Kamakailan lamang, marami ako sa mga tawag sa telepono na may kaugnayan sa negosyo na, sa kabila ng pagiging matalino sa mga tao, iniwan ako ng isang masamang impression. Oo naman, ang mga tawag ay medyo simple, ngunit ang anumang bagay mula sa mga teknolohikal na glitches na maaaring iwasan sa mahinang pamamahala ng oras ay maaaring talagang makakaapekto sa mga impression ng iyong mga kliyente at kasamahan sa iyo (hindi man banggitin ang iyong pagiging produktibo).
Kaya, tulad ng walang mga nakasulat na patakaran para sa email at mga pagpupulong, binabaybay ko ang mga patnubay para sa mga tawag sa telepono ng negosyo at mga tawag sa kumperensya na dapat sundin ng lahat. Narito sa mas produktibo (at hindi gaanong nakakainis) na tawag sa magpakailanman!
Sumang-ayon bago ang tawag kung sino ang tumatawag kung kanino at sa kung aling numero. Ang pag-email ng tatlong minuto pagkatapos ng tawag ay dapat na magsimula sa "saan mo ako tatawagan?" nasayang ang oras ng lahat.
Karaniwan, kung humihiling ka ng ibang tao, dapat kang mag-alok na tawagan siya. Kung nagtutulong ka sa ibang tao, hilingin sa taong tawagan ka upang maiwasan ang paghabol sa sinuman.
Mag-iskedyul ng tawag para sa haba ng oras na kailangan mo, at tandaan na maaari itong maging lima, 10, o 20 minuto. Hindi ka dapat pag-ikot sa pinakamalapit na 30-minuto na pagdaragdag.
Kung alam mo nang maaga na maghihintay ka para sa isang tawag, ipagbigay-alam sa ibang tao sa pamamagitan ng email at mag-alok na tawagan siya kapag ikaw ay handa na.
Kung ang taong tumatawag sa iyo ay hindi pumili, huwag mag-iwan ng mensahe sa unang pagkakataon. Subukan muli ang 1-2 minuto, at kung hindi siya tumili, mag-iwan ng isang mensahe at mag-email din, ipapaalam sa kanya na tinawag ka at sinabi kung gaano karaming oras ang magagamit mo. Huwag tumawag muli pagkatapos nito maliban kung ito ay kagyat.
Kung higit sa dalawang tao ang nakikipag-usap, mag-set up ng isang dial-in nang mas maaga. Mayroong maraming mga libreng serbisyo, tulad ng UberConference, na makakatulong sa ito.
Panatilihin ang tawag sa ilang mga tao hangga't maaari, at siguraduhin na ang bawat isa ay talagang kinakailangan. Ang mas maraming mga tao sa linya, mas mababa ang lahat ay nagbabayad ng pansin.
Tiyaking kumukuha ka ng tawag mula sa isang tahimik na lokasyon na may mahusay na signal. Ang paggamit ng mga linya ng lupa hangga't maaari ay makakatulong na maiwasan ang mga isyu sa senyas.
Kung nahuli ka sa isang maingay na lokasyon, ipagbigay-alam agad sa mga tao na magiging mute ka maliban kung nagsasalita ka. Ito ay ang magalang na gawin.
Kung hindi ka tumatawag mula sa isang telepono na ginagamit mo nang regular, tiyaking alam mo kung paano mo ito patatakbo. Mahalaga ito lalo na kapag gumagamit ng isang hindi kilalang sistema ng telepono ng opisina.
Hindi ko inirerekumenda ang paggamit ng mga slide upang ipakita ang isang bagay sa tawag, maliban kung gumagawa ka ng isang demo, ngunit kung ikaw ay, huwag ipadala ang mga ito sa paligid sa pamamagitan ng email. Sa halip, gumamit ng isang serbisyo sa pagbabahagi ng screen tulad ng GoToMeeting o Screenleap upang matiyak na ang mga tao ay hindi sumilip, tumalon sa unahan, at pagkatapos ay ihinto ang pagbibigay pansin.
