Sa isip, ang iyong oras mula sa trabaho ay (hindi bababa sa, medyo) nakakarelaks. Ngunit ang post-bakasyon na zen ay maaaring pumunta sa labas ng window sa sandaling umupo ka upang harapin ang iyong inbox at mapagtanto na may humigit-kumulang isang milyong mga mensahe na naghihintay sa iyo.
Ang pagtugon sa mga email ay maaaring maging nakababahalang anumang araw, ngunit mas masahol pa ito nang sila ay nakasalansan. At pakiramdam na ang pagkabalisa, maaari kang magtakda ng isang layunin upang makaya ang mga ito nang mabilis hangga't maaari - lamang na gumawa ng isa sa mga karaniwang pagkakamali sa ibaba.
Kaya, maglaan ng ilang minuto upang mabasa kung paano mo maiiwasan ang mga ito: Sulit ito!
1. Pagpapahalaga sa Oras ng Pagtugon sa Mahigit sa Kalidad
Matematika, ang pagsagot nang mabilis hangga't maaari mong katuturan. Kung gumugol ka ng isang minuto sa pagbabasa ng isang email at isang minuto na pagsagot, makakakuha ka ng paraan sa iyong listahan nang mas mabilis kaysa sa kung gumastos ka ng limang minuto sa pagbabasa at limang minuto na pagtugon.
At habang tama ka na hindi ito isang araw upang makipagtalo sa loob sa pagitan ng "Tunog na mabuti!" Kumpara sa "Sumasang-ayon ako, " hindi mo nais na sunugin din ang isang mabilis na tugon.
Ang "Tunog na mabuti" o "Sumasang-ayon ako" ay maayos na gumana nang maayos kung tinanong ng isang tao kung gusto mo ang kanilang plano, ngunit walang saysay kung tinanong ka nila ng isang tiyak na katanungan tungkol dito. Ibig sabihin, makakakuha ka pa ng ibang email mula sa kanila-at malalaman nila na hindi mo nabasa ang kanilang isinulat sa unang pagkakataon.
Ang pag-ayos
Kung mayroon kang mga pahina ng mga email upang makarating at hindi maiiwasan ang pagnanais na tumugon sa ASAP, kopyahin at ilagay ang isang pangkaraniwang tugon. Subukan ito "Gagastos ako ngayon sa pag-agaw sa mga email. Kung kailangan mo ng tugon bago 5 PM, mangyaring mag-email sa akin pabalik at ipaalam sa akin. "
Oo, ito ay isang dagdag na hakbang, ngunit kung ang iyong numero ng isang layunin ay upang makabalik sa lahat ng unang bagay, papayagan ka nitong gawin iyon, pagkatapos ay mapasigla at sagutin ang iyong oras.
2. Pagpapasa ng Lahat ng Gamit ang "FYI"
Sa iyong ulo, nagbabahagi ka ng isang update sa katayuan upang masabi sa iyo ng ibang tao kung ano ang susunod na gagawin. Ngunit sa ulo ng iyong tatanggap, sinasabi mo, ito ay naalagaan. Mahalagang gumagamit ka ng isang "mainit na patatas" sa pag-email, sa pag- aakalang ang responsibilidad ay nahuhuli sa kung sino man ang tumagal nito - na nangangahulugang mayroong isang mabuting posibilidad ng maling komentaryo.
Ito ang dahilan kung bakit nagsusulat ang Muse Managing Editor na si Jenni Maier, "Ang bawat solong email ay dapat magsama ng susunod na hakbang (kahit na 'hindi kinakailangan ng tugon')."
Kapag nagpadala ka ng isang mainit na email ng patatas, ang isa sa dalawang bagay ay mangyayari. Makakakuha kaagad ito ng isang katanungan (kaya ang lahat ng iyong nagawa ay dobleng gawain). O, marahil mas masahol pa, sasabihin nila wala at sa tingin mo bawat isa ay ang isa na gumawa ng susunod na mga hakbang.
Ang pag-ayos
Sumakay ng payo ni Maier at siguraduhin na ang mga mensahe ay may malinaw na hangarin. Kung nagpapadala ka ng isang bagay kasama lamang upang isara ang loop, ganap na OK na sabihin iyon, o kahit na "para sa iyong sanggunian." Ipahayag nang eksakto kung ano ang gusto mo mula sa ibang tao na pinipilit ka na munang malinaw - na nangangahulugang makikita mo mahuli ang iyong sarili kung ang talagang kailangan mo ay gumawa ng isang hakbang sa iyong sarili bago ibahagi ang iyong pag-unlad.
3. Tumugon sa Order na Dumating sila
Ang iyong plano na tumugon sa baligtad na pagkakasunud-sunod na pagkakasunud-sunod ay may balak: Gusto mong bumalik sa taong naghihintay ng pinakamahabang, una. Gayunpaman, hindi ito isang matalinong plano kung ang iyong layunin ay maging mabisa hangga't maaari.
Kaso sa puntong: Nagtatrabaho ako sa isang taong nagpunta sa isang dalawang linggong bakasyon, at nang siya ay bumalik, sumagot muna siya sa kanyang pinakalumang mga email. Nangangahulugan ito na sinundan niya ang aking mga katanungan upang tanungin kung naayos na sila - bago niya nakita ang ibang kadena kung saan nalutas ang kanyang punto sa pakikipag-ugnay sa mga isyung ito para sa akin.
Ang "Nakuha mo ba ito?" At "Huwag kailanman! Nakita mo! "Ang mga email ay hindi kinakailangan, at kung ang iyong buong layunin ay upang makamit ang mabilis, hindi mo nais na mag-aksaya ng oras sa kanila.
Ang pag-ayos
Ito ay isang mahusay na oras para sa LIFO: Huling Sa, Unang Out diskarte. Sapagkat, tulad ng ipinaliwanag ni Muse COO Alex Cavoulacos, "Ang teknolohiyang ito ay nauna nang ipaalam sa sarili ang mga bagay na bagay."
Sa madaling salita, sa oras na nakarating ka sa email ng isang tao na ipinadala isang linggo na ang nakalilipas, napakahusay na nahawakan na nila ang anumang kanilang hiniling sa iyo. At kung nais pa rin nila ang iyong pansin nang mas maaga kaysa sa huli, handa akong tumaya na nabanggit nila ang petsa ng pagbabalik sa iyong OOO at nagpadala ng isang follow-up na nakaupo sa tuktok ng iyong inbox kapag bumalik ka.
Kapag tinititigan mo ang halaga ng mga mensahe ng isang linggo, ang iyong tukso ay maaaring sumisid lamang. Ngunit kung nag-isip ka tungkol sa kung paano ka sumasagot, maiiwasan mo ang mga karaniwang pagkakamali at i-save ang iyong sarili na bumalik at sagutin sila muli.
