Paano Mag-uri-uriin ang Data sa Excel

Sinasaklaw ng artikulong ito ang iba't ibang mga paraan ng pag-uuri ng data sa loob ng Excel. Ang impormasyon na maaaring matagpuan sa iba't ibang mga seksyon ng artikulong ito ay may kasamang mga tagubilin kung paano:

1. Pagsunud-sunurin ang paggamit ng Single ColumnPagsunud-sunurin at Filter o Hot Keys
2. Pagbukud-bukurin ang Maramihang Mga Haligi
3. Pagsunud-sunurin ayon sa Mga Petsa o Times
4. Pagsunud-sunurin ayon sa Mga Araw ng Linggo, Buwan o iba pang Pasadyang Mga Listahan
5. Pagsunud-sunurin ayon sa Mga Hilera - Pag-Reordering Mga Haligi

Pagpili ng Data upang ma-sort

Bago maisama ang data, kailangang malaman ng Excel ang eksaktong saklaw na dapat ayusin, at kadalasan, ang Excel ay medyo maganda sa pagpili ng mga lugar ng mga kaugnay na data, hangga't kapag ito ay ipinasok ang mga sumusunod na kondisyon ay natugunan:

1. Walang mga blangko na hanay o haligi ang naiwan sa loob ng isang lugar ng kaugnay na data.
2. Ang mga blangkong hanay at mga haligi ay naiwan sa pagitan ng mga lugar na may kaugnay na data.

Tatalakayin ng Excel, medyo tumpak, kung ang lugar ng datos ay may mga pangalan ng patlang at ibukod ang hilera mula sa mga rekord upang maayos. Gayunpaman, na pinapayagan ang Excel na piliin ang hanay upang maayos ay maaaring maging peligroso - lalo na sa malalaking halaga ng data na mahirap suriin.

Upang matiyak na ang tamang data ay pinili, i-highlight ang hanay bago simulan ang uri. Kung ang parehong hanay ay paulit-ulit na pinagsunod-sunod, ang pinakamahusay na diskarte ay upang bigyan ito ng isang Pangalan.

Ayusin ang Key at Pagbukud-bukurin Order sa Excel

Ang pag-uuri ay nangangailangan ng paggamit ng isang susi ng uri at isang uri ng order. Ang uri ng susi ang data sa haligi o haligi na gusto mong pag-uri-uriin; ito ay nakilala sa heading ng haligi o pangalan ng patlang. Sa larawan sa itaas, ang mga posibleng mga key ng pag-uuri ay ID ng Mag-aaral, Pangalan, Edad, Programa, at Pagsisimula ng Buwan Sa isang mabilis na pag-uuri, ang pag-click sa isang solong cell sa hanay na naglalaman ng uri ng susi ay sapat na upang sabihin sa Excel kung anong uri ang key.

Para sa mga halaga ng teksto o numeric, ang dalawang pagpipilian para sa uri ng order ay pataas at pababang.

Kapag ginagamit ang Pagsunud-sunurin at Filter na pindutan sa Bahay tab ng laso, ang mga pagpipilian sa pag-uri-uriin sa listahan ng drop-down ay magbabago depende sa uri ng data sa napiling hanay.

Mabilis na Pagsunud-sunurin ang paggamit ng Pagbungkal at Filter

Sa Excel, isang mabilis na uri ay maaaring isagawa gamit ang Pagsunud-sunurin at Filter na pindutan sa Bahay tab ng laso.

Ang mga hakbang sa pagsasagawa ng mabilis na uri ay:

1. Mag-click sa isang cell sa hanay na naglalaman ng uri ng susi.
2. Mag-click sa Bahay tab ng laso.
3. I-click ang Pagsunud-sunurin at Filter na pindutan upang buksan ang drop-down na menu ng mga opsyon sa pag-uuri.
4. I-click ang isa sa dalawang pagpipilian upang mai-uri-uriin sa alinman sa pataas o pababang order.

