Nang magsimula ang Adrean Turner ng isang bagong tungkulin bilang isang accountant ng gastos, ang isa sa mga gawain na ipinasa sa kanya mula sa kanyang hinalinhan ay isang buwanang ulat na tumagal ng halos dalawang linggo upang makatipon. Gumugol siya ng maraming oras bawat buwan para sa kanyang unang ilang buwan sa kumpanya kahit na ang iba pang mga responsibilidad na nakasalansan sa kanyang desk.
Pagkatapos ay napagtanto niya ang isang bagay. Walang sinuman - kahit na ang kanyang boss - ang nagbigay ng anumang puna sa ulat. Lumiliko hindi nila ito tinitingnan, hayaan ang paghuhukay sa data na kanyang ibinibigay. Upang maging lantaran, siya ay may mas mahusay na mga bagay na dapat gawin kaysa gumastos ng maraming oras at maglagay ng labis na pagsisikap sa isang bagay na walang nakakakuha.
"Naghahanap ako ng mga paraan upang maging mas epektibo at mahusay, " sabi ni Turner, isang coach ng Muse career at may-akda ng FIT for Tagumpay. Ang isa sa mga paraang iyon ay ang pag-clear ng puwang sa kanyang iskedyul para sa mga bagay na higit na nakakaapekto.
Lahat tayo ay makikinabang mula sa pagsusuri sa mga bagay sa aming mga dapat gawin na mga listahan at ang mga oras sa aming mga araw nang medyo mas malapit. Sa diwa ng paglilinis ng tagsibol, o paglilinis ng anumang panahon, narito ang pitong tip upang matulungan kang makakuha ng isang hawakan sa iyong iskedyul.
1. Sumakay ng Stock at Subaybayan ang Iyong Oras
Hindi mo talaga malinis ang iyong iskedyul kung hindi mo alam kung ano ang nasa loob nito - at kasama ang lahat ng mga bagay sa iyong literal at opisyal na kalendaryo at lahat ng mga bagay na hindi. "Palagi kong sinasabi kung nais mong gumastos ng iyong oras nang mas mahusay, kailangan mong malaman kung paano mo ginugugol ang iyong oras ngayon, " sabi ni Laura Vanderkam, may-akda ng Off the Clock: Huwag Maging Mas Mahinahon Habang Kumuha ng Higit na Tapos na . "Ang mga tao ay may maraming mga kwento na sinasabi nila sa kanilang sarili tungkol sa kanilang oras, " idinagdag niya, ngunit ang mga kuwentong iyon ay hindi palaging tumpak.
Kaya inirerekumenda niya ang pagsubaybay sa iyong mga oras sa isang linggo o kahit ilang araw gamit ang isang app, isang spreadsheet, o isang piraso ng papel. Kapag nakagawa ka ng isang layunin na pagtingin sa kung saan pupunta ang oras mo, maaari mong simulan ang pag-uuri at pagpapasya kung ano ang kailangang pumunta.
Sinabi ni Vanderkam na maaari mong ma-channel si Marie Kondo - Ang klase ba ng yoga sa Miyerkules ay nagbibigay ng kasiyahan? Ano ang tungkol sa palabas na iyon na pinapanood mo? - ngunit sa isang punto lamang. "Nakakatawa na isipin na ang lahat ay magpapasaya. Maaaring mahalin mo ang iyong trabaho ngunit ang iyong pag-commute ay hindi magpapalabas ng kagalakan. Gustung-gusto mo ang iyong mga anak ngunit ang pagbabago ng isang lampin ay hindi magpapalabas ng kagalakan, ”ang sabi niya. Ang ideya ay magtanong, "Ano ang sanhi ng pinakamaraming sakit? At ano ang maaari kong gawin tungkol sa isang bagay? "
Ang Turner ay gumagawa ng isang katulad na ehersisyo sa mga kliyente na nais na gumawa ng isang pagbabago sa karera o ituloy ito o na ngunit sa tingin nila ay sobrang abala sila wala silang oras sa pag-ukol sa kanilang mga layunin. Panatilihin niya ang mga ito ng tala ng oras sa pamamagitan ng kalahating oras para sa dalawang linggo. Madalas nilang napagtanto na ang oras na ginugol nila sa pag-scroll sa pamamagitan ng social media o pakikipag-chat tungkol sa kanilang paboritong palabas sa TV sa Slack ay nagdaragdag ng hanggang sa ilang oras na maaari nilang ginugol sa paggawa ng isang bagay na mas produktibo, o kahit na isang bagay na tunay na nasiyahan.
