sinisikap nating alisin ang mga ito magpakailanman, at gayon pa man ay patuloy nating ginagawa ang mga ito-paulit-ulit hanggang sa makita natin ang ating sarili na nagtataka kung bakit ginugol natin ang maraming oras sa kanila.
Ang bawat tao'y may kanilang mga lihim para sa pag-navigate ng nakakalito na tanawin ng mga pulong (at ang ilan ay mas mahusay kaysa sa iba pa.)
Kaya, nag-ikot ako ng mga diskarte para sa pagbawas ng iyong pagkarga ng pulong (at pagdaragdag ng iyong produktibo) mula sa apat na matagumpay na pinuno ng kumpanya. Sino ang nakakaalam, maaari mong subukan ang isa sa mga taktika na ito sa iyong sariling tanggapan!
1. Paglikha ng "Walang Pagpupulong" Timeslots
Ito ang pinakaluma at pinakamadaling trick sa libro, para sa sinumang nagpupumilit na mag-iskedyul ng mga head-down na trabaho.
At nagtrabaho ito para kay Andrew Fingerman, CEO sa PhotoShelter:
"Sa loob lamang ng isang taon, tumanggi akong gumawa ng mga pagpupulong bago ang tanghali. Ang epekto sa aking pagiging produktibo ay nakakagulat. Bilang isang tao na mayroon ding ADHD, nalaman ko na ang mga umaga ay kinakailangan para sa trabaho na nangangailangan ng aking pinakamataas na antas ng kritikal na pag-iisip. Kaya, kung ang isang tao ay talagang kailangang makipagkita sa akin sa umaga, halos lagi akong tumatanggi at nagtanong sa halip na makakapili tayo ng oras sa hapon. Ang tanging kondisyon kung saan ako makakakuha ng kuweba ay kung ang pulong ay perpektong nakahanay sa mga nangungunang prayoridad ko. "
Sa The Muse, napayakap kami ng isang katulad na diskarte sa pamamagitan ng pagpapatupad ng "Panalong Miyerkules, " kung saan, mula 9 ng umaga hanggang 1 ng hapon sa Miyerkules, walang sinuman sa kumpanya ang pinapayagan na mag-iskedyul ng mga pagpupulong.
"Ang pinakakaraniwang reklamo ay ang mga tao ay walang sapat na pare-pareho ang oras ng pag-iisip dahil ang mga pagpupulong ay madalas na makagambala, " sabi ng aming VP of People and Talent, Toni Thompson. "Mayroong ilang mga pagpupulong na sinabi sa akin ng mga tao na hindi nila mapigilan, ngunit kung ang pagsisikap ay masira ang kahit na 70% ng mga hindi produktibong mga pagpupulong at pinapalitan ang mga may maraming produktibo, pagkamalikhain, at katinuan ng empleyado, sulit ito."
2. Ang pagkakaroon ng mga Pagpupulong Lamang Isang Araw sa isang Linggo
Si Mattan Griffel ay ang co-founder at CEO ng Isang Buwan. Upang malutas ang kanyang sariling mga isyu sa pagpupulong, napagpasyahan niya na sa halip na hadlangan ang ilang oras, pipigilan niya araw-araw maliban sa isa.
Taliwas sa sariling sistema ng Muse, si Griffel ay nagsasagawa lamang ng mga pagpupulong sa Miyerkules: "Hindi ako gumagawa ng malaking bagay. Kung may humiling na kumuha ng kape sa Martes, tatanungin ko kung gumagana ang Miyerkules. Kung ang Miyerkules ay ganap na nai-book, magtatanong ako tungkol sa susunod na Miyerkules (Minsan kailangan kong mag-book dalawa o tatlong Miyerkules out), "sabi niya sa isang kamakailang artikulo sa Forbes . Nakakagulat nang simple, di ba?