Pagsunud-sunurin ang Maramihang Mga Hanay ng Data sa Excel

Bilang karagdagan sa pagsasagawa ng isang mabilis na uri batay sa isang solong hanay ng data, ang custom na uri ng pag-uuri ng Excel ay nagbibigay-daan sa iyo upang mai-uri-uriin ang maraming mga hanay sa pamamagitan ng pagtukoy ng maraming mga susi sa pag-uuri. Sa mga uri ng multi-haligi, ang mga key ng pag-uuri ay nakilala sa pamamagitan ng pagpili sa mga heading ng haligi sa kahon ng Pag-uuri ng dialog.

Tulad ng isang mabilis na uri, ang mga susi ng pag-uuri ay tinukoy sa pamamagitan ng pagkilala sa mga heading ng hanay o mga pangalan ng patlang, sa talahanayan na naglalaman ng uri ng susi.

Pagsunud-sunurin sa Halimbawa ng Maramihang Mga Haligi

Sa halimbawa sa itaas, ang mga sumusunod na hakbang ay sinusunod upang ayusin ang data sa saklaw H2 sa L12 sa dalawang haligi ng data - una sa pangalan, at pagkatapos ay sa pamamagitan ng edad.

1. I-highlight ang hanay ng mga selula upang maayos.
2. Mag-click sa Bahay tab ng laso.
3. Mag-click sa Pagsunud-sunurin at Filter icon sa laso upang buksan ang drop-down na listahan.
4. Mag-click sa Custom Sort sa listahan ng drop-down upang ilabas ang Ayusin dialog box.
5. Sa ilalim ng Haligi heading sa dialog box, piliin Pangalan mula sa listahan ng drop-down upang i-uri muna ang data ng haligi ng Pangalan.
6. Ang Pagbukud-bukurin Ang pagpipilian ay naiwang naka-set Mga Halaga - dahil ang uri ay batay sa aktwal na data sa talahanayan.
7. Sa ilalim ng Uri ng Order heading, pumili Z sa A mula sa listahan ng drop-down upang ayusin ang Pangalan ng data sa pababang pagkakasunud-sunod.
8. Sa tuktok ng dialog box, mag-click sa Magdagdag ng Antas na pindutan upang idagdag ang pangalawang uri ng opsyon.
9. Para sa ikalawang uri ng susi, sa ilalim Haligi heading, pumili Edad mula sa listahan ng drop-down upang mag-uri-uriin ang mga tala na may mga duplicate na pangalan ng hanay ng Edad.
10. Sa ilalim Uri ng Order heading, pumili Pinakamalaking sa Pinakamaliit mula sa listahan ng drop-down upang ayusin ang data ng Edad sa pababang pagkakasunud-sunod.
11. Mag-click OK sa dialog box upang isara ang dialog box at uriin ang data.

Bilang isang resulta ng pagtukoy ng pangalawang uri ng susi, sa halimbawa sa itaas, ang dalawang talaan na may magkatulad na halaga para sa Pangalan Ang mga patlang ay karagdagang pinagsunod-sunod sa pababang pagkakasunud-sunod gamit ang Edad na nagreresulta sa rekord para sa estudyante na si Wilson, 21 taong gulang, bago ang rekord para sa ikalawang Wilson, na edad 19.

Ang Unang Hilera: Haligi ng Mga Haligi o Data

Ang hanay ng data na pinili para sa pag-uuri sa halimbawa sa itaas ay kasama ang mga heading ng hanay sa itaas ng unang hilera ng data.

Natuklasan ng Excel na ang hanay na ito ay naglalaman ng data na naiiba mula sa data sa mga kasunod na hanay upang ipagpalagay na ang unang hilera ay maging mga heading ng hanay at ayusin ang mga magagamit na opsyon sa Ayusin dialog box upang isama ang mga ito.

Ang isang criterion na ginagamit ng Excel upang matukoy kung ang unang hilera ay naglalaman ng mga heading ng hanay ay ang pag-format. Sa halimbawa sa itaas, ang teksto sa unang hanay ay isang iba't ibang mga font at ito ay isang iba't ibang kulay mula sa data sa iba pang mga hilera.