2. Linisin ang Mga Ulit at Mga Gawain sa Ulang
Kapag alam mo kung ano ang nasa iyong kalendaryo, maaari mo at dapat tanungin kung bakit , sabi ni Heather Yurovsky, isang coach ng Muse career at tagapagtatag ng Shatter & Shine. "Ano ang layunin ng bawat bagay dito? Natutupad ba natin iyon o may kailangan bang baguhin? ”Paliwanag niya. "Ang susi ay hindi natatakot na tanungin kung ano ang nasa iyong kalendaryo."
Magsimula sa mga paulit-ulit na pagpupulong, na madaling mapalakas at mapangasiwaan ang iyong kalendaryo, dahil tulad ng itinuturo ni Vanderkam, "ang bawat isa ay hindi kailangang bigyang-katwiran ang sarili."
Kung ikaw ang instigator ng isang paulit-ulit na pagpupulong, hinihikayat ka ni Yurovsky na i-pause ang isang beses sa isang buwan at tanungin, "May kabuluhan pa ba ito? Natutupad ba natin ang ating itinakda upang magawa? Ang mga tao ba ay nakikibahagi at nag-ambag? (Isang palatandaan na hindi kailangang mangyari ang pagpupulong ay wala nang ibang nagsasalita.) ”Kung ang mga sagot sa mga katanungang ito ay hindi, isaalang-alang ang pagkansela ng pagpupulong, gawin itong mas maikli o mas madalas, o pakikipag-usap sa may-katuturang impormasyon sa pamamagitan ng email .
Kahit na hindi ka namamahala, maaari ka pa ring kumilos, tulad ng ginawa ni Turner sa buwanang ulat na iyon. At kung gagawin mo ito sa pamamagitan ng pagmumungkahi ng mga solusyon sa halip na maglagay lamang ng mga katanungan o paglalahad ng mga problema, sabi ni Turner, "mukhang kamukha ka ng pamumuhunan sa ginagawa mo." Kung pulong ito ng ibang tao, humingi ng isang agenda at kung mayroong anumang dapat mong basahin o maging handa upang talakayin. Maaari mong paalalahanan lamang ang tagapag-ayos upang tanungin ang mga pagpupulong na palaging naroon, din.
3. Pagsunud-sunurin ang Mga Bagay Sa Pamamagitan ng Kahalagahan at Pagkamadalian
Kung nasusubaybayan mo ang iyong oras ngunit nagkakaproblema sa pagbalot ng iyong ulo sa kung ano ang dapat manatili at kung ano ang dapat pumunta, iminumungkahi ni Turner gamit ang matrix ng pamamahala ng oras na itinampok sa aklat ng klasikong negosyo ni Stephen Covey Ang 7 Mga Kilos ng Lubhang Mabisang Mga Tao: Mabisang Mga Aralin sa Personal na Pagbabago . Ang ideya ay upang pag-uri-uriin ang mga aktibidad ayon sa kahalagahan at pagkadali at ilagay ito sa isa sa apat na quadrants:
- Quadrant I: Mahalaga, Ang Urgent ay may kasamang mga bagay tulad ng mga krisis, mga huling minuto na pagpupulong para sa mahahalagang deadline
- Quadrant II: Mahalaga, Hindi Mabilis na may kasamang mga bagay tulad ng estratehikong pagpaplano, pangmatagalang setting ng layunin
- Quadrant III: Hindi Mahalaga, Kasama sa madaliang bagay ang mga bagay tulad ng ilang mga email, tawag sa telepono, pulong, at kaganapan
- Quadrant IV: Hindi Mahalaga, Hindi Mabilis na may kasamang mga bagay tulad ng pag-scroll nang walang pag-iisip sa pamamagitan ng social media, binge watching TV na hindi mo talaga pinansin
"Kung gayon kailangan mong matukoy kung ano ang kailangan mong gawin nang higit pa at kung ano ang kailangan mong gawin nang mas kaunti upang matiyak na ikaw ay maging produktibo hangga't maaari, " sabi niya. Halimbawa, maaari kang magulat na makita na ang karamihan sa iyong pang-araw-araw na gawain ay nahulog sa quadrants III at IV, kaya ang iyong layunin ay maaaring bawasan ang mga gumawa ng silid para sa mga aktibidad sa mga quadrant I at II.
