Gustung-gusto ko ang pagsusulat, at gustung-gusto ko ang lahat ng mga "alituntunin" na kasama nito. At habang nakuha ko ang pagkopya ng aking mga tweet at mga post sa Facebook bago ko ibahagi ang mga ito sa mundo ay medyo marami para sa karamihan sa mga tao, sa palagay ko may ilang mga panuntunan sa pagsulat na dapat nating sundin lahat - lalo na sa trabaho.
Ngunit marami sa atin (kasama ang aking sarili) ang sumisira sa kanila araw-araw, madalas na hindi ito napagtanto. At habang ang perpektong prosa ay maaaring hindi pinakamahalaga sa bawat tanggapan o industriya, maaaring mayroong isang tao - isang kasamahan, kliyente, o iyong boss - na napansin ang iyong pagsulat at, kahit na mas masahol pa, na gumawa ng isang paghuhusga ng iyong propesyonalismo batay dito .
Kaya, bago ka mag-draft ng isa pang email, tandaan ang mga pinakakaraniwang pagkakamali sa pagsulat sa lugar ng trabaho, at sundin ang patnubay na ito upang maiwasan ang mga ito.
1. Pagsusulat Masyadong Kaswal
Halimbawa: Thx para sa feedback ng ur, Joe! Ay f / u bukas.
Masuwerte ako upang magtrabaho sa isang medyo kaswal na kapaligiran - isa kung saan maaari nating gawin (at gawin) ang mga flip-flop upang gumana at ang mga pang-email na pangungutya ng Photoshopped snapshot ng mga mukha ng bawat isa.
Ngunit ang kaswal na iyon ay hindi pamantayan para sa bawat tanggapan, na nangangahulugang mas mahusay na maging mas pormal kaysa sa walang kabuluhan sa iyong propesyonal na pagsulat. Habang malinaw na nangangahulugang ang pag-iwas sa mga pagdadaglat at slang, nangangahulugan din ito ng pagsulat sa kumpletong mga pangungusap, gamit ang wastong pagbaybay, at pag-iwas sa mga palayaw. Maaaring may dumating na isang oras na komportable ka upang magsalita nang mas malubha sa tatanggap ng iyong mensahe, ngunit sa negosyo, palaging mas mahusay na i-play ito ligtas (at propesyonal) kaysa sa paumanhin.
2. Paggamit ng Passive Voice Sa halip na Aktibo
Halimbawa: Ang nakalakip na dokumento ay natanggap ng koponan.
Aalisin muna natin ito: Ang tinig ng pasibo - ibig sabihin, kapag ang tumatanggap ng isang aksyon ay ang paksa ng pangungusap (sa kasong ito, ang dokumento) - ay hindi tama ang gramatika. Ngunit ang mga pangungusap na binibigkas nang passively ay madalas na tila hindi mahirap o hindi kinakailangan na hindi malinaw. Aktibong tinig - kapag ang isang kumilos ay ang paksa ng pangungusap - ay karaniwang mas direkta at malinaw. Ito rin ay tunog na mas makapangyarihan, at maaaring maging isang mas mahusay na paraan upang maipakita ang pagmamay-ari o responsibilidad sa iyong nagawa. ("Nai-save ko ang kliyente ng $ 5, 000" ay ipinapakita ang iyong nagawa nang mas mahusay kaysa sa "$ 5, 000 ay nai-save.")