Kung ang unang hanay ay hindi naglalaman ng mga pamagat, ginagamit ng Excel ang haligi ng haligi, tulad ng Haligi D o Haligi E, bilang mga pagpipilian sa Haligi opsyon ng Ayusin dialog box.

Ang Excel ay gumagamit ng gayong pagkakaiba sa paggawa ng pagpapasiya nito kung ang unang hilera ay isang hanay ng heading, at ito ay medyo maganda sa pagkuha ng tama, ngunit ito ay hindi maaaring magkamali. Kung ang Excel ay nagkakamali, naglalaman ang kahon ng dialog na Suriin ang isang checkbox - Ang aking data ay may mga header - na maaaring magamit upang i-override ang awtomatikong pagpili.

Pagsunud-sunurin ang Data ayon sa Petsa o Oras sa Excel

Bilang karagdagan sa pag-uuri ng data ng teksto ayon sa alpabeto o mga numero mula sa pinakamalaki hanggang sa pinakamaliit, ang mga pagpipilian sa pag-uuri ng Excel ay kasama ang mga halaga ng pag-uuri ng petsa. Magagamit na mga uri ng order na magagamit para sa mga petsa kasama ang:

• Pataas na pagkakasunud-sunod - pinakaluma sa pinakabago;
• Descending order - pinakabago sa pinakaluma.

Quick Sort vs. Sort Sort Box

Dahil ang mga petsa at oras ay naka-format na data lamang, para sa mga uri sa isang solong hanay, tulad ng Petsa ng Paghiram sa aming halimbawa, ang paraan ng quicksort ay maaaring matagumpay na magamit. Para sa mga uri na kinasasangkutan ng maramihang mga haligi ng mga petsa o oras, kailangang magamit ang kahon ng dialog na Pagsunud - tulad ng pag-uuri ng maraming hanay ng numero o data ng teksto.

Pagsunud-sunuran ayon sa Halimbawa ng Petsa

Upang magsagawa ng mabilis na pag-uuri ayon sa petsa sa pataas na pagkakasunud-sunod - pinakaluma sa pinakabago - para sa halimbawa sa larawan sa itaas, ang mga hakbang ay magiging:

1. I-highlight ang hanay ng mga selula upang maayos.
2. Mag-click sa Bahay tab ng laso.
3. Mag-click sa Pagsunud-sunurin at Filter icon sa laso upang buksan ang drop-down na listahan.
4. Mag-click sa Custom Sort sa listahan ng drop-down upang ilabas ang Ayusin dialog box.
5. Sa ilalim ng Haligi heading sa dialog box, piliin Hiniram mula sa listahan ng drop-down upang i-uri muna ang data ng haligi ng Pangalan.
6. Ang Pagbukud-bukurin Ang pagpipilian ay naiwang naka-set Mga Halaga - dahil ang uri ay batay sa aktwal na data sa talahanayan.
7. Sa ilalim ng Uri ng Order heading, pumili Pinakaluma sa Pinakabago mula sa listahan ng drop-down upang ayusin ang mga petsa
8. Mag-click OK sa dialog box upang isara ang dialog box at uriin ang data.

Kung ang mga resulta ng pag-uuri sa pamamagitan ng petsa ay hindi naka-out tulad ng inaasahan, ang data sa hanay na naglalaman ng uri ng susi ay maaaring maglaman ng mga petsa o mga oras na naka-imbak bilang data ng teksto sa halip na bilang mga numero (mga petsa at beses lamang ang na-format na data ng numero).

Mixed Data at Quick Sorts

Kapag ginagamit ang mabilis na paraan ng pag-uuri, kung ang mga talaan na naglalaman ng data ng teksto at numero ay magkakasama, ang Excel ay binubukod nang hiwalay ang numero at data ng teksto sa pamamagitan ng paglalagay ng mga talaan sa data ng teksto sa ibaba ng pinagsunod-sunod na listahan.

