Mayroon akong matinding takot sa matagal na mga abiso. Oo naman, ito ay isang maliit na mani, ngunit tumanggi akong iwan ang anumang pulang bandila sa aking telepono na hindi nabitawan. Nangangahulugan ito na binuksan ko agad ang bawat alerto sa pagbabangko na nakukuha ko (kahit na alam kong ang pagbili ay akin), bawat email na natanggap ko (kahit na hindi ko talaga ito binasa), at bawat teksto na nakikita ko (kahit na hindi ko ' tumugon kaagad).
Maaari mong isipin dahil dito ginugol ko ang bawat segundo ng aking araw kasama ang aking ilong sa aking telepono, ngunit hindi ko. Talagang nai-save ko ang aking sarili ng maraming abala at pagkabalisa sa pamamagitan ng patuloy na pagtanggal ng mga abiso at umabot sa inbox zero. Iyon ay hindi mo lamang binuksan, tinanggal, at sinagot ang bawat email, ngunit tinanggal mo ito sa iyong inbox sa ilang anyo o iba pa.
Nakipag-usap ako sa maraming tao na pinagtatrabahuhan ko kung bakit iniiwan nila ang napakaraming mga mensahe na hindi pa nababasa, naghihintay sa kanilang mga inbox, at nakakuha ako ng ilang makatuwiran, lohikal na mga sagot: "Ito ay nagpapaalala sa akin na sagutin sila, " "Ginagamit ko sila bilang aking -do listahan para sa araw, "" Pinapanatili ko silang hindi binuksan kung alam kong nais kong basahin ang mga ito sa ilang mga punto ngunit wala akong oras ngayon, "" Madali itong mahanap ang mga ito, "" Ito ay spam, wala akong upang mabasa iyon. ”
Ngunit tinanong ko rin sila kung mas masarap ba ang pakiramdam nila kung wala silang anumang mga email na tira, o kung binigyang-diin ito na makita ang tulad ng isang mataas na bilang ng mga abiso sa tabi ng kanilang inbox, at karamihan sa kanila ay sinabi oo. Sapagkat kahit na mayroon kang iniisip na isang tanga-patunay na sistema, sa pag-iisip, ang pakiramdam na hindi kumpleto, ng nawawalang isang bagay, ng pag-iwan ng naghihintay sa mga tao, ay gagawa ka pa rin.
Kaya ang iyong pinakamahusay na pagpipilian ay upang buksan ang lahat at alisin ito sa iyong inbox.
Imposible ba sa iyo ang tunog na ito? Sa palagay mo ba ay masyadong malalim ang tuhod upang makarating sa kinaroroonan ko? Kumapit sa iyong mga sumbrero, dahil malapit na kong iputok ang iyong isipan at ang iyong inbox - sa limang madaling hakbang.
Hakbang 1: Hanapin ang Iyong Oras
Unahin muna ang mga bagay, alamin kung gaano karaming oras ang iyong kailangan upang maisagawa ito. Nakasalalay din ito sa kung gaano karaming mga email na mayroon ka sa iyong inbox-ang mas malaki ang bilang, mas mahaba itong dadalhin.
Kung nais mo ito upang maging isang one-and-tapos na uri ng pakikitungo, kailangan mong hadlangan ang isang mahusay na tipak sa oras. Tiyaking naaangkop ito sa iyong iskedyul - huwag subukang gawin ito kapag na-stress ka, o labis na na-overload, o sa isang masamang kalagayan, dahil iyon kapag ang mga bagay tulad ng mga mahahalagang tugon ay nahulog sa mga bitak.
Sa kabaligtaran, kung mas gusto mong hawakan ito ng isang hakbang sa sanggol sa isang oras - isang araw na hindi mag-unsubscribe sa lahat ng basura, isa pang araw na lumikha ng mga folder, at iba pa - tiyaking pinipigilan mo rin ang oras na iyon sa iyong iskedyul araw-araw. Ang paglalagay ng pisikal na ito sa iyong kalendaryo o listahan ng dapat gawin ay nakakaramdam sa iyo (higit pa) na obligadong makumpleto ito.
At tulad ng isang tala, ang inbox zero ay hindi magiging isang beses na bagay (ngunit higit pa sa susunod na).