Ang resulta, natagpuan siya, ay hindi lamang napakalaking mga bloke ng oras upang tumuon sa iba pang mga gawain, ngunit ang "pagpilit sa mga tao na maghintay hanggang Miyerkules ay madalas na i-filter ang hindi mahalaga na mga pagpupulong. Aalisin nito ang mga taong nais ng ilan sa iyong oras ngunit ayaw mong hintayin ito o magtrabaho sa loob ng iyong iskedyul. Mahusay iyon para sa akin, dahil ayaw kong makipagkita sa mga taong iyon. "
3. Regular na Muling Pagrepaso sa Kalendaryo
"Regular kaming muling sinusuri ang mga pagpupulong sa isang quarterly na batayan upang muling magtrabaho ng mga iskedyul ng pulong kung saan kinakailangan, " sabi ni Dinah Alobeid, Direktor ng Komunikasyon sa Greenhouse. Nangangahulugan ito sa bawat quarter, ang bawat isa sa kumpanya ay tumitingin sa kanilang kalendaryo at nagpapasya kung ang ilang mga talakayan ay maaaring ilipat sa isa pang channel.
Madali mong gawin ito sa iyong sariling iskedyul. Upang matulungan ang paghihigpit ng mga pagpupulong at hindi nagaganap, iminumungkahi ni Alobeid na bawasan ang takdang oras: "Magsimula sa 30-minuto na pagpupulong at gupitin sila hanggang 20 minuto kung posible; ang parehong nangyayari sa loob ng 60 minuto, bakit hindi mo subukan 45? ”Maaari mong tuklasin na maaari mong gawin ang mas maraming sa isang mas maikling oras, kung hindi sa pamamagitan ng isang email o isang dokumento sa Google.
Gayundin, sabi niya, "Gumastos ng oras sa Lunes na mapa ang gusto mong magawa sa linggong ito at kung aling mga pagpupulong ay kailangang mangyari upang maisagawa ang gawain at isulong ang ilang mga proyekto pasulong." Kung hindi nila nararamdaman na naaayon sa iyong mga priyoridad, alisin sila.
4. Paghahawak ng isang Purge sa Pagpupulong
Si Alex Villa, Chief Operating Officer sa Healthify, ay nanguna sa itaas sa pamamagitan ng pag-aayos ng isang "purge ng pulong" sa kanyang kumpanya:
"Ito ay isang tiyak na punto sa oras tuwing anim hanggang siyam na buwan kung saan tinanggal namin ang 100% ng mga paulit-ulit na mga pagpupulong at mga panuntunan sa institute kung saan maaari silang idagdag."
Kaya, ano ang eksaktong bumubuo ng pagpupulong pabalik sa kalendaryo para sa Villa at sa kanyang koponan? "Para sa mga hindi paulit-ulit at mga pulong na nakaharap sa kliyente, maaari mong panatilihin o tanggalin ang pagpupulong ayon sa iyong pagpapasya. Ang mga tinanggal na pagpupulong ay hindi maaring maidagdag pabalik ng hindi bababa sa dalawang linggo. Matapos ang dalawang linggo, maaari mo lamang idagdag ang pulong kung ang karamihan sa mga dadalo ay aktibong hilingin na ibalik ito (ipinagbabawal ang lobby para sa iyong sariling mga pagpupulong!) ”
Ang tugon sa kanyang kumpanya ay hindi kapani-paniwalang positibo, sa kabila ng pagiging isang nakakatakot na kahilingan: "Ang lahat ay nagmamahal dito at hindi makapaghintay na tanggalin ang lahat. Nang hindi kinikilala ang problema, sinisimulan mong magkaroon ng kakatwang sitwasyon ng sinuman na nais na maging isa na sasabihin, 'Hindi kapaki-pakinabang ang pagpupulong na ito, maaari ba nating kanselahin ito?' Sa huli dumadaan kami sa mga siklo ng pinakamainam na pagganap kung saan ang welga ng mga tao ay isang mahusay na balanse ng kakayahang makipagtulungan habang mayroon pa ring oras upang gawin ang kanilang indibidwal na gawain. "
Habang ang pagpunta sa lahat ng iyong koponan sa board na ito ay maaaring maging mahirap, sulit ang pagsubok para sa mas maliit na pagpupulong. Makipag-usap sa iyong mga katrabaho tungkol sa pag-alis ng anumang hindi kagyat na pag-check-in sa loob ng ilang linggo, at tingnan kung negatibong nakakaapekto ito sa iyong trabaho.
Ang paglutas ng labis na labis na pagpupulong ay talagang bumabawas sa pag-prioritize ng iyong kargamento, na ang dahilan kung bakit ang epektibo sa mga estratehiya sa itaas.