Maaari ring isama ng Excel ang mga heading ng hanay sa mga resulta ng pag-uuri, na binibigyang-kahulugan ang mga ito bilang isa pang hanay ng data ng teksto sa halip na bilang mga pangalan ng patlang para sa talahanayan ng data.

Posibleng Pag-uuri ng Babala

Kung ang kahon ng Kahon ng Pag-uuri ay ginagamit, kahit na para sa mga uri sa isang haligi, maaaring ipakita ng Excel ang isang mensahe na babala sa iyo na nakatagpo ito ng data na nakaimbak bilang teksto at nagbibigay sa iyo ng pagpipilian upang:

• Pagsunud-sunurin ang anumang bagay na mukhang bilang isang numero bilang isang numero.
• Pagsunud-sunurin ang mga numero at numero na naka-imbak ng teksto nang hiwalay

Kung pipiliin mo ang unang pagpipilian, sisubukan ng Excel na ilagay ang data ng teksto sa tamang lokasyon ng mga resulta ng pag-uuri. Piliin ang ikalawang opsyon at ilalagay ng Excel ang mga talaan na naglalaman ng data ng teksto sa ilalim ng mga resulta ng pag-uuri - tulad ng ginagawa nito sa mabilis na mga uri.

Pag-uuri ng Data sa pamamagitan ng Mga Araw ng Linggo o ng Buwan sa Excel

Maaari mo ring pagbukud-bukurin ang data sa pamamagitan ng mga araw ng linggo o ng mga buwan ng taon gamit ang parehong built-in na pasadyang listahan na ginagamit ng Excel upang magdagdag ng mga araw o buwan sa isang worksheet gamit ang hawakan ng punan. Pinapayagan ng listahang ito ang pag-uuri ayon sa mga araw o buwan nang magkasunod sa halip na sa alpabetikong pagkakasunud-sunod.

Tulad ng iba pang mga pagpipilian sa pag-uuri, ang pagbubukod ng mga halaga sa pamamagitan ng isang pasadyang listahan ay maaaring ipakita sa pataas (Linggo hanggang Sabado / Enero hanggang Disyembre) o pababang pagkakasunud-sunod (Sabado hanggang Linggo / Disyembre hanggang Enero).

Sa larawan sa itaas, sinundan ang sumusunod na mga hakbang upang pag-uri-uriin ang sample ng data sa saklaw H2 sa L12 sa mga buwan ng taon:

1. I-highlight ang hanay ng mga selula upang maayos.
2. Mag-click sa Bahay tab ng laso.
3. Mag-click sa Pagsunud-sunurin at Filter icon sa laso upang buksan ang drop-down na listahan.
4. Mag-click sa Custom Sort sa listahan ng drop-down upang ilabas ang Ayusin dialog box.
5. Sa ilalim ng Haligi heading sa dialog box, piliin Nagsimula ang Buwan mula sa listahan ng drop-down upang mai-uri-uriin ang data sa pamamagitan ng mga buwan ng taon.
6. Ang Pagbukud-bukurin Ang pagpipilian ay naiwang naka-set Mga Halaga - dahil ang uri ay batay sa aktwal na data sa talahanayan.
7. Sa ilalim ng Uri ng Order heading, mag-click sa down arrow sa tabi ng default A hanggang Z pagpipilian upang buksan ang drop-down na menu.
8. Sa menu, piliin Pasadyang Listahan upang buksan ang Pasadyang Mga Listahan dialog box.
9. Sa kaliwang bintana ng dialog box, mag-click nang isang beses sa listahan: Enero, Pebrero, Marso, Abril … upang piliin ito.
10. Mag-click OK upang kumpirmahin ang pagpili at bumalik sa Ayusin ang dialog box.
11. Ang napiling listahan -Enero, Pebrero, Marso, Abril - ay ipapakita sa ilalim ng Order heading.
12. Mag-click OK upang isara ang dialog box at uriin ang data sa pamamagitan ng mga buwan ng taon.