4. I-minimize o Outsource
Sa ilang mga kaso maaari mo lamang sabihin na hindi (mabuti) sa pagdaragdag ng isang tiyak na kaganapan sa iyong kalendaryo o gawain sa iyong listahan. Ang iba pang mga bagay ay kailangang gawin. Ngunit hindi iyon nangangahulugang hindi mo maaaring gawin silang mas kaunting oras o kailangan mong gawin ang mga ito.
Mayroon bang gawain sa trabaho na maaari mong i-delegate o outsource? Bilang isang manager, mas madaling magawa upang makapasa sa isang gawain sa isa sa iyong direktang mga ulat. Ngunit kahit na wala ka sa posisyon ng pangangasiwa, mag-isip tungkol sa mga maliliit na paraan na magagawa mo rin ito. Gumagamit ka ba ng oras na mano-mano ang pag-update ng isang database o system? Posible bang makipagtulungan sa isang engineer upang makahanap ng isang mas awtomatikong proseso? O maaari mong ipagpalit ang paggawa ng mga nakakapagod na gawaing bahay sa opisina upang walang sinumang tao ay natigil sa paggawa nito sa tuwing?
Kung hindi mo maipasa ang ilang mga gawain sa iba pang pakyawan, subukang bawasan ang oras at pagsisikap na kailangan nila. Upang bumalik sa halimbawa ni Turner, nakipagtulungan siya sa kanyang boss upang mabago ang proseso ng pag-uulat upang magpadala siya ng mabilis na buwanang mga snapshot at pinagsama-sama lamang ang isang mas malalim na ulat ng quarterly. Naglinis ito ng oras para sa kanya habang kinukuha pa rin ng kanyang boss at kasamahan ang mga pananaw na kailangan nila. Anuman ang naramdaman ng pag-encroach sa iyong iskedyul, tingnan kung mayroong isang paraan upang mas mababa ito.
5. Lumikha ng mga Bloke
Madaling tumingin sa malayo at bumalik upang makita ang iyong kalendaryo na sumabog na may iba't ibang mga pagpupulong at obligasyon. Kung ikaw o mga kasamahan na bumababa sa bawat indibidwal na item doon, iniwan ka nito ng mga slows ng ulo-down na oras at kaunting pag-asa na maisagawa ang ilan sa mga pinakamalaking gawain sa iyong plato. Bahagi ng paglilinis ng iyong iskedyul ay ang paghahanap ng mga diskarte upang maiwasan ito mula sa muling pagka-claches - tulad ng gagawin mo kung nag-oorganisa ka ng isang pisikal na puwang.
Si Chelsea Williams, isang coach ng Muse career at consultant ng talento, inirerekumenda ang pag-block ng mga chunks ng oras sa iyong kalendaryo kung hindi ka magagamit upang sagutin ang mga email o tawag sa telepono o dumalo sa mga pagpupulong. Maaari mong gamitin ito para sa mas mataas na antas ng pag-strategize o nakatuon na oras ng proyekto (isipin ang mga aktibidad na quadrant II). Dahil nakalaan na at nakikita sa iyong kalendaryo, pinipigilan nito ang iba pang mga bagay mula sa pag-iipon at imping sa oras na kailangan mo. "Lumilikha ka ng isang puwang, " sabi niya. At kung paulit-ulit mong ginagawa ang mga bloke na ito, idinagdag niya, nagiging natural na bahagi sila ng iyong lingguhang ritmo.
"Ako ay isang malaking tagahanga ng pagharang sa oras, " sabi ni Yurovsky, na nagmumungkahi din sa pag-asa at pagtugon sa iba pang mga pangangailangan sa diskarte na ito. Kung nahanap mo ang iyong sarili na umalis sa opisina na nagmamadali at nabalisa, halimbawa, inirerekumenda niya ang pagharang sa huling 30 o 45 minuto ng araw. Maaari mong maiwasan ang pag-agos palabas ng pintuan kaagad pagkatapos ng isang pulong at bigyan ang iyong sarili ng pagkakataon na bumagsak at lumipat nang maayos. "Kung saan mo block ang oras ay nagsisimula kang makaramdam ng pag-refresh."
