15 Mga patakaran ng pakikipag-chat online sa iyong mga katrabaho - ang muse

Ah, Slack! Ang lalong popular na tool (kasama ang HipChat at Google Chat) ay nag-aangkin na dagdagan ang pakikipagtulungan at bawasan ang email sa loob ng mga tanggapan. Kahit na ito ay maaaring maging totoo, maaari rin itong maging isang hyper-distracting, hindi naaangkop na mode ng komunikasyon, at naririnig ko at binabasa ang higit pa at higit pang mga grumbling tungkol sa kung paano ang mga koponan ay hindi naging epektibo hangga't dapat.

Naniniwala ako na ang karamihan sa mga isyung ito ay dahil sa ang katunayan na ang isang bagong hanay ng mga pamantayang panlipunan ay hindi pa natutukoy at napapanahon upang makamit ang mga kamangha-manghang mga bagong tool sa komunikasyon. Kaya, sa diwa ng aking email, telepono, at mga patakaran sa pagpupulong, narito ang 15 mga panuntunan sa komunikasyon sa digital upang mabuhay ayon sa:

Ang pag-chat ng isang katanungan ay madali - sa katunayan, napakadali. Kaya bago gawin ito, siguraduhin na hindi ka lang tamad at maiwasan ang paghahanap ng sagot para sa iyong sarili. Sa susunod na nais mong tanungin ang iyong kasamahan sa isang "napakabilis na tanong, " tanungin ang iyong sarili ng dalawang tanong na ito: Maaari ko bang ito ang Google? Maaari ko bang mahanap ito sa aming panloob na drive o dokumento?
Kung ang offline ng isang tao o gumagamit ng isang status na "Huwag matakot", isaalang-alang ito tulad ng isang saradong pintuan ng opisina. I-message lamang ang iyong mga kasamahan kung ito ang uri ng isyu na nais mong barge sa kanilang tanggapan, sapagkat iyon ang mabisang ginagawa mo. Sa sinabi nito, kapag ayaw mong maistorbo, gawin itong malinaw nang madalas hangga't maaari sa pamamagitan ng pag-sign off o pagpapagana ng DND.
Hindi ba kailangan ng tugon ngayon? Pagkatapos dapat mong palaging magpadala ng isang email sa halip na isang chat. Ang isang chat ay nangangahulugang "Kailangan ko ito ngayon." Kailangan ba ang tugon ngayon, ngunit kailangan din ito upang masakop ang maraming lupa? Kung ang sagot ay aabutin ng higit sa limang minuto upang malaman, dapat kang palaging mag-opt para sa email. Binibigyan nito ang iyong kasamahan ng kagandahang magpasya kung kailan makagambala sa kanyang trabaho upang harapin ang iyong isyu.
Alamin na kapag sinabi mong "Magkaroon ng isang minuto?" (O anumang pagkakaiba-iba nito), sasabihin mo talaga na "Kukunin ko ang oras mo ngayon." Dahil ang sagot na halos palaging nakukuha mo ay karaniwang "Oo, ano ang nangyayari? "at ang katotohanan ay ang tao ay malamang sa gitna ng iba pa. Sa halip, subukan, "Kung mayroon kang isang minuto, gusto kong mag-bounce ng isang bagay sa iyo. Wag magmadali!"
Katulad sa email at teksto, ang tono ay maaaring mahirap sukatin sa pamamagitan ng chat. Kaya, palaging bigyan ang mga tao ng pakinabang ng pag-aalinlangan at ituring ang mga mabuting hangarin. Sa tingin mo ba ay snippy o naiinis? Basahin muli ang mensahe sa iyong sarili ng isang kaaya-aya na tono at isang ngiti bilang isang tseke ng gat. Sa kabilang banda, kung nag-aalala kang maaaring mali ang iyong mensahe, ihagis sa isang GIF o isang emoji upang linawin ang iyong mga hangarin.
Tulad ng tugon sa lahat sa buong kumpanya ang pinakamasama , ang pagpapadala ng isang chat na may kaugnayan lamang sa isang bilang ng mga tao sa 50 na mga katrabaho ay nakakahiya. Kaya, kapag pinag-uusapan mo kung sino ang mag-loop, maliit na maliit sa loob.
Kung ito ay isang anunsyo na nais mong ma-refer ang iyong koponan, gumamit ng email. Ang pagbubukod dito ay kung ang iyong kumpanya ay gumagamit ng mga naka-pin na mga chat nang regular at alam ng lahat kung paano gamitin ang tampok na iyon at kung saan hahanapin ang pangunahing impormasyon.
Gumamit ng mga tool at plugin upang makagawa ng mas matalinong chat. Pagtatanong "Lahat ba ay libre para sa isang tanghalian ng koponan sa Huwebes?" Magbubukas ng isang pagbaha ng mga tugon at pabalik-balik. Ang isang simpleng plugin ng botohan tulad ng Simple Poll ay nag-aalaga ng mabuti at binabawasan ang lahat ng ingay na iyon sa isang solong mensahe:

Laging magkaroon ng nuanced o mahirap na pag-uusap nang personal. O, kung hindi posible iyon, gawin ito sa pamamagitan ng telepono o video chat - kasama na ang pagbibigay ng napakahusay na puna, pag-uusap, at pagsusuri sa mga proyekto.
Alamin kung paano basahin ang pagitan ng mga linya sa isang pag-uusap. Dahil ang pakikipag-chat kaya hindi sinasadya ay madali itong bumaba ng paksa, nangyayari ito ng maraming. (At OK! Ang mga break ay mabuti!) Ngunit kung napansin mong pinangungunahan mo ang pag-uusap o pagbibigay ng 75% ng mga reaksyon ng GIF, nangangahulugan ito na hindi ito ang pinakamahusay na oras para sa ibang tao.
Huwag kailanman ipagpalagay na may nakakita sa iyong mahalagang mensahe sa isang chat sa grupo. Kung ito ay isang bagay na 100% nais mong makita ng isang tao (o lahat), magpadala ng isang email sa halip.
Kung makipag-chat ka sa isang pangkat at pagkatapos ay lumiliko ito sa isang one-on-one convo na hindi kinakailangan na maging pribado ang buong channel ((hindi dapat na maging), ibahin ang talakayan. Kahit na hindi kompidensiyal, mas madalas na iwasan ang mga pag-uusap sa grupo.
Maliban kung ang opisina ay kasalukuyang nag-aapoy, subukang maglaan ng isang minuto upang sabihing "Kumusta, kumusta ka?" Sa isang tao bago ilunsad ang isang pag-uusap. Gagawin nitong anupaman ang sasabihin mo.
Kung ang isang pag-uusap ay hindi direktang nangangailangan ng iyong pag-input, huwag mag-pressure na mag-chime kung busy ka. At, sa parehong tala, kung ikaw ay abala, huwag abalahin ang iyong sarili sa pamamagitan ng pagsunod sa bawat solong pag-uusap.
Sa wakas, ang huling ito ay hindi talagang isang patakaran, isang paalala lamang. Kahit na ang iyong boss ay hindi nakikilahok sa mga random, hangal na mga chat ng grupo, maaari pa rin siyang nanonood. At kung nahihirapan kang makumpleto ang mga takdang oras, hindi siya matutuwa upang makita kung gaano ka aktibo. Kaya, magsaya, maging nagpapasalamat na nagtatrabaho ka para sa isang kumpanya na kinikilala ang isang mahusay na GIF, ngunit gawin rin ang iyong trabaho.