Tulad ng karamihan sa iyo, hindi ko matandaan ang isang propesyonal na buhay (mas kaunti sa isang personal) kung saan hindi ako sumulat sa pamamagitan ng email. Para sa karamihan, ito ay isang mahusay at simpleng paraan ng pakikipag-usap, at, kapag ginamit nang tama, nakakatipid ito ng oras, sumasagot sa mga tanong, at gumagawa ng mga koneksyon. Sapat na sabihin ito, hindi ako naniniwala na mabubuhay ako kung wala ito.
Sa kasamaang palad, sa kadalian ng email at ang bilis ng bilis na kung saan marami sa atin ay sanay na magpadala, magpasa, o sumasagot ay darating ng ilang mga pag-agaw sa kalsada, kung gagawin mo. Mayroon akong kaunting pagpapaubaya para sa mga hindi sinasadyang mga error tulad ng mga maling salita (karamihan sa mga programa ay alerto sa iyo sa mga ganitong uri ng mga typo na may isang squiggly red line), at sinasabi na pupunta ka sa CC ng isang tao at pagkatapos ay nakalimutan na aktwal na CC siya. Iyon ang teritoryo ng amateur. (Bagaman, ang aking ina ay pinatawad sa paminsan-minsang pagpapadala sa akin ng mga mensahe sa lahat ng mga takip.)
Seryoso kahit na, dahil ang forum ay madalas na numero ng isang paraan na mayroon ka ng pakikipag-usap sa isang kliyente, boss, o tao sa networking, kinakailangan na makuha mo ito ng tama. At hindi lamang para sa mga stickler na nandoon, ngunit para sa iyong sarili - gusto mo na hindi mapansin ng tatanggap ang punto ng mensahe dahil nakatuon siya sa isang (maiiwasan) na pagkakamali. Ngayon ang isang typo ay nawawala sa iyo ng kaunting paggalang sa isang katrabaho, bukas maaari kang mawalan ng pagkakataon sa trabaho sa isang taong nakatagpo mo sa isang kumperensya.
Sa unahan, tatlong hindi kapani-paniwalang pangunahing mga pagkakamali na maaari mong gawin nang hindi napagtanto kung gaano ka-propesyonal na ginagawa nila kang tumingin sa mambabasa.
1. Nakalimutan mong Magtakip
Ang coach ng Career na si Rajiv Nathan ay lubos na nagpapasalamat para sa mga senyas sa Outlook at Gmail na ipaalam sa iyo na malapit ka magpadala ng isang mensahe nang walang isang kalakip kapag malinaw mong sinabi na ikaw ay, sa katunayan, sa paglakip ng isang bagay. Bakit? Sapagkat, bago pa man sila umiiral, regular na niyang nakagawa ng malubhang pagkakamali ng hindi paglapit - hindi isang beses, hindi dalawang beses, ngunit tatlong beses!
Inamin ni Nathan na maaga pa sa kanyang karera, nagkaroon siya ng isang kakila-kilabot na ugali ng pagmamadali sa trabaho. Ang resulta nito ay humantong sa kanya na madalas na magpadala ng mga email na nagsasabi, "Mangyaring tingnan ang nakalakip na file, " nang hindi aktwal na nakakabit nito. Naaalala ni Nathan ang pagpapadala ng kinakailangang pag-follow-up: "Paumanhin tungkol doon! Dito ka pupunta! "Sa kasamaang palad, hindi ito laging nagtatapos roon. "Sa wakas, sa pangatlong follow-up (at ika-apat na kabuuan ng email), ikinakabit ko ang mapahamak na bagay, " ang paggunita ni Nathan.
"Tiyak na hindi magandang hitsura, " kinikilala ni Nathan. Sa katunayan, ito ay isang regular na problema na sa panahon ng isa sa kanyang mga pagsusuri sa pagganap, na-flag siya para sa nangangailangan ng pagpapabuti sa lugar na iyon. Mula sa puntong iyon pasulong, nag-tap si Nathan ng isang strip ng papel sa tuktok ng kanyang screen na nagbasa: "Na-attach mo ba ang file?"
Maging labis na masigasig tungkol sa pagbanggit ng "nakalakip" upang ang madaling gamitin na mga senyas ("Sinabi mo na naka-attach? Ipadala pa rin?") Bago lumabas ang iyong email. Pinapayagan ang lahat ng isang slip-up dito o doon, ngunit gumawa ng isang ugali ng walang pag-uugaling ito na pag-uugali at magsisimula kang makakuha ng isang reputasyon para sa hindi magawa ang pangunahing gawain.
2. Nagpapatuloy ka
Ang isa sa aking pinakamalapit na kaibigan ay isang abogado na nagbabayad ng oras. Tulad ng mga ito, sanay na siya sa pagsulat ng sparingly at hindi pag-drone. Maaari akong kumuha ng isang aralin mula sa kanya.
Si Jenny Foss, Muse Career Coach, ay binibigyang diin ang kahalagahan ng pagsabi sa kung ano ang kailangan mong sabihin at hindi na. Ipinaliwanag niya, "Ang kawalan ng kakayahang sabihin kung ano ang kailangan mong sabihin - sa malubhang at sa pagsasaalang-alang ng tatanggap - ay madaling mapang-inis ang isang tao na maaaring handang makinig sa iyo, o kahit na natutuwa na marinig ka."
Ito ay totoo lalo na kung ikaw ay "nagpadala ng isang email na naghahanap ng isang pabor, o input, o suporta - o kahit na hawakan ang base o magtanong." Sa kabila ng kung gaano kapaki-pakinabang ang mga mensahe ng pagbaril pabalik-balik, nakuha ito upang maging isang tunay na pag-drag para sa ilang mga tao, at binabalaan ka ng Foss na "tandaan na ang tao sa pagtanggap ng napakahusay ay maaaring makahanap ng email (sa pangkalahatan) ang banta ng kanyang pag-iral. Ang taong ito ay maaaring hanggang sa hatinggabi na halos lahat ng gabi lamang na sinusubukan na mahukay ang kanyang sarili mula sa isang barrage ng mga email. "Iyon ang dahilan kung bakit sinabi niya na kailangan mong ipakita ang iyong mga ideya nang maayos o peligro na naghahanap ng" hindi propesyonal o down na hindi pagkakasundo. "At, kasama ang mga linya ng Ang mishap ni Nathan na nagresulta sa pagpapadala ng maraming sunud-sunod na attachment-hindi gaanong mga tala, "huwag, alang-alang sa langit, magpadala ng tatlong email pabalik-balik. Pangkatin ang iyong mga saloobin at ipadala ang isa, ”pagtatapos ni Foss.
Ang pagkuha ng hang na sabihin lamang kung ano ang kailangan mo sa isang tuwid na paraan ay maaaring magsagawa, ngunit nagkakahalaga ng pagsisikap sa katagalan. Basahin ang iyong isusulat bago ipadala at i-cut ang anumang hindi kinakailangan, tulad ng anumang mga salita, linya, o kahit na buong talata na paulit-ulit o muling binubuo ang iyong nasabi na. Maaari itong maging mapang-akit na labis na ipaliwanag, ngunit mas madalas kaysa sa hindi, ang iyong mga pagtatangka ay tila paulit-ulit. Ang pag-aaral na magsulat nang may layunin at isang pakiramdam ng direksyon ay magsisilbi sa iyo ng maayos sa iyong mga propesyonal na mga sulat sa email. Pasasalamatan ka ng iyong mambabasa para sa kasakdalan at magiging mas malamang na tumugon sa mabait - sa halip na hayaan mong umupo nang hindi pa mabasa ang iyong napakahabang mensahe sa isang mapagkumpitahang inbox.
3. Sinusulat Mo ang Pangalan ng Tao
Hindi, hindi lang. Walang ganap na dahilan para sa pagsulat sa isang tao at maling pagsulat ng kanyang pangalan. Namin ang lahat ng aming mga alagang hayop ng mga alagang hayop, at ito ay akin, ngunit sigurado ako na hindi ako nag-iisa. Narito ang bagay, ang aking pangalan - at ang tamang spelling nito - ay nasa aking pirma at sa aking email address, na nasa labas na bukas para makita ng nagpadala. Sobrang sensitibo ako sa isyung ito na regular kong doble-check ang mga spellings ng mga pangalan na karaniwang mayroong higit sa isang pagpipilian (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, at iba pa, napakarami pa) bago ko pindutin ang ipadala.
Kailangan ba ng dalawang dagdag na segundo? Oo naman. Ngunit, malinaw naman, sa engrandeng pamamaraan ng mga bagay, hindi iyon oras. Mas gugustuhin kong makuha ito ng tama sa unang pagkakataon kaysa sa paghingi ng tawad sa aking pagkakamali sa pagkakamali. Kung sobrang abala ka na hindi mo makukuha ang pangalan ng taong tinatalakay mo nang tama, kung ano pa ang iyong pinipilit na gawin nang madali? Iyon ang pinagtataka ng iyong mambabasa. Ang maliit at hindi kilalang simpleng pagkakamali ay nagsasalita ng dami ng iba pang mga kakayahan. Kaya, dobleng suriin ang iyong trabaho at matugunan nang tama ang tao.
Maaari kang magpadala at makatanggap ng maraming mga email sa anumang naibigay na araw. Iwasan ang paggawa ng maliliit, walang kamali-mali na mga error na nagpapadala ng mensahe, higit sa lahat, na hindi ka propesyonal bilang tunay na ikaw. Huwag isakripisyo ang kalidad sa pangalan ng bilis, at alang-alang kay Pete (o ito ba si Peter?), Huwag mawalan ng mga puntos sa paggalang dahil sa isang maiiwasang pagkakamali sa email.
