Sa wakas! ang 23 hindi nakasulat na mga patakaran ng email

Hindi hanggang sa tinulungan ko ang aking kapatid na may edad na sa kolehiyo na hack (er, i-set up) ang kanyang inbox at ipinaliwanag ang ilan sa mga nuances ng ubod na paraan ng komunikasyon na napagtanto ko kung gaano karaming mga nakasulat na patakaran ng email ang nabuo sa mga nakaraang taon.

Ang ilan sa mga ito ay medyo halata, ngunit sulit silang ulitin (dahil nakikita ko pa rin ang mga tao na naghiwalay sa kanila paminsan-minsan). At ang iba ay hindi agad madaling maunawaan - ngunit, kung susundan sa pangkalahatan, ay makakatulong sa amin na mas mahusay na magpadala at tumugon sa email.

Kaya, isinusulat ko ang mga ito. Suriin ang listahan, at ulitin pagkatapos ko: "Ako ay taimtim na nanunumpa na susundin ko ang mga patakaran ng email magpakailanman."

Ang iyong linya ng paksa ay dapat na laging naglalarawan. Ang "Intro" ay hindi sapat na naglalarawan. "Intro: Alex (Ang Muse) // Jennifer (XYZ Co)" ay mas mahusay.
Panatilihin ang bawat email nang maikli hangga't maaari; nai-save ka ng oras at, mas mahalaga, nirerespeto ang oras ng tatanggap.
Ang mas mabilis mong tugon, ang mas maikli ang iyong tugon ay pinapayagan na.
Laging isama ang isang linya ng konteksto kung hindi inaasahan ng tatanggap ang email na ito. Ito ay naaangkop para sa mga first-time na email ("Narito kami nagkakilala") para sa mga email sa isang taong nakikipagtulungan ka nang regular ("Ang email na ito ay tungkol sa susunod na yugto ng proyekto na pinagtutulungan namin").
Ilagay muna ang iyong "hilingin" o "mga item ng aksyon" sa email, hindi huling, at ginawang malinaw. Dapat itong malinaw na malinaw sa tatanggap kung ano ang gusto mo.
Kung mayroong isang deadline, sabihin ito. Kung ang kahilingan ay hindi kagyat, sabihin ito.
Kung hindi mo kailangan ng tugon at ang isang email ay FYI lamang, sabihin mo ito.
Gumawa ng anumang mga katanungan bilang tiyak hangga't maaari. "Ano sa palagay mo ang mungkahi?" Ay hindi magandang tanong. "Maaari ba nating ituloy ang panukala ng nagbebenta ng $ 20, 000 hanggang Biyernes?" Mas mabuti.
Gumamit ng mga bala o bilang na listahan kung maaari. Ang mga ito ay mas madaling mag-skim kaysa sa mga bloke ng teksto.
Kapag ang isang bagay ay talagang mahalaga, i-bold ito.
Huwag gumamit nang labis sa loob ng iyong mga email.
Gumamit ng mababasa mga font. Ang Comic Sans ay hindi isang leg na font.
Kung nakatanggap ka ng isang hiniling mula sa ibang tao ngunit hindi ka maaaring tumugon kaagad, sagutin siya na malaman kung kailan ka makakarating. Ito ay magse-save sa iyo ng mga email sa pag-check-in at makakatulong sa plano ng ibang tao.
Laging CC ang minimum na bilang ng mga tao na kinakailangan upang magawa ang trabaho. Ang mas maraming mga tao sa chain ng email, mas mababa ang pakiramdam ng responsibilidad na sagutin.
Gumamit lamang ng "Sumagot Lahat" kapag tunay na kinakailangan. Walang sinuman ang nagustuhan ang taong nag-clog ng inbox ng buong departamento.
Kung ang isang tao ay nasa isang email na thread na hindi na niya kailangang gawin, ilipat ang taong iyon sa BCC sa iyong susunod na sagot, at sabihin ito sa unang linya ng email. ("Sam, salamat sa pagpapakilala kay Maria at sa akin - ililipat kita sa BCC at dalhin ako rito.")
Laging gawin ang dobleng opt-in intros. Kung hindi ka, magsisimulang matakot ang mga tao sa pakikinig mula sa iyo.
Huwag mag-hijack ng isang thread sa isang paksa upang talakayin ang isa pang paksa. Magsimula ng isang bagong email sa email, kasama ang may-katuturang linya ng paksa at mga tatanggap.
Huwag mag-tambay. Walang nangangailangan ng ika-20 "Ito ay mukhang mahusay sa akin, masyadong!" Email.
Kung nag-email ka para sa mga layunin ng negosyo, ipasok ang iyong impormasyon sa contact at pamagat sa paa. Ang mas simple, mas mabuti.
Kung nag-email ka sa isang abalang tao, lubos na katanggap-tanggap at medyo inaasahan na ipapasa mo sa paunang email ang ibalik sa kanya ng isang follow-up na mensahe pagkatapos ng isang linggo o dalawa. Karamihan sa mga abalang tao ay nangangailangan ng hindi bababa sa isa sa mga ito. Huwag gumawa ng higit sa tatlo.
Hindi katanggap-tanggap na mag-follow up sa isang email sa loob ng 48 oras maliban kung ito ay tunay na kagyat. Maraming mga tao ang tinatrato ang email bilang isang form ng sulat-sulat at maaaring magkaroon lamang ng mas mataas na mga priyoridad kaysa sa pagsagot sa iyo kaagad.
Kung nakatanggap ka o nais magpadala ng isang galit na email, hintayin ito. Kung ito ay kagyat, kumuha sa telepono sa halip.