Bilang default, ang mga pasadyang listahan ay ipinapakita lamang sa pataas order sa Pasadyang Mga Listahan dialog box. Upang pag-uri-uriin ang data sa pababang pagkakasunud-sunod gamit ang isang pasadyang listahan pagkatapos na mapili ang nais na listahan upang ipinapakita ito sa ilalim ng Order heading sa kahon ng kahon ng Pag-uuri:

1. Mag-click sa down na arrow sa tabi ng ipinapakita na listahan, tulad ng Enero, Pebrero, Marso, Abril …, upang buksan ang drop-down na menu.
2. Sa menu, piliin ang opsyon ng custom na listahan na ipinapakita sa pababang pagkakasunud-sunod, tulad ng Disyembre, Nobyembre, Oktubre, Setyembre …
3. Mag-click OK upang isara ang dialog box at ayusin ang data sa pababang pagkakasunud-sunod gamit ang pasadyang listahan.

Pagsunud-sunurin ayon sa mga hilera upang muling ayusin ang mga Haligi sa Excel

Tulad ng ipinapakita sa nakaraang mga opsyon sa pag-uri-uri, ang data ay karaniwang pinagsunod-sunod gamit ang mga heading ng hanay o mga pangalan ng patlang, at ang resulta ay ang muling pagsasaayos ng buong mga hanay o mga talaan ng data. Ang isang mas kilala, at samakatuwid, ang mas kaunting gamit na opsyon sa pag-uuri sa Excel ay ang pag-uri-uriin ayon sa hanay, na may epekto sa pag-aayos ng pagkakasunud-sunod ng mga haligi na naiwan sa isang worksheet

Ang isang dahilan para sa pag-uuri ayon sa hilera ay upang tumugma sa hanay ng hanay sa pagitan ng iba't ibang mga talahanayan ng data. Gamit ang mga haligi sa parehong kaliwa papunta sa tamang pagkakasunod-sunod, mas madaling ihambing ang mga tala o kopyahin at ilipat ang data sa pagitan ng mga talahanayan.

Pag-customize ng Order ng Haligi

Gayunpaman, napakaliit, nakakakuha ng mga haligi sa tamang pagkakasunud-sunod ng isang tapat na gawain dahil sa mga limitasyon ng mga pataas at pababang mga pagpipilian sa pag-uuri para sa mga halaga. Kadalasan, ito ay kinakailangan upang magamit ang isang pasadyang uri ng pag-uuri, at ang Excel ay may kasamang mga pagpipilian para sa pag-uuri ayon sa kulay ng cell o font o sa pamamagitan ng mga kondisyong mga icon ng pag-format.

Ang pinakamadaling paraan ng pagsasabi sa Excel ang pagkakasunud-sunod ng mga hanay ay upang magdagdag ng isang hilera sa itaas o ibaba ng talahanayan ng data na naglalaman ng mga numero 1, 2, 3, 4... na nagpapahiwatig ng pagkakasunud-sunod ng mga hanay na naiwan sa kanan. Pag-aayos sa pamamagitan ng mga hilera pagkatapos ay nagiging isang simpleng bagay ng pag-uuri ng mga haligi pinakamaliit sa pinakamalaking sa pamamagitan ng hilera na naglalaman ng mga numero.

Kapag ang uri ay tapos na, ang dagdag na hilera ng mga numero ay maaaring madaling matanggal.

Pagsunud-sunurin ayon sa Mga Halimbawa ng Mga Hilig

Sa sample ng data na ginamit para sa seryeng ito sa mga opsyon sa Excel na uri, ang ID ng Mag-aaral Ang haligi ay laging unang nasa kaliwa, na sinusundan ng Pangalan at karaniwan Edad.

Sa halimbawang ito, tulad ng ipinapakita sa imahe sa itaas, ang mga haligi ay muling inayos upang ang Programa Ang haligi ay unang nasa kaliwa na sinusundan ng Nagsimula ang Buwan, ​Pangalan, atbp.

