Ilang linggo na ang nakalilipas, isinulat ko ang tungkol sa mga hindi nakasulat na mga patakaran ng email, at ako ay tinatangay ng hangin sa kung gaano karaming mga tao ang natagpuan na kapaki-pakinabang. Lumiliko, mayroong maraming mga patakaran sa labas na maaari nating lahat makinabang mula sa pagkuha sa papel!
Sa pag-iisip, gagawin ko ang ilan pa sa mga listahang iyon, na nagsisimula sa pangalawang pinakamalaking punto ng sakit sa opisina: mga pagpupulong. Basahin ang para sa mga dapat alamin na mga patakaran kung paano magpatakbo ng isang matagumpay na pulong, at ang mga kasamahan sa lahat ng dako ay magpapasalamat sa iyo.
Siguraduhin na talagang kailangan mo ng pulong bago i-iskedyul ito. Malulutas ba ito ng 10 minuto sa telepono o sa pamamagitan ng email sa halip?
Ang bawat pagpupulong ay dapat magkaroon ng isang layunin: Kailangan mo ring gumawa ng isang desisyon o kumpletuhin ang isang pagkilos nang magkasama. Ang pagbibigay ng pag-update ay halos palaging mangyari sa pamamagitan ng email.
Huwag mag-iskedyul ng mas maraming oras kaysa sa kailangan mo. Karamihan sa mga pagpupulong ay naka-iskedyul para sa isang buong oras, kung kailan dapat silang 20 minuto, 30 minuto, o 45 minuto - max .
Magsimula sa oras. Huwag maghintay para sa mga straggler - hinihikayat lamang ang mga ito.
Tapusin sa oras. Sinasabi, "Alam kong marami tayong dapat gawin, kaya't subukan natin at panatilihin ito sa ilalim ng 30 minuto, " ay magpapaalala sa mga tao na gusto mo ng isang mahusay na pagpupulong katulad ng kanilang ginagawa.
Imbitahan lamang ang mga tao na talagang dapat na naroroon. Ang mas maraming mga tao sa isang pulong, mas mababa na makakakuha ng tapos na.
Ang bawat pagpupulong ay dapat magkaroon ng isang malinaw na itinalaga nang mas maaga sa pagpapatakbo nito. Kung hindi ikaw, pangalanan ang ibang tao (at tiyakin na alam ng tao na siya ang namamahala).
Maghurno sa loob ng ilang minuto para sa chit-chat sa simula ng pulong. Kami ay mga tao, hindi ang mga robot, at ang pakikipagtulungan sa mga kasamahan ay tumutulong sa negosyo na tumakbo nang maayos.
Kung nais mong basahin ng mga tao ang isang bagay nang mas maaga, ang pagpapadala nito ng hindi bababa sa tatlong oras nang mas maaga ay mabuti, at ang araw bago ay mas mahusay. Ang pagpapadala nito ng 20 minuto bago ito ay walang silbi.
I-book ang puwang ng iyong pulong nang maaga, o bigyan ang iyong sarili ng 10 minuto bago ang pulong upang malaman ito. Ang paglibot sa mga bulwagan kasama ang lahat sa paghatak ay nag-aaksaya sa oras ng lahat.
Magtakda ng isang agenda, at ibahagi ito sa simula ng pagpupulong upang masubaybayan ang lahat.
Kung nais mong bigyang-pansin ng mga tao, huwag bigyan sila ng ilang mga handout sa simula ng pulong. Sisimulan nila ang pag-flipping sa kanila, at maguguluhan sila.
Huwag suriin ang iyong telepono o email sa panahon ng pagpupulong. Masasabi ng lahat kung ano ang iyong ginagawa, at magsisimula silang gawin ang pareho.
Subaybayan ang mga susunod na hakbang habang nagpapatuloy ang pagpupulong. Ang anumang mga aksyon na aksyon ay dapat na maipadala sa paligid bilang isang paalala pagkatapos ng pulong.
Ang isang pagkilos ng item na walang sinumang itinalaga dito ay walang halaga. Sa karamihan ng mga kaso, kinakailangan din ang isang deadline.
Kung ang isang tao ay nagsasalita nang labis, gupitin siya (mabuti). Gayundin, kung ang isang tao ay nagsasalita ng masyadong kaunti, subukang makisali sa kanya.
Kung napag-uusapan ang pag-uusap, pareho itong katanggap-tanggap at kinakailangan para sa iyo na muling ipasok ito. Isang simple, "Mag-iskedyul tayo ng oras upang talakayin na sa ibang pagkakataon kung ito ay kapaki-pakinabang, dahil mayroon lamang kaming 10 minuto na natitira, " gumagana nang perpekto.
Kung ang pagpupulong ay higit sa isang oras ang haba, iskedyul ng oras para sa mga pahinga, at ipaalam sa mga dadalo ang tungkol sa kanila nang mas maaga. Ang pag-alam na maaari nilang suriin ang kanilang email sa 45 minuto ay makakatulong na mapokus sila ngayon.
Panoorin ang wika ng katawan. Madali mong masasabi kung ang mga tao ay nababato, nawalan ng pakiramdam, o pakiramdam na ang kanilang oras ay nasasayang, hangga't hahanapin mo ito.
Kung kinakailangan, magtalaga ng isang tagakuha ng tala, upang maaari kang tumuon sa pagpapatakbo ng pulong.
Regular na suriin kung ang paulit-ulit na mga pagpupulong sa iyong kalendaryo ay kinakailangan sa lahat, at kung gayon, kung ang format, haba, at mga dadalo ay nag-aambag sa kanilang pagiging epektibo. Kung hindi? Baguhin ang!
