Ang Gettysburg Address ay 271 salita ang haba.
Kahapon, nakatanggap ako ng isang email sa pagbabago ng patakaran ng kumpanya patungkol sa pagpili ng kape at tsaa na 350.
Alam ko - mahalaga ang kape. Ngunit kung si Lincoln ay nakapagsasalita ng mahusay na pagsabi sa isang hinati na bansa tungkol sa kahalagahan ng sangkatauhan at pagkakapantay-pantay sa 271 salita, sa palagay ko dapat nating maipadala ang mga email na may kaugnayan sa trabaho na medyo mas maikli.
Maraming beses, natatakot kaming maging maikli sa mga email dahil hindi namin nais na tunog ng kahulugan, o dahil sa palagay namin kailangan naming magbigay ng maraming impormasyon o direksyon upang maabot ang aming punto. At patas iyon. Ngunit sa palagay ko lahat kami ay sumasang-ayon na mas kaunting email ang gagawing mas madali ang aming pagtatrabaho sa buong buhay. At nagsisimula ito sa paggawa ng bawat isa nang kaunti lamang.
Narito ang isang mabilis at madaling gabay upang mapanatiling maikli at matamis ang iyong mga email (nang walang tunog tulad ng isang masigla).
Gupitin ang Fluff
Kumuha ako ng maraming mga email na nagsisimula sa fluff. At habang, sigurado, kaaya-aya, maaari rin itong maging isang pag-aaksaya ng oras, lalo na kung hindi kita kilala, o kung makikita kita sa isang pagpupulong sa 4 PM.
Sa madaling salita, hindi mo kailangang simulan ang bawat email na nagsasabi sa mga tao na inaasahan na mayroon silang isang magandang katapusan ng linggo. Maliban kung tunay na naabot mo ang isang tao upang makibalita, ipagpalagay na lang nating lahat na ang lahat ay nagkaroon ng magandang katapusan ng linggo, inaasahan ang paparating na, at sa pangkalahatan ay maayos ang paggawa. At pagkatapos ay bumaba sa negosyo.
Gupitin ang Mga Karagdagang Salita
Nagdagdag kami lahat ng mga dagdag na salita sa aming pagsulat sa pana-panahon para sa iba't ibang mga kadahilanan. Ginagawang mas malinaw ang mga paglilipat. Pinapalambot nito ang matigas na wika. Minsan, ginagawang mas matalinong ito sa amin.
Gayunpaman, sa email, ang iyong trabaho ay hindi upang likhain ang pinaka perpekto na liham sa mundo, ito ay upang makipag-usap nang mabilis at madali. Sa katunayan, hinamon ko kayo na alisin ang anumang mga salita o parirala na hindi kinakailangan.
Kunin ang sumusunod na pangungusap mula sa isang mensahe na natanggap ko kamakailan:
Sa puntong ito sa oras, sa palagay ko ay magkakaroon tayo ng maraming kahulugan para sa ating lahat upang muling magkasama sa isyu at makabuo ng ilang pangunahing mga punto para sa talakayan sa aming pagpupulong sa dalawang linggo na makakatulong sa amin na maging malapit sa paghahanap ng isang solusyon na gumagana para sa lahat ng mga partido.
Ano ang pangunahing punto dito? Mahirap sabihin sa maraming mga karagdagang salita. Ang isang pariralang tulad ng, "sa puntong ito sa oras" ay hindi magdagdag ng anupaman, at sa gayon ay hindi kailangang isama. Bakit hindi mo muling isulat ito?
"Tayo ay magkaroon ng 2-3 puntos sa talakayan bago ang aming susunod na pagpupulong."
Alam ng bawat isa sa thread kung ano ang iyong pinag-uusapan, mayroong isang malinaw na punto sa pangungusap, at pinutol mo lang ang iyong bilang ng salita ng halos 70%.
Maging Maingat, Hindi Malito
Minsan ay nagkaroon ako ng isang boss na magpapadala sa akin ng maikli, mabulok na mga email na walang kahulugan. Makakakuha ako ng isang email sa 8 AM na sinasabi lamang ang sumusunod:
"Pangasiwaan ang unang bagay sa Facebook ngayon. -MJ ”
Ano ang ibig niyang sabihin sa paghawak? Ano ang tungkol sa Facebook na kailangang hawakan? Ang kanyang email na ginawa sa akin magtanong ng maraming mga katanungan pabalik, na kailangan niyang sagutin pagkatapos. Kahit na ang kanyang paunang email ay maikli, nais naming magtapos ng pagpapalitan ng mas maraming mga email at pag-aaksaya ng mas maraming oras kaysa sa kung isinama lamang niya ang kaunting impormasyon sa unang pagkakataon. Kung nagdagdag siya ng ilang higit pang mga salita, sabihin, "Pangasiwaan ang unang sagot ng gumagamit ng Facebook ngayon dahil marami kaming mga reklamo sa magdamag, " maiiwasan namin ang hindi kinakailangang pabalik-balik.
Ang pagiging matalino sa iyong mga salita at maikling sa iyong pagpapatupad ay hindi lamang nangangahulugang maikli. Tiyaking malinaw ka pa rin sa iyong mensahe.
Upang I-Recap
Bago ka mag-apoy ng isang email, kumuha ng dagdag na 30 segundo at basahin ito. Itanong sa iyong sarili ang mga sumusunod na katanungan:
- Mayroon bang malinaw, madaling maunawaan na punto sa email na ito?
- Mayroon bang anumang maaari kong gawin na hindi idinagdag sa pangunahing punto?
- Maaari bang gawing gawing simple ang anumang bagay?
Kung mas sinasanay mo ang iyong sarili upang suriin ang iyong pagsulat, mas makikita mo na may mga lugar na mapapabuti. At, mas mahalaga, mas magsisimulang awtomatiko mong gawin ang mga pagbabagong ito sa hinaharap na mga email.
Ang pangwakas na tip: Ilagay ang iyong mga email sa isang salitang counter upang makita kung gaano karaming mga salita na iyong average bawat bawat email - maaaring mabigla ka. Subaybayan ang iyong pag-unlad at makita kung gaano kababa ang maaari kang pumunta.