3. Over-Paggamit ng Mga Punto ng Pagtatanghal
Halimbawa: Kumusta Bob! Sana magkaroon ka ng isang mahusay na katapusan ng linggo! Nais kong mag-follow up sa ulat ng Q1, at umaasa na maaari mong ipadala sa akin ang pinakabagong draft - walang pagmamadali kahit na! :-)
Tiyak na nakukuha ko ang mga dahilan kung bakit nakakuha ng bulalas-masaya ang mga tao sa propesyonal na pagsulat. Madali itong maling mali ang tono o damdamin sa likod ng isang email kung hindi para sa sobrang halata na pagpapakita ng pag-uugali, at ang mga tao ay madalas na pininta ang kanilang pagsulat na may mga exclaim point sa isang pagsisikap na ipakita na sila ay palakaibigan. Ngunit ang totoo, hindi lamang ito propesyonal - at mas masahol pa, maaari itong matagpuan bilang bata. (Parehong napupunta para sa mga emoticon - isang nakangiting mukha ay hindi makakamit ang iyong punto sa isang matalinong tunog na tunog.)
Alalahanin na ang mga puntos ng ekspresyon ay inilaan upang ipakita ang diin, at malamang na mawala ang kanilang kahulugan kapag labis na ginagamit. Gamitin ang mga ito nang walang kabuluhan, at, kapag nag-aalinlangan, hindi man.
4. Pagsusulat ng Halatang Mga Linya ng Paksa
Halimbawa: Paksa: Martes; Katawan: Kailangan ko ang ulat ng Q1 na naihatid sa susunod na Martes.
Ang paksa ng iyong email ay dapat na isang mabilis na buod ng kung ano ang nasa katawan. Ito ay isang napaka-simpleng konsepto na, nakakagulat, ay hindi pa rin nahahawakan ng isang malaking karamihan ng mundo ng nagtatrabaho. Ngunit, kapag ang karamihan sa atin ay tumatanggap ng paitaas ng 200 mga email sa isang araw at madalas na kailangang mag-scan sa pamamagitan ng isang inbox na naka-pack na inbox para sa mga paksang hinahanap namin, maaari itong maging isang lalo na nakakainis na pagkakamali sa pagsulat ng negosyo upang iwanan ang iyong mga linya ng paksa.
Sa lahat ng propesyonal na komunikasyon, ang iyong layunin ay upang magbigay ng linaw nang mabilis hangga't maaari - at sa email, na nagsisimula sa iyong linya ng paksa. Sa halimbawa sa itaas, ang "Q1 Report: Dahil sa Susunod na Martes" ay magiging mas malinaw kaysa sa simpleng, "Martes."
5. Pagkuha ng Jargon-Masaya
Halimbawa: Maaari mo bang hilahin ang mga numero ng FS at suriin na kahanay ang aming bilang ng STH?
Habang maaari mong isipin na ang paggamit ng mga buzzwords ng industriya o kumpanya ay gumagawa ka ng tunog na propesyonal at walang alam, natatalo nito ang iyong layunin kung walang nakakaintindi sa iyong sinasabi. Tandaan, kahit na sa palagay mo ang iyong direktang tatanggap ay malalaman kung ano ang pinag-uusapan mo, maaaring maipasa ang iyong mensahe sa iba, sa loob at labas ng iyong samahan.
Ang pinakamahusay na email o paunawa ay isa na ginagawang ang iyong punto (o ang iyong kahilingan o ang iyong tugon) ay kaagad na maliwanag, at ang jargon ay hindi kinakailangang tinakpan ang layunin.
Oo, sinisira namin ang mga patakarang ito paminsan-minsan (hey, nagpadala ako ng maraming nakangiting mukha sa pamamagitan ng email ng interoffice sa aking araw). At sa isang mabilis na email sa isang kaswal na tanggapan sa isang malapit na katrabaho, bawat ngayon at pagkatapos? Fine. Ngunit, sa pangkalahatan, ang iyong pinakamahusay na mapagpipilian ay upang i-play ito ligtas, manatiling propesyonal, at suriin ang iyong trabaho upang mapanatili ang mga karaniwang blunders sa iyong nakasulat na komunikasyon.
Nais mo bang magpatuloy upang mapabuti ang iyong pagsulat? Narito kung paano ka maaaring maging isang mas mahusay na manunulat sa loob ng 10 minuto.
