Kapag nagawa nang tama, ang mga pulong sa virtual na video - partikular na ang Google Hangout - ay maaaring magsama ng malalayong mga koponan, siguraduhin na ang lahat ay nasa parehong pahina, at payagan ang lahat na makasama nang wala ang dim ng silid ng kumperensya ng kumperensya (na hindi mahilig sa chilling out sa sopa para sa isang pulong?).
Ngunit kapag nagawang mali? Ang Google Hangout ay maaaring maging isang malaking pag-aaksaya ng oras, hindi upang mailakip ang labis na nakakagambala at awkward (ang 15 segundo na pag-pause ay hindi kailanman masaya).
Nais mo bang magkaroon ng isang mahusay at matagumpay na Google Hangout na hindi hinihimok ang lahat na mabaliw? Narito ang ilang mga pangunahing bagay na dapat tandaan.
1. Magplano Tulad ng Gusto Mo para sa Ibang Iba pang Pagpupulong
Sa pangkalahatan, dahil hindi mo kailangang pisikal na nasa opisina para sa isang pagpupulong ay hindi nangangahulugang maaari mong mapabagal sa mga paghahanda. Pagkatapos ng lahat, nais mo pa rin ang iyong pagpupulong na tumakbo nang mabilis (at masakit) hangga't maaari.
Kahulugan: Gumawa ng isang plano sa laro. Kung nagpapatakbo ka ng Hangout, magpadala ng isang maikling agenda sa lahat bago alam upang malaman nila kung ano ang aasahan at kung ano ang ihahanda. Kung hindi ka nagpapatakbo ng pagpupulong, magmungkahi sa taong gumagawa nito upang magpadala siya ng isang maikling email out kasama ang pangunahing mga punto ng pakikipag-usap. Naunang umupo ako sa isang virtual na pagpupulong kung saan nakalimutan ng taong tumatakbo na sabihin sa isa pang kawani na makahanap ng isang tukoy (at mahalaga) na dokumento nang una, kaya't ang taong iyon ay gumugol ng 20 minuto sa panahon ng pagpupulong na naghahanap ng kanyang inbox para dito. Cue ang natitira sa amin awkwardly nakaupo sa aming mga computer na hindi alam kung ano ang gagawin.
Ngunit madali mong maiiwasan ang nasayang na oras sa pamamagitan ng pagtiyak na alam ng bawat isa kung ano ang dapat nilang "pagdala" sa kanila nang mas maaga at handa nang makilahok sa lalong madaling pag-sign in.
Isang maliit na pro tip: Gumamit ng tampok na chat ng Google Hangout sa kanang bahagi ng screen upang mabilis na isulat ang isang agenda na maaaring sumangguni ang lahat. Hindi ito kailangang detalyado, ngunit maaari itong kumilos bilang isang cue upang mapanatili ang track at nakatuon.
2. Pag-usapan ang Format Beforehand
Ang Google Hangout ay maaaring maging paraan na mas awkward kaysa sa mga personal na pagpupulong. Kapag ikaw at isang grupo ng mga tao ay pisikal na nakaupo sa isang silid, madaling kunin ang mga susi sa katawan upang malaman kung sino ang susunod na sasabihin o kung ano ang pangkalahatang pakiramdam ng pagpupulong. Ngunit kapag nakaupo ka sa isang computer screen ay hindi nakakakita ng anuman maliban sa mukha ng isang tao? Medyo mas mahirap.
Muli, maraming kakatwa ang maaaring mabawasan kung alam ng lahat ang format ng pagpupulong bago. Ang isang tao ba ay mas maraming pinag-uusapan kaysa sa iba? Hilingin sa ibang mga miyembro ng pagpupulong na pumasok sa Hangout gamit ang kanilang mga mikropono na naka-mute. Ang session ba ay isang roundtable brainstorm? Ipaalam sa mga tao kung ano ang pagkakasunud-sunod na hihilingin sa iyo upang ipakita sa gayon ay hindi mo kailangang pakikitungo sa lahat ng pakikipag-usap sa bawat isa o sa mga mahaba, hindi komportable na "Kaya-sino ang gustong sumunod?" (Iyon ang pinakamasama.)
3. Gumamit ng Google Hangout Apps
Maraming mga tao ang hindi nakakaalam na ang isang pares ng mga icon ay maaaring maging isang lifesaver sa isang pulong, lalo na kung sinusubukan mong gawin itong mabilis.
Tingnan ang maliit na icon ng mikropono? Iyon ay isang pindutan ng pipi. Gamitin ito kung maingay ang iyong paligid o kung nagta-type ka ng iba habang nagsasalita ang iba. Ito ay isang mahusay na kagandahang-loob sa ibang mga tao sa iyong Hangout.
Bilang karagdagan, kung ikaw ay nasa isang pagpupulong kung saan sinusubukan mong tingnan ang isang dokumento o webpage nang sabay-sabay, gamitin ang pagpipilian sa pagkuha ng screen ng Google Hangout. Nakarating ako sa maraming Google Hangout kung saan ang isang tonelada ng mga tao ay nagsisikap na tingnan ang parehong webpage sa kanilang sariling mga computer (at sa gayon, hindi talaga binibigyang pansin ang Hangout), at sa mga sitwasyong iyon, ito ay isang diyos.
Ang Google ay mayroon ding isang tonelada ng iba pang mga app na partikular para sa Hangout, kaya siguraduhing tumingin ka at makita kung ano ang pinakamahusay na maaaring gumana para sa iyong koponan. Mula sa isang virtual whiteboard na iyong mga katrabaho ay maaaring gumuhit para sa sesyon ng brainstorm sa isang kakaibang maliit na app na nagbibigay sa lahat ng mga bigote at nakakatawang sumbrero, maaari kang makahanap ng anumang kailangan mo upang maging mas produktibo at masaya ang iyong Hangout.
Sa pangkalahatan, ang mga pagpupulong ng Google Hangout ay maaaring maging kasing epektibo (kung hindi higit pa) kaysa sa mga personal na pagpupulong; kakaunti lang sila sa pagsasanay at pagpaplano nang una. Ngunit kung maaari mong makuha ang lahat sa parehong pahina na papasok, magiging maayos ito, hindi awkward na paglalayag.