Hakbang 2: Suriin ang Iyong Inbox
Susunod, tingnan natin ang isang mahusay, mahabang pagtingin sa kung ano ang aming pinagtatrabahuhan. Tumingin lamang - huwag hawakan, tanggalin, o mag-click sa anumang bagay. Mag-browse lamang sa mga linya ng paksa, natanggap na petsa, at nagpadala, at tandaan ang mga uso:
- Anong mga uri ng email ang nakukuha mo nang regular? Ang karamihan sa kanila mga newsletter? Junk mail? Mga mensahe mula sa iyong boss, pamilya, o mga kaibigan? Chain ng mga titik?
- Ano ang mga linya ng paksa? Tukoy ba sila? Madali ba silang nagbibigay sa iyo ng impormasyon tungkol sa nilalaman?
- Anong petsa sila? Ilang buwan na ang nakalilipas? Ang karamihan sa kanila ay nagmumula sa isang araw ng linggo?
- Sino ang nag-email sa iyo? Ang mga pagkakataon ay isang mahusay na tipak sa mga ito ay nagmula lamang sa iilang tao o account.
Ang pag-eehersisyo na ito ay hindi lamang makakatulong sa iyo na malaman ang iyong pinakamahusay na diskarte sa pagsagot, pag-aayos, at pagpapaginhawa sa iyong inbox, ngunit mapapansin din nito ang iyong mga karaniwang gawi. Kung may posibilidad kang mapanatili ang mga mensahe nang maraming buwan nang hindi sinuri ang mga ito, pagkatapos ito ay isyu ng pagpapaliban. Kung mayroon kang mas maraming mga junk emails kaysa sa mga nagtatrabaho, ito ang priority isyu. Kung marami kang natatanggap mula sa parehong mga tao, ito ay isang isyu sa komunikasyon. At, kung natatanggap mo ang maramihan, sa sinasabi, isang Lunes, iyon ang isyu sa pag-iskedyul. At tiwala sa akin, ang lahat ng ito ay madaling maayos.
Paglipat sa …
Hakbang 3: Unsubscribe at Spam
Ang unang bagay na gagawin namin sa pisikal ay simulan ang pagtanggal at hindi pagsulat sa lahat ng iyong spam. Magugulat ka kung magkano ang kalat na ito ay nag-iisa, kahit na bago pangasiwaan ang mahahalagang bagay.
Narito ang mga uri na malamang na nakukuha mo:
- Ang mga email mula sa mga taong palaging tumutugon sa iyo
- Ang mga email mula sa mga taong minsan ay tumutugon sa iyo
- Ang mga email mula sa mga taong hindi ka pa tumugon
- Mga newsletter at mga subscription (talagang nag-subscribe ka)
- Mga alerto sa social media
- Mga junk / spam / PR na mensahe / hindi kilalang nagpadala
Ang mga huling tatlong kategorya ay kung ano ang pagpunta sa pakikitungo sa una dito, ang "hindi gawa" o "para sa masaya" tumpok.
Mga Newsletter at Mga Subskripsyon
Ito ang pinakamahalaga sa mail na "basura", dahil ang mga pagkakataon ay nag-subscribe ka sa mga ito sa ilang mga oras sa oras para sa isang lehitimong dahilan. Maaari itong maging isang tindahan na gusto mo at makatanggap ng mga kupon mula sa, isang outlet ng balita, isang magazine na pang-agham, isang produkto na round-up.
Kaya, bago ako maglaro ng masamang pulis at sabihin na mapupuksa ang lahat - na, sa totoo lang, ay hindi isang kakila-kilabot na ideya kung nais mo ang isang sariwang pagsisimula - ilagay natin ang lahat sa pananaw at malaman kung ano ang talagang ginagamit mo. Para sa bawat isa, tanungin ang iyong sarili ng tatlong mga katanungan:
- Gaano kadalas mo ito buksan?
- Kung binuksan mo ang mga ito, gaano kadalas mo talaga binabasa ang mga ito?
