Pagkalipas ng ilang taon, lumakad ako sa isang posisyon sa pamamahala kung saan, sa kauna-unahang pagkakataon, ako ang responsable sa pangangasiwa ng isang koponan. Gamit ang aking MBA sa kamay at masusing pagsusuri ng aking uri ng Myers-Briggs, naisip ko na magiging isang simoy sa pamamahala at pag-udyok sa mga taong nakatrabaho ko.
Ngunit, habang ang mga tool ay napatunayan na kapaki-pakinabang, hindi nila ako lubos na naghanda para sa isa sa mga pinakamahirap na bahagi ng pagiging isang tagapamahala: pagbibigay ng mga taunang pagsusuri sa pagganap. Lumiliko, kinatakutan ng mga tagapamahala tulad ng ginagawa ng mga empleyado! Gayunpaman, sa kabila ng aming likas na pag-iwas, ang mga pagsusuri ay hindi maiiwasang (at mahalaga) na bahagi ng trabaho, at isang kritikal na bahagi ng paglaki ng iyong koponan. Kaya, kung nilalayon mong maging isang superstar manager, oras na upang maging mahusay sa mga pagsusuri hangga't maaari mong gawin.
Sa diwa, narito kung paano magsimula.
Ang Mga Pangunahing Kaalaman
Maaari kang matukso na magtapon ng iyong top-of-mind feedback para sa iyong mga empleyado sa isang linggo bago ang isang pagsusuri, ngunit marahil ay alam mo na na hindi mo dapat. Dapat mong tratuhin ang proseso bilang isang pang-taon na aktibidad at mag-isip nang mabuti nang maaga pa. Ang pagpaplano ay makakatulong sa iyo na maihatid ang mas kumpletong puna at, kapag ang pag-review ng panahon ay gumulong, walang mga sorpresa para sa iyo o sa iyong mga empleyado - at iyon ang dapat mong pagsisikap.
Magsimula sa pamamagitan ng pagkilala sa pinakamahusay na oras ng taon upang magsagawa ng iyong mga pagsusuri. Alamin kung ang iyong samahan ay may isang ginustong iskedyul o proseso (ginagawa ng karamihan sa mga malalaking kumpanya) at isaalang-alang kung maganap ang iyong proseso ng pagbabadyet o kung mayroon kang pagpipilian na ibigay ang mga bonus. Kung mayroon kang kakayahang umangkop, nais mong maiwasan ang mga panahon ng mataas na lakas ng tunog, dahil ang proseso ng paghahanda at feedback ay maaaring maging hinihingi at matindi, at walang nagnanais na gumawa ng mga pagsusuri sa panahon ng abala.
Susunod, bumuo ng iyong taunang timeline nang naaayon, at ipagbigay-alam ang tiyempo sa iyong mga empleyado. Walang anuman tungkol sa isang pagsusuri - mula sa nilalaman hanggang sa tiyempo - ay dapat na magulat.
Ngayon, para sa kadalian, sabihin nating ang panahon ng pagsusuri ay sa katapusan ng taon, sa Disyembre. Narito kung ano ang dapat hitsura ng iyong taunang iskedyul:
Enero (Panimula ng Taon)
Itakda ang Mga Layunin at Inaasahan
Sa simula ng taon, magkaroon ng isang pulong sa iyong mga empleyado upang ibahagi ang iyong taunang mga layunin at inaasahan para sa koponan. Pagkatapos, makipagkita sa kanila nang paisa-isa upang magtakda ng kanilang sariling mga layunin sa pagganap. Hindi lamang nito tinitiyak na ang lahat ay malinaw sa kanilang mga inaasahan para sa taon, nagbibigay din ito sa iyo ng parehong malinaw na balangkas upang sundin sa tuwing tatalakayin mo ang pagganap sa mga darating na buwan.
Ang pinakamahusay na paraan upang magtakda ng mga layunin ay ang paggamit ng SMART ( S pecific, M easyurable, A chievable, R esults-oriented, T ime-bound) na balangkas. (Kailangan ng isang panimulang aklat? Kumuha ng briefed sa mga pangunahing kaalaman dito.) At tandaan na habang ang mga layunin ay dapat na tiyak sa tungkulin ng bawat tao, dapat ding malinaw na nakahanay sa mga layunin ng organisasyon upang ang mga empleyado ay makita kung paano nakakaapekto ang kanilang pagganap sa buong koponan.
Matapos ang mga pagpupulong, i-type ang mga layunin ng kumpanya at ang mga layunin ng bawat empleyado, at ilagay ang mga ito sa isang email. Pinahahalagahan ng iyong mga empleyado na alam nilang nagtatrabaho mula sa parehong kopya na ikaw at magkakaroon sila ng isang malinaw na roadmap na sundin sa buong taon.
Marso, Hunyo, at Setyembre (Tuwing 3 Buwan o Buwan)
Gawin ang Mga Pagpupulong-Sentro ng Sentro
Ang mga tagapamahala ay madalas na natatakot tungkol sa pagbubuod at pagkomento sa pagganap ng mga tao sa panahon ng mga pagsusuri, ngunit ang katotohanan ay, wala kang nasasakop sa taunang pagpupulong ay dapat na bagong impormasyon. Sa halip, dapat mong subaybayan ang mga layunin ng iyong mga empleyado at bibