Narito ang isang hindi ganap na-hindi makatotohanang sitwasyon: Isipin na ang pamamahala ng iyong inbox kani-kanina lamang ay tumatagal ng napakaraming oras at lakas na nagsisimula kang maramdaman tulad ng nararapat lamang na ganoon. Ang mga email na trick na nakikita mo sa online ay hindi talaga nalalapat sa iyong sitwasyon dahil hindi maiintindihan ng mga manunulat ang masalimuot na mga detalye ng iyong tukoy na trabaho o ang mga responsibilidad na kasama nito.
Kung pamilyar ang tunog na ito, mayroong isang pagkakataon na maaaring ma-underplay mo kung paano nakuha ang iyong kawalan ng kontrol sa iyong email. Sa katunayan, posible na ang iyong inbox ay nasa ganap na mode ng tantrum, at sinisisi mo ang iyong sarili sa kalungkutan nito kung maaari mong maiiwasan ang problema. Basahin ang para sa ilang mga palatandaan na hindi ka nag-iisa sa iyong mga pakikibaka, kasama ang mga paraan upang ayusin ang mga ito!
Alalahanin: Maaari mong kontrolin muli.
1. Makakakuha ka ng Higit pang mga Email kaysa sa Maaari kang Tumugon
Bakit sa tuwing tumugon ka sa isang mensahe, 10 higit pang pop up? Sa nakaraan, gumugol ka ng maraming oras sa isang oras na dumadaan at sumasagot, na mahulog lamang sa aktwal na mga item ng pagkilos sa iyong listahan ng dapat gawin na naghihintay para sa iyong pansin. Walang malusog na balanse sa pagitan ng pananatiling up-to-date at, well, pag-aalaga sa lahat ng iba pa sa iyong buhay. Siguro ang iyong relasyon sa iyong inbox ay hindi lamang kung ano ito dati.
Bakit Ito Nangyayari
Pinapagamot mo ang iyong mga email na parang lahat ay may pantay na timbang. Marahil mayroon kang isang first-in, first-out na patakaran, kung saan tumugon ka sa kung ano ang naghihintay nang matagal para sa iyong tugon, at magtrabaho hanggang sa ngayon. O marahil mayroon kang isang huling-unang, patakaran sa una, kung saan magsisimula ka mula sa itaas at gumana ang iyong paraan.
Paano Ayusin ito
Panahon na upang simulan mo ang pag-prioritize ng mga mensahe sa pamamagitan ng pagkadali. Itanong sa iyong sarili ang mga tanong na ito sa tuwing nakatanggap ka ng bago:
- Napilit ba ito?
- Mayroon bang ibang mga tao na kasama na mas mahusay na gamit upang hawakan ito?
- Nangangailangan ba ito ng tugon?
- Ito ba ay tugon na madalas mong ibigay?
Kung hindi ito kagyat, i-save ito sa ibang pagkakataon. Hindi sa isang TBD mamaya, ngunit isang aktwal na oras na itinakda mo sa bawat araw na dumaan sa iyong inbox. Kung ito ay kagyat, ngunit may maraming mga tao na kasama na mas mahusay na kagamitan upang sagutin - bigyan ito ng ilang minuto at tingnan kung ang isa sa kanila. Kung walang hiniling na tugon: Huwag tumugon. At, sa wakas, kung ito ay isang tugon na madalas mong ibigay, isipin ang tungkol sa paggamit ng isang tampok tulad ng Mga Canned na Tugon sa Gmail, o paglikha ng isang doc na mayroong lahat ng iyong mga template sa isang lugar.
2. Nakakuha ka ng Daan Masyadong Maraming Balita
Ginigising mo tuwing umaga na may tonelada ng hindi pa nababasa na mga mensahe, kabilang ang hindi bababa sa 30 iba't ibang mga newsletter (paglabag sa mga headline! Pagbebenta! Pinakamahusay na mga restawran sa lugar! Balita sa industriya!). Humiga ka sa kama, bahagyang nakabukas ang mga mata, at mag-swipe bawat solong direkta sa basurahan. Ito ay isang kinakailangang bahagi ng karanasan, sinabi mo sa iyong sarili. Nag-sign up ako para sa mga ito at ngayon ito ang presyo na kailangan kong bayaran.