- Kung basahin mo ang mga ito, gaano mo kadalas gamitin ang mga ito? (kung nangangahulugan ito na i-print ito, ipadala ito sa isang kaibigan, na sumangguni sa iyong trabaho, pag-save at basahin ito muli sa ibang pagkakataon)
Kung hindi mo masasagot ang mga katanungang ito, i-unsubscribe at tanggalin. Kung hindi mo ito magagawa sa numero tatlo, i-unsubscribe at tanggalin. Kung hindi mo matandaan kung paano mo sinimulan ang pagtanggap sa kanila sa unang lugar, i-unsubscribe at tanggalin. Kung hindi mo ito bubuksan nang madalas, i-unsubscribe at tanggalin. Kung nasa bakod ka - fine -Unroll.me ay isang app na makakatulong sa iyo na pag-uri-uriin ang napakalaking tumpok ng mga subscription kaya hindi mo na kailangang gawin ang iyong sarili.
Maging mabait, ngunit maging tapat sa iyong sarili. Tandaan mo ba na gagamitin ang kupon na iyon bago ito mag-expire? Sigurado ka bang bumalik at basahin ang artikulong iyon? Talagang nagmamalasakit ka sa pakikinig tungkol sa XYZ? Kung hindi ito isang masigasig na "Oo!" I-save ang iyong sarili sa sakit ng ulo mamaya at gupitin ang kurdon.
Mga Alerto sa Social Media
Ito ang bumubuo sa lahat ng mga emails na nakukuha mo mula sa Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo - may napuna ba ako? Buweno, kung sa palagay mo ay nauugnay ito sa mga ito, itapon din ito sa tumpok. Ang ilan sa mga ito marahil ay nagsasabi ng isang bagay tulad ng "nagkomento si Jesse sa iyong post" o "Mayroon kang 25 bagong mga tagasunod, " habang ang iba ay pang-promosyon, mga tseke sa seguridad, o mga newsletter.
Alang-alang sa inbox zero, sasabihin ko lang na dapat mong subukang panatilihing hiwalay ang iyong account at social media. Dahil bukod sa pagkuha ng isang notbox ng inbox, marahil ay nakakakuha ka rin ng isang abiso sa telepono at isang maliwanag na pulang numero sa sulok ng iyong app-na sa huli ay ginagawang kalabisan.
Kaya, ang iyong susunod na gawain ay ang pagpunta sa bawat social media account na mayroon ka, mag-click sa "Mga Setting, " at patayin ang lahat ng iyong mga alerto sa email. Pagkatapos, mag-click sa huling isa ang platform na ipinadala sa iyo at pindutin ang "hindi mag-subscribe" upang matiyak na ikaw ay nasa kanilang listahan din.
Ang kagandahan nito ay hindi ito isang permanenteng desisyon - maaari kang palaging bumalik at baguhin ang iyong mga setting. Ngunit maglalagay ako ng malaking pera na hindi mo makaligtaan ang isang bagay.
Basura
Ang daming basura na inilalagay namin sa ating sarili, maging dahil sa ibigay namin ang aming impormasyon sa mga random na tindahan, o inililista namin ang aming address sa aming social media, o tumugon kami sa mga hindi kilalang tao. Kaya ang aking pinakamalaking payo para sa iyo ay palaging maging maingat sa kung paano mo ibigay ang iyong email, at kanino.
Ngunit ang ilan sa ito ay hindi maiiwasan, at iyon ang mga bagay na dapat mong tanggalin nang hindi binubuksan. At para sa mga taong patuloy na nagpapadala sa iyo ng mga gamit, tiyaking ireport ang mga ito bilang spam bago mo tinanggal ito upang hindi na sila muling magpakita.
Hakbang 4: Mag-ayos
Kapag napangasiwaan mo ang karamihan sa mga himulmol at pagkatapos mong mahawakan ang himulmol - oras na upang makarating sa mga masarap na bagay-o sa nangungunang tatlong kategorya na nakalista sa itaas.
