Alam mong kailangan mong makabalik sa isang tao sa lalong madaling panahon kapag nagpapadala siya ng isang email na may label na "kagyat." Maaari mong isipin ang ibang tao na nakatitig sa kanyang screen, hindi nag-i-link, o nag-i-refresh ang kanyang inbox, dahil naghihintay siya sa iyo para sa ang pangwakas na mga numero, pag-apruba, sige, ang sagot, o ang mga susunod na hakbang.
Ngunit alam mo ba na hindi lamang ang oras na kailangan mo upang unahin ang pagsulat pabalik? Totoo ito: Kung hayaan mo ang isang mensahe na umupo ng ilang araw sa alinman sa mga sumusunod na senaryo, peligro ka na naghahanap ng medyo hindi mapaniniwalaan o hindi propesyonal.
Ito ay isang matibay na balanse para sigurado, dahil sa bawat pagkakataon, nais mo ring sabihin ang tamang bagay. Ngunit mahalaga na maglaan ng oras upang tumugon.
1. Kapag Nauna Ka Na
Pamilyar ka ba sa pagsuntok ng isang email upang pamahalaan ang iyong inbox? Tulad ng paliwanag ng Muse co-founder at COO Alex Cavoulacos:
Magpadala ng isang maikling 'Salamat sa pag-iisip sa akin-na-book up ako sa buwang ito ngunit kung maabot mo, gusto kong tulungan gayunpaman makakaya ko.' Maraming mga tao ay hindi kailanman susundan - alinman dahil nakalimutan nila o dahil hindi na nila kailangan ang iyong oras at payo - kaya masiguro mong ang mga taong sumunod ay ang pinaka nangangailangan ng iyong tulong.
Habang ang diskarte na ito ay makakapagtipid sa iyo mula sa pagsagot sa lahat ng mga taong hindi na umatras, ang pangangalakal ay kung ang isang tao ay tulad ng hiniling mo - naghihintay kung gaano katagal at pagkatapos ay susundan - talagang may utang ka sa kanya na magpadala ng tugon. Magalang siya sa pamamagitan ng pakikipag-ugnay sa iyo sa ibang pagkakataon, at sa gayon nais mong ipakita sa kanya ang parehong kagandahang-loob.
Siyempre, maaari mo pa ring masyadong abala upang makatulong sa labas (at OK lang iyon). Ngunit hindi ka dapat masyadong abala upang magpadala ng isang kapaki-pakinabang na tugon - kahit na ito ay nagbibigay ng isang maikling sagot, itinuro siya sa ibang tao, o nagbibigay ng isang link sa isang mapagkukunan - at sa loob ng 24 na oras kung maaari. Bilang karagdagan, ang pagbubuo ng isang tunay na tugon ay nakakatipid sa iyo mula sa pagsisimula ng isang hindi nagtatapos na "Babalik ako sa iyo mamaya" chain ng email, na makikita bilang nangunguna sa ibang tao.
2. Kapag Naikuwento mo ang Isang Sarili
Maraming tao ang nahihirapang magbahagi ng personal na impormasyon sa kanilang mga katrabaho. Kaya, kung ang isang tao ay tumatagal ng oras upang magbahagi ng nakakainis na balita sa iyo sa email, ang mabilis na pagsulat ay palaging tinatawag na.
Hindi kailangang maging isang mahabang tugon, at OK lang kung hindi ka 100% sigurado sa tamang bagay. Maaari mong palaging palaging humantong sa "paumanhin akong pakinggan …" Pagkatapos, maingat na matugunan ang anumang bagay na aksyon sa email (sa pag-aakalang mayroong isa, na kadalasan ay) may isang bagay tulad ng, "Mangyaring dalhin ang iyong oras …" o "Huwag mag-atubiling maabot kapag bumalik ka."
At kung mayroong isang isyu na sensitibo sa oras na nangangailangan sa iyo na humingi ng isang bagay na nasasalat, maglaan ng ilang minuto upang malaman ang pinaka minimal na tanungin bago sumagot.
Halimbawa, ito ay kung paano ka maaaring tumugon sa isang katrabaho na nagsasabi sa iyo na hindi niya makatapos ang pagtatanghal ng board dahil sa linggong ito dahil sa isang pagkamatay sa pamilya:
Kahit na wala kang eksaktong tamang mga salita - at walang sinuman - ang pagtugon ay mabilis na nagpapakita na nagmamalasakit ka. Ginawa nito ang iyong pag-aalala na maging mas totoong, at nilinaw na hindi mo nagawa ang simoy ng balita na ito o idagdag ito sa isang listahan tulad ng gagawin mo sa anumang iba pang mensahe.
Oo, lahat kami ay nakikipaglaban sa magandang laban upang maabot ang inbox zero; at lubos kong nauunawaan ang paghihimok na nais na ihinto ang pagsagot sa isang mahirap na email dahil maaari mong sagutin ang 10 pangunahing mga sa parehong dami ng oras. Ngunit hindi karapat-dapat na gawin ang pakiramdam ng ibang tao na hindi mahalaga - o mapanganib ang iyong reputasyon bilang isang taong mapag-isipan. Kaya, maglaan ng oras upang tumugon sa isang mensahe sa alinman sa mga kategoryang ito: Hindi ka lamang ang magiging natutuwa sa ginawa mo.