Kung gumagamit ka ng isang serbisyo sa pagbabahagi ng screen, siguraduhin na gumagana ito bago magsimula ang tawag at ang iyong mga katapat ay may anumang naka-install na kakailanganin nilang maaga sa tawag.
Kung nakikipagpulong ka sa mga tao sa unang pagkakataon, o talagang nais na bigyang-pansin ng mga tao, isaalang-alang ang video conferencing.
Tulad ng mga pagpupulong, magsimula sa oras. Naghihintay para sa mga straggler lamang ang naghihikayat sa kanila.
Kung sumali ka sa isang tawag sa kumperensya, agad na ipakilala ang iyong sarili kaya walang nagulat na nakikinig ka sa loob ng tatlong minuto sa inaakala nilang isang pag-uusap na isa.
Kung may sumali sa huli, huwag kang mahuli. Sinasayang nito ang oras ng iba. Hikayatin ang taong ito na makibalita sa isang tao sa pagtatapos ng tawag upang makita kung ano ang hindi nakuha.
Bigyan ang pangkalahatang-ideya ng kung sino ka at kung bakit ka tumatawag sa loob ng unang 120 segundo ng tawag, pagkatapos ay itakda ang iyong agenda o layunin. Ang iba pang mga tao na tumawag ay dapat malaman kung ano ang gusto mo mula sa kanila.
Sa mga unang ilang minuto ng bawat tawag, kumpirmahin kung gaano katagal dapat makipag-usap ang lahat, kaya maaari mong pamahalaan ang pag-uusap nang naaayon.
Kung mayroon kang higit sa tatlong mga tao sa linya, dapat gawin ng tagapag-ayos ng mabilis na tawag ng roll upang matiyak na ang lahat ay nariyan, at ipakilala ang mga ito sa madaling sabi kung maaari.
Lumibot lamang sa paggawa ng mga indibidwal na pagpapakilala kung makakatulong ito sa paggawa ng negosyo, at kadahilanan na sa iyong agenda. Kung hindi, mag-aaksaya ka ng maraming oras.
Maliban kung ang tawag ay tungkol sa ibinabahagi mo ang iyong kadalubhasaan, hindi ka dapat nagsasalita ng higit sa 70% ng oras. Kung maraming tao ang nasa linya, ang bilang na iyon ay bumaba sa 25%.
Panatilihing maikli at i-pause ang iyong mga pangungusap sa pagitan ng mga ideya. Papayagan nitong lumukso o magtanong ang mga tao.
Kung ikaw ang tagapag-ayos ng tawag, tungkulin mong tawagan ang mga tao na lumahok kung hindi sila nagsasalita at may ibang nag-monopolyo sa pag-uusap.
Gamitin ang mute button nang madiskarteng. Kung ikaw ay naka-mute para sa 90% ng tawag, malamang na hindi mo lubos na binibigyang pansin.
Huwag maging isang taong nag-tsek ng email at kailangang humiling ng isang tanong na maulit. Kung nahanap mo ang iyong sarili na suriin ang email sa karamihan ng iyong mga tawag, ang mga ito ay masyadong mahaba, sila ay masyadong maraming mga tao na kasangkot, o hindi mo kailangang maging sa kanila.
Limang minuto bago matapos ang tawag, bigyan ng babala ang lahat na ito ay bumabalot, at tanungin kung mayroong anumang mga katanungan. Huwag hayaang maubusan ito kung posible man - hindi kawalang-galang sa oras ng ibang tao.
Subaybayan ang mga susunod na hakbang habang nagpapatuloy ang tawag, at ipadala ang mga ito sa paligid sa pamamagitan ng email pagkatapos ng paalala.
Sabihin mo sa amin! Ano ang iyong paboritong panuntunan sa tawag sa telepono? Anumang na-miss namin?