Ngayon, hindi ko sasabihin sa iyo kung paano ayusin ang iyong inbox - walang perpektong sistema, perpektong diskarte, o "bawat pamamaraan ng matagumpay na tao ay" ito. Ikaw ang tagabantay ng iyong mail, at sa gayon karapat-dapat mong ayusin ito ayon sa gusto mo. Ngunit ililista ko ang mga pamamaraang mag-asawa na maaari mong gawin:
Paggamit ng Mga Label at Folder
Ito ay isang pagpipilian para sa mga taong tulad ng aking sarili na tumanggi na gumamit ng mga app kapag magagawa nila ito mismo. Una, alamin ang bawat email kung kailangan mong tumugon kaagad, kung kailangan mong tumugon sa ibang pagkakataon, o kung hindi mo na kailangang tumugon sa lahat (para sa isang sasabihin kong buksan ito, basahin ito, at alinman file ito o tanggalin ito nang tama sa parehong sandali).
Pagkatapos, magpasya ang iyong plano ng pagkilos. Kung kailangan mong tumugon sa lalong madaling panahon ngunit wala kang oras ngayon, i-star ito o ilagay ito sa isang folder na may label na "Kailangang tumugon" at maglagay ng tala sa iyong listahan ng dapat gawin upang suriin muli ang folder na iyon.
Kung kailangan mong maghintay nang mas matagal - marahil dahil nagtatrabaho ka sa isang bagay na may kaugnayan - magpadala ng isang maikling tugon na ipaalam sa nagpadala na nakita mo ang mensahe at babalik sa kanya sa X araw. Pagkatapos, i-file ito sa isa pang folder na may label na "Sa proseso."
Kapag pinangalanan ang iyong mga folder, siguraduhin na tiyak ka at ginagawa itong madaling makilala. Walang mas masahol kaysa sa paglimot kung saan mo inilagay ang iyong mga pahayag sa bangko o impormasyon ng seguro dahil ang folder ay may label na "Iba-ibang."
Ang pinakamahalagang trick sa pagbubukas ng bawat mensahe sa lugar ay ang pagkakaroon ng isa pang back-up system sa lugar. Sigurado, gamit ang mga folder ay pinapanatili silang maayos, ngunit dahil binuksan na nila walang babala sa pag-sign up upang suriin ang mga ito. Kaya, sumandal sa iyong listahan ng dapat gawin, iyong online na kalendaryo, o mga paalala ng iyong telepono upang matiyak na sinusubaybayan mo kapag natanggap mo ang isang bagay at kapag kailangan mong bumalik sa isang tao.
Paggamit ng Apps
Kung ang unang diskarte ay hindi gagana para sa iyo, palaging may mga apps! At mayroon akong maraming para sa iyo upang subukan.
Para sa Gmail, subukan ang Inbox ng Google, isang kahanga-hangang tool na makakatulong sa mabilis mong pag-scan para sa mga larawan o mga kaganapan, pagsunud-sunod ng mga mensahe sa mga kategorya, at kahit na pag-sync sa iyong kalendaryo. Gayundin, ang Boomerang, isang extension sa Gmail, ay nagbibigay-daan sa iyo na mag-iskedyul ng mga email na maipadala mamaya at magpadala ng mga update kapag ikaw o ang isang tao ay kailangang tumugon upang hindi mo na iwanan ang mga ito nang hindi binuksan.
Ang iba pang mga mahusay na application ng samahan ay kinabibilangan ng Sortd, na lumilikha ng mga kapaki-pakinabang na listahan, Organizer, na awtomatikong nasisira ang iyong mga mensahe, at CloudMagic, na nagpapahintulot sa iyo na i-snooze ang mga item upang bumalik sa paglaon.
Upang gawing mas masaya ang pagsuri sa iyong inbox araw-araw, subukang Ang Email Game, na kung saan ang iyong pagsisikap at gantimpalaan ka ng positibong puna. At para sa masugid na mga gumagamit ng mobile, subukan ang Boxer, ang iyong panghuli na tool para sa pagsagot at pag-aayos ng mahusay at on-the-go.
Hakbang 5: Lumikha ng isang System para sa Hinaharap
Binabati kita! Ikaw (sana) ay dumaan sa bawat email, tinanggal o pinagsunod-sunod, at naabot ang magandang numero ng zero.
Ngunit ang gawain ay hindi titigil dito - kailangan mong makabuo ng isang pamamaraan para mapanatili ito. Narito ang dalawang bagay na inirerekumenda kong gawin upang mapanatiling mababa ang iyong inbox nang pare-pareho:
Makipag-usap sa Iyong Network
Kapag sinuri mo ang iyong inbox sa hakbang na dalawa, mayroon bang ilang mga tao na natigil? Ito ba ay dahil pinadalhan ka nila ng karamihan sa mga mensahe, o dahil mayroon silang isang tipikal na oras o araw na nakikipag-usap sila sa iyo?