6. Huwag Kalimutan ang Downtime
Ang pamamahala sa oras ay hindi lamang tungkol sa pagyakap sa maraming trabaho hangga't maaari sa iyong iskedyul o ganap na linisin ito upang wala kang magagawa. Ito rin ay tungkol sa paggawa ng silid para sa mga bagay na hindi mo nais na gumana at mga nagpapahintulot sa iyo na muling magkarga.
"Gusto mong magkaroon ng sinasadya na napiling tagumpay, " sabi ni Vanderkam. "Pag-isipan mo kung ano talaga ang nagpapasaya sa akin?" Maaaring ito ay likas na katangian, ehersisyo, mga kaibigan, sining, pagluluto, o anumang bagay na nasisiyahan ka na pumupuno sa iyong mga baterya ng metaphorical. Para kay Vanderkam, ang pagbabasa ay isa sa mga bagay na iyon. "Nakatitiyak ako siguraduhin na mayroon akong mabuting mga libro na basahin, " sabi niya, dahil "kapag mayroon akong isang magandang libro binabasa ko iyon ang ginagawa ko bilang aking default na downtime na pagpipilian." Kapag hindi siya, siya (tulad ng marami sa atin) ay nabibiktima ng walang pag-scroll sa social media.
Hindi kinakailangan na kailangan mong lapis ang downtime sa iyong kalendaryo (o, erm, i-click at i-type ito roon) -Kasiyahan kung iyon ang gusto mo, pumunta para dito! Tandaan lamang na dapat itong maging isang sinasadyang bahagi ng equation. "May posibilidad kaming punan ang bukas na espasyo dahil inihahambing namin ang bagay na hiniling namin na gawin o pag-iisip tungkol sa paggawa ng wala, " sabi ni Vanderkam. "Hindi iyon ang tamang paghahambing. Ang paghahambing ay sa lahat ng iba pang mga bagay na maaari mong gawin. "
7. Ipagpalagay na Hinaharap na Ikaw ay Nasa kasalukuyan
Kung pinag-uusapan mo ang isang Huwebes tatlong linggo ang layo, madaling isipin, "Oh sigurado na malaya ako, tunog na!" At i-pop ito sa iyong kalendaryo nang hindi isinasaalang-alang kung maramdaman mo ang parehong paraan sa Miyerkules ng tatlong linggo minus sa isang araw mula ngayon.
Ngunit "kapag nag-iisip ka tungkol sa isang bagay sa hinaharap, tanungin ang iyong sarili kung gagawin mo ito bukas, " sabi ni Vanderkam. "Alam mo kung gaano karaming enerhiya ang mayroon ka ngayon at ipagpalagay na ito ay magiging katulad na bukas. Pinapayagan ka nitong maging mas mapanghusga. "Sa madaling sabi, kung hindi ka magiging nasasabik na gawin ito ngayon o bukas, marahil ay hindi ka nasasabik na gawin ito ng tatlong buwan mula ngayon, kaya't gawin ang iyong mga desisyon nang naaayon. Sapagkat "sa kalaunan ay magiging bukas."
Iyon ay sinabi, si Vanderkam ay nag-iingat laban sa paggawa ng isang ugali ng pagkansela ng matagal na mga plano sa huling minuto. "Kung nakatuon ka na gumawa ng isang bagay at kung ito ay sa mga taong pinahahalagahan mo, marahil ay dapat mo lamang ituring ito bilang isang karanasan sa pagkatuto, " sabi niya. "Paalalahanan ang iyong sarili na ito ay hindi magandang pakiramdam at paano ko maiiwasan ito sa hinaharap?"
Sa madaling salita, ang paglilinis ng iyong iskedyul ay hindi palaging tungkol sa pag-alis ng mga bagay na mayroon na - marahil sa panganib na mapinsala ang propesyonal o personal na mga relasyon. Ito ay tungkol sa pagkuha ng isang hawakan sa iyong oras at pinapanatili itong maayos na pasulong.
Isipin ang iyong paglilinis ng iskedyul bilang isang pang-matagalang layunin. "Hinihikayat ko ang mga tao na maging matapang, " sabi ni Vanderkam. Kung ikaw ay isang maliit na matapang at maraming sinasadya, magagawa mong mas mababa sa hindi mo gusto at higit pa sa iyong ginagawa.
