Ang komprontasyon (lalo na ang paghaharap sa trabaho) ay hindi kailanman masaya para sa sinuman. Ngunit kahit na hindi komportable kaysa sa pagsisikap na sabihin ang isang bagay na hindi kasiya-siya sa mukha ng isang tao ay sinusubukan na ipahayag ang mga damdamin sa email.
Bilang co-founder ng isang ganap na virtual na samahan na may higit sa 120 na nag-aambag sa buong mundo, nagkaroon ako ng aking patas na bahagi ng mga nakakatakot na paghaharap ng mga email. Kaya, ano ang dapat mong gawin kung nakita mo ang iyong sarili sa isang kahalagahan sa pag-email? Narito ang ilang mga tip.
1. Huwag Resort sa Email Maliban kung Mayroon Ka Nang
Dapat itong pumunta nang walang sinasabi, ngunit mahalaga: Ang email ay hindi dapat bago ang iyong unang pagpipilian para sa komunikasyon sa paghaharap. Sa katunayan, dapat lamang itong gamitin bilang isang huling paraan.
Huwag magpadala ng isang email sa paghaharap sa isang tao maliban kung sinubukan mong makipag-ugnay sa kanya sa bawat iba pang posibleng paraan na walang tagumpay, o kung ang problema ay napilitang kailangan niyang sabihin kaagad at ang magagamit lamang ang pagpipilian ay email. Bilang karagdagan, ang mga email ng komprontasyon ay dapat gamitin lamang para sa mas maliliit na isyu, hindi malaki, mga pagbabago sa buhay na mga kaganapan (tulad ng pagpapaputok ng isang tao; sa isip, na hindi bababa sa magagawa sa Skype o isang platform kung saan makikita mo ang mukha ng isang tao).
Mayroong dalawang pangunahing mga kadahilanan para sa pangangatwiran na ito. Una, ang pakikipag-ugnay sa harapan (kahit na sa pamamagitan ng Skype o Google Hangout) ay nagbibigay-daan sa ibang tao na pumili ng mga facial cues at body language sa ilang degree, na makakatulong sa iyo na mas mahusay na makuha ang iyong punto. Pangalawa, ang mga salita sa isang email ay maaaring dalhin sa labas ng konteksto (madali ang konteksto ng email mismo), at hindi mo nais ang isang sitwasyon na sumasabog sa iyong mukha (cue ang ibang tao na pupunta sa iyong boss upang magreklamo tungkol sa ang email mo).
Gayunpaman, tiyak na may mga oras na kakailanganin mong gumamit ng email, at tiwala sa akin, sa mga sitwasyong iyon, mas mahusay na makipag-usap sa pamamagitan ng email kaysa sa hindi.
2. Maging Matuwid at Tiyak na Posibleng
Ang pinakamahalagang bahagi ng pagsulat ng isang email ay ang sabihin lamang ang nais mong sabihin. Dalhin ang iyong komentaryo o iba pang mga saloobin sa labas nito (hindi ito dapat maging isang nobela), at dumiretso lamang sa puntong ito. Ang iyong buong email ng paghaharap ay dapat lamang maging isang pares ng mga pangungusap, at ang layunin ay dapat na ilipat ang komunikasyon sa offline at sa totoong buhay nang mabilis.
Anong ibig sabihin niyan? Huwag matalo sa paligid ng bush, huwag mong isuka ang lahat na nasa isip, at talagang huwag humingi ng tawad sa iyong sinasabi. Maaari mo pa ring gawin ito nang walang kahulugan - bilang isang halimbawa, suriin ang email sa ibaba na ipinadala ko sa isa sa aking mga nag-aambag na manunulat.
Gayundin, kung sa palagay mo ay hindi mo maipaliwanag ang iyong kaso sa anim na mga pangungusap o mas kaunti, marahil ang paksa ay masyadong malaki at mabalahibo para sa email. Pagkatapos ng lahat, hindi mo nais na mabawasan ang isang maselan na sitwasyon. Ang isang maikling email na tumugon sa mga napalampas na mga deadline, kalidad ng assignment, kawalan, o pag-unlad ay maayos - ngunit maaari mo lamang isipin kung gaano kahila ang kahanga-hangang magpadala ng isang email na nagsabing, "Hoy, at nais, ipaalam sa iyo nasusulat na. Malamig."