Ang mga eksaktong tao ay maaaring makatulong sa iyo na mapanatili ang inbox zero (sino ang mag-iisip?). Kapag nalaman mo kung ano ang gumagana para sa iyo, magpasya kung paano mo nais na makatanggap ng mga email at ipaalam sa iyong network.
Halimbawa, ang aking boss ay naghahanap sa pamamagitan ng linya ng paksa upang makahanap ng mga email na kailangan niya, kaya't laging tinitiyak kong magbigay siya ng sapat na impormasyon sa linya ng paksa upang madali silang makahanap. Katulad nito, nagpapadala kami ng maraming hindi kagyat na pag-update nang paulit-ulit. Sa halip na tumugon habang papasok sila, nagtatatag kami ng isang sistema upang magpadala lamang ng ilang mga uri ng mga pag-update sa ilang mga araw. Ngayon alam ko nang eksakto kung anong mga uri ng mga mensahe ang aasahan, at kailan.
Ang bukas na komunikasyon ay hindi lamang susi sa pagkakaroon ng isang organisado, magalang na daloy ng trabaho, ngunit ang kakulangan nito ay maaaring maging kung ano ang nag-aambag sa iyong mabaliw na inbox. Kaya, umupo ka sa iyong boss at mga kasamahan at ipaalam sa kanila kung paano mas mahusay na magpadala sa iyo ng mga bagay-at tanungin din kung ano ang gusto nila!
Magkakaroon din ng mga oras kung nakatanggap ka ng maraming mga email sa mga bagay na madali mong pag-usapan nang personal. Kung nangyari ito ng maraming, sa halip na makipag-usap sa online, mag-iskedyul ng lingguhan na pagpupulong upang higit sa lahat ng impormasyon na iyon.
Iskedyul ng Oras ng Email Sa Iyong Araw
Kahit na ang iyong inbox ay may daan-daang at libu-libong mga hindi pa nababasa na mga email, inaasahan kong susuriin mo ang iyong account araw-araw, kung hindi oras-oras. Kaya bakit ito mabilis na nakakontrol?
Aking hulaan ay hindi mo ito aktibong suriin ito. Maaari mo itong i-refresh, mag-scroll pababa upang makita kung sino ang nagpadala kung ano, at pagkatapos ay isara bago buksan o talagang magbasa ng anupaman.
Baguhin natin ang gawi na iyon - simulan ang pagtabi ng 15 minuto sa simula at pagtatapos ng bawat araw (o mga maikling sandali tuwing oras ng mag-asawa), upang dumaan at buksan ang bawat solong bagay na papasok. Gawin itong isang priyoridad tulad ng anumang iba pang gawain. At pagkaraan ng ilang sandali, magagawa mong buksan, basahin, tanggalin, file, at markahan ang bawat uri ng email na natanggap mo sa ilang segundo.
Ang huling bagay na inirerekumenda ko ay ang paghiwalayin ang iyong trabaho at personal na mga account. Kung mas ihalo mo ang dalawa, mas malamang na magkakaroon ka ng hindi pa nababasa na spam build up sa iyong account sa trabaho, at ang mga mahahalagang mensahe ay nawala sa iyong personal.
Napansin ko, pagkatapos ng pagtingin sa isang bungkos ng mga account sa aking mga kasamahan, na ang kanilang mga trabaho ay mas organisado dahil, maliwanag, sineseryoso nila ang kanilang karera. Ngunit ang iyong personal na buhay ay karapat-dapat ng maraming pag-ibig. Kaya't kung wala ka sa inbox zero doon, bigyan mo ito ng oras at lakas na kinakailangan upang maging malinis lamang. Sapagkat tunay na naniniwala ako na isang malinis na buhay, sa lahat ng mga lugar, ay isang mas maligaya at hindi gaanong nakababalisa.
Nagawa ba ito para sa iyo? Mayroon ka bang iba pang mga tip para sa pag-hack ng inbox zero? Tweet mo ako!
