Sa tuwing paulit-ulit, tatanggap ako ng isa sa mga emails na nagsasabi sa akin: "Huh?" Ang aking mukha ay nagpahayag ng isang napakalaking pagkalito, at hindi ako sigurado kung ano ang sasagot. Masasabi ko mula sa haba o sa nilalaman ng email na kailangan ng tugon, ngunit ang isang bagay tungkol sa mensahe ay nagawa kahit na nagsimula sa isang tugon ng isang sobrang sakit ng ulo.
Para sa mga araw na kung saan ka nahaharap sa isang katulad na conundrum, narito ang payo ko: Huwag pansinin ang di-makatwirang email, at itapon ito sa korte ng ibang tao.
Upang matulungan ka, isinama ko ang aking iminungkahing mga tugon sa apat na pinakakaraniwang uri ng nakakalito na mga email na natanggap ko.
1. Ang Rambling Non-Ask
Ang ganitong uri ng email ay ang pinakamasamang nagkasala. Karaniwan na medyo mahaba, na may maraming detalye, ang namumusok na hindi nagtanong email ay madalas na hindi nakaayos - at hindi malinaw kung ano talaga ang nagpadala. Nabasa mo ulit ito (pagkatapos ay basahin mo ulit ito pagkatapos mong magkaroon ng kape), at napagtanto na hindi ito ang iyong malabo utak - ito ay ilang malubhang malabo na komunikasyon.
Ang iyong Tugon
3. Ang Listahan ng Labahan
Ang ganitong uri ng email ay madalas na nagsasama ng isang nakatutuwang listahan ng mga puntos ng bullet, mga item sa pagkilos, mga katanungan, at komentaryo - at mangangailangan ng maraming oras hindi lamang upang makakuha ng, ngunit upang sagutin. Ang iyong diskarte ay dapat na bahagyang naiiba, depende sa kung ang nagpadala ay may awtoridad na magtalaga sa iyo na magtrabaho o hindi, ngunit alinman sa paraan, hilingin sa kanya na unahin at hatiin ang gawain.
Ang iyong Tugon (kung ito ay Isang Taong Maaaring Magtalaga sa Trabaho)
Ang iyong Tugon (kung Ito ay Isang Hindi Dapat Magtalaga sa Trabaho)
4. Ang Cold Email para sa Payo
Ang ganitong uri ng email ay madalas na nais mong sagutin, dahil nais mong tulungan ang iba na humihingi ng tulong, ngunit ang ilang mga tao ay mas mahusay na humihingi ng payo kaysa sa iba. Kapag ang isang malapit na hindi kilala na email ay humihiling sa iyo ng isang bagay na hindi malabo o, mas masahol pa, upang masagot ang higit pang mga katanungan kaysa sa isang aplikasyon sa kolehiyo, isaalang-alang ang pag-represa sa kanya.
Ang iyong Tugon
Sa madaling salita, huwag gawin ang kawalan ng kakayahan ng ibang tao na makipag-usap sa kanyang mga pangangailangan ng malinaw na hayaan ang mas maraming trabaho (o stress) na mahulog sa iyong plato. Sa pamamagitan ng isang maliit na multa, maaari mong ilipat ang pasanin ng pag-unawa at unahin ang mga email pabalik sa korte ng nagpadala, binabawasan ang oras ng pagtugon at i-save ka ng isang malaking sakit ng ulo sa proseso!