3. Alok na Magagamit sa Chat
Ang isa pang problema na lumitaw kapag nakikipag-usap ka sa isang tao sa pamamagitan ng email ay ang online na komunikasyon ay napaka-isang panig. Ang iba pa ay hindi kaagad sumasang-ayon sa iyo; sa halip, natatanggap nila ang iyong email, binasa ito, tumugon, at iba pa. Kaya, maaari itong tumagal ng ilang sandali para sa parehong partido upang matuklasan ang kanilang mga puntos, at karaniwang hindi marami ang nakamit.
Kahit na ipinadala mo ang paghaharap sa pamamagitan ng email, dapat mong bigyan ang pagpipilian ng ibang tao na tumugon sa pamamagitan ng ibang medium. Ang pagtatapos ng isang sulat na may tulad ng, "Tiyak na ipaalam sa akin kung mayroon kang anumang mga katanungan, at kung nais mong talakayin ito nang higit pa, maaari naming ganap na grab ang tanghalian o hop sa Skype."
4. Mag-isip Bago ka Ipadala
Bago mo ipadala ang iyong email na whizzing sa pamamagitan ng cyberspace, isipin mo ang iyong sarili, Kung nakita ito ng aking mga superyor, ano ang iisipin nila sa sinabi ko? Ang paggawa nito ay maaaring mapigilan ka mula sa pagpapadala ng isang email na masyadong malupit o na nagbibigay ng ibang vibe kaysa sa inaasahan mo. Kung sa palagay mo ay makakakuha ng maling mensahe ang iyong boss na tumitingin sa iyong email nang walang konteksto, pagkatapos ay oras na upang bumalik sa drawing board.
Kung maaari, subukang at isulat ang iyong email sa isang araw (o hindi bababa sa ilang oras) bago mo ipadala ito. Kung isinusulat mo ang iyong sulat sa gitna ng galit, nais mo ng kaunting paglamig bago makita ng ibang tao ang iyong mensahe. Hindi maraming magagandang pagpapasya ang nagawa sa init ng galit, at tiyak na hindi mo nais na mailagay sa panganib ang iyong reputasyon dahil nagpadala ka ng isang hindi-napakahusay na na-word na email.
5. Maging Handa Para sa Sumagot (O Hindi)
Siyempre, ang mga email ay isang two-way na kalye; siguraduhin na handa ka para sa anuman at lahat ng mga reaksyon kapag nagpapadala ka ng anumang uri ng paghaharap. Bilang karagdagan, maglaan ng pag-isip tungkol sa kung ano ang iyong gagawin sa iba't ibang mga sitwasyon, tulad ng kung ang tao sa kabilang dulo ay hindi tumugon o kung siya ay sumabog sa iyo ng 10 minuto mamaya.
Halimbawa, kung ang manunulat na ipinadala ko sa email na iyon sa itaas ay hindi tumugon sa loob ng tatlo o apat na araw, magpapadala ako ng isang follow up email na may isang deadline o ultimatum (tulad ng, "Kung hindi ko naririnig mula sa iyo sa pamamagitan ng, Ipapalagay ko na hindi ka na interesado sa pagsusulat para sa The Prospect ”). Naglalagay ito ng kaunti pang presyon sa ibang tao na tumugon.
At sa kaso na nakatanggap ka ng isang bastos o galit na tugon, maglaan ng ilang oras (hindi bababa sa ilang oras) bago sumagot. Maaari itong maging mapang-akit sa apoy pabalik at napakadali para sa isang mensahe upang maging isang email war zone. At muli, ang iyong pangunahing layunin ay dapat na lumabas mula sa likuran ng kalasag ng email at upang pag-usapan ang mga bagay sa harapan.