Ginamit ang mga sumusunod na hakbang upang baguhin ang hanay ng hanay sa nakikita sa larawan sa itaas:

1. Magpasok ng blangko na hilera sa itaas ng hanay na naglalaman ng mga pangalan ng field.
2. Sa bagong hanay na ito, ipasok ang sumusunod na mga numero na natira sa kanan simula sa haligi H: 5, 3, 4, 1, 2.
3. I-highlight ang hanay ng H2 hanggang L13.
4. Mag-click sa Bahay tab ng laso.
5. Mag-click sa Pagsunud-sunurin at Filter icon sa laso upang buksan ang drop-down na listahan.
6. Mag-click sa Custom Sort sa listahan ng drop-down upang ilabas ang Ayusin dialog box.
7. Sa ilalim ng dialog box, mag-click sa Mga Pagpipilian .. upang buksan ang Pagsunud-sunurin ang Mga Opsyon dialog box.
8. Sa seksyon ng Orientation ng pangalawang dialog box na ito, mag-click sa Ayusin ang kaliwa sa kanan upang ayusin ang pagkakasunud-sunod ng mga hanay na natitira sa kanan sa worksheet.
9. Mag-click OK upang isara ang dialog box na ito.
10. Gamit ang pagbabago sa Oryentasyon, ang Haligi heading sa Ayusin Binago ang dialog box sa Hilera .
11. Sa ilalim ng Hilera heading, pumili upang maayos ayon sa Hilera 2 - ang hilera na naglalaman ng mga custom na numero.
12. Ang Pagbukud-bukurin Ang pagpipilian ay naiwang naka-set Mga Halaga .
13. Sa ilalim ng Uri ng Order heading, pumili Pinakamaliit hanggang Pinakamalaking mula sa listahan ng drop-down upang ayusin ang mga numero sa hilera 2 sa pataas na pagkakasunud-sunod.
14. Mag-click OK upang isara ang dialog box at i-uri-uriin ang mga hanay na natira sa kanan ng mga numero sa hilera 2.
15. Ang pagkakasunud-sunod ng mga haligi ay dapat magsimula sa Programa sinusundan ng Pagsisimula ng Buwan, Pangalan, atbp.

Paggamit ng Mga Custom na Opsyon sa Pagsunud-sunurin sa Excel upang I-order muli ang Mga Haligi

Tulad ng nabanggit sa itaas, habang magagamit ang mga custom na uri sa kahon ng dialog ng Pagsunud-sunurin sa Excel, hindi madaling gamitin ang mga pagpipiliang ito pagdating sa muling pagsasaayos ng mga haligi sa isang worksheet. Ang mga opsyon para sa paglikha ng isang pasadyang uri ng pag-uuri na magagamit sa kahon ng Pagsunud-sunurin ay ang pag-uri-uriin ang data sa pamamagitan ng kulay ng cell, kulay ng font, at icon.

Maliban kung ang bawat haligi ay may natatanging pag-format na inilalapat, tulad ng iba't ibang mga font o mga kulay ng cell, ang pag-format ay kailangang idagdag sa mga indibidwal na mga cell sa parehong hilera para sa bawat haligi na muling ayusin.

Halimbawa, gamitin ang kulay ng font upang muling ayusin ang mga haligi sa larawan sa itaas:

1. Mag-click sa bawat isa pangalan ng patlang at baguhin ang kulay ng font para sa bawat isa, tulad ng pula, berde, asul, atbp.
2. Sa kahon ng kahon ng Pag-uuri, itakda ang Pagbukud-bukurin pagpipilian sa Kulay ng Font .
3. Sa ilalim Order, mano-manong itakda ang order ng mga kulay ng mga pangalan ng patlang upang tumugma sa nais na order ng haligi.
4. Pagkatapos ng pag-uuri, i-reset ang kulay ng font para sa bawat pangalan ng patlang.