Bakit Ito Nangyayari
Nakuha ko ito: nakakaakit ang mga newsletter. Sa napakaraming mga magagaling doon, nagpupumilit kang pumili kung ano talaga ang mahalaga mula sa kung ano ang kawili - wili . Sa tuwing nakakakita ka ng isang bagong pang-araw-araw na digest at lingguhang sulat na tila kapaki-pakinabang, tatanungin mo ang iyong sarili kung talagang sigurado ka bago ibigay ang gintong mga susi sa iyong inbox - at ikaw ay. Kaya nag-subscribe ka. Ngunit bago mo ito nalalaman, at kahit wala kang kahulugan para dito, ang subscription na iyon ay mabilis na nagiging isa pa sa isang mahabang linya ng mga pagtanggal ng maagang umaga.
Paano Ayusin ito
Pigilan ito mula sa nangyayari sa pamamagitan ng hindi pagsulat nang higit na sinasadya. Sa bawat oras na mag-subscribe ka sa isang bagong newsletter, bigyan ang iyong sarili ng isang linggo ng pagsubok. Kung sa pagtatapos ng isang linggo hindi ka nasasabik na buksan ito (o hindi mo pa nagawa iyon), pagkatapos ay mag-unsubscribe. Walang mga tanong. Alam ko kung ano ang iniisip mo: Sino ang may oras upang gawin ang lahat? Ginagawa mo, kasama ang mga app tulad ng Unroll.Me (para sa mga newsletter) at BoxBe (para sa mga tao).
3. Madalas kang Mawalan ng Mga Thread sa Email o Nakalimutan Nila Lubhang
Nagtatrabaho ka kasama ang limang iba pang mga katrabaho sa isang paparating na proyekto, at may nagsimula ng isang thread upang malaman ang mga oras ng pagpupulong para sa susunod na linggo. Isinasaalang-alang ang lahat ng iba pang mga gawain na mayroon ka sa iyong plato, naisip mong masarap na itulak ang maliit na detalye ng pag-iskedyul hanggang sa paglaon pa - mas maaga pa, kapag ang pag-uusap ay mas umunlad at marami kang makikipagtulungan. Pagkaraan ng ilang oras, pupunta ka upang maghanap para sa mga mensahe, at wala na sila. Hindi mahalaga kung ano ang mga term sa paghahanap na sinubukan mo.
Bakit Ito Nangyayari
Dalawang posibilidad: Ang iyong inbox ay paraan masyadong kalat, o masyadong maayos ang paraan. Pinag-uusapan ko ang tungkol sa mga tao na mapupuksa ang lahat ng bagay sa ilalim ng araw kaagad o nangangalakal ng libu-libo sa libu-libong mga hindi pa nababasa na mensahe. Ang bawat email na nakukuha mo - mula sa iyong boss, kapitbahay, kasosyo, at lola mo - lahat ay pinalayas sa mga archive o umupo sa iyong inbox magpakailanman.
Paano Ayusin ito
Panahon na upang linisin ang iyong inbox. Maglagay ng isang oras sa isang araw at italaga ito sa walang ginagawa kundi pagsunud-sunod ng mga mensahe. Maaari mong: ilipat ang mga thread sa mga folder, gumamit ng mga tag, mag-star ng anumang kailangan mo upang bumalik sa ibang pagkakataon, tingnan ang Boomerang, o subukan ang alinman sa mga kahanga-hangang tool na ito. Huwag pumili ng isang pamamaraan para lamang sa kapakanan ng pagpili ng isa, sa halip pumili ng isa na alam mong may katuturan sa iyo. Maaaring kailanganin mong subukan ang ilang mga system bago mahanap ang perpektong pagpipilian, ngunit tiwala sa akin, ilang oras na ginugol sa paggawa nito ay magse-save ka ng isang tonelada sa katagalan.
Kung ang alinman sa mga sitwasyong ito ay pamilyar sa iyo, OK lang iyon. Ito ay normal na pakiramdam tulad ng inbox mo ang namamahala sa iyong buhay. Ngunit hindi nangangahulugang kailangan mong sumuko. Sa halip, simulang harapin ang problema, mag-email sa pamamagitan ng email, hanggang sa hindi ka na makontrol.
Mayroon kang anumang mga trick sa pamamahala ng email na dapat kong subukang hindi kasama? I-Tweet ang sa akin @caroqliu at ipaalam sa akin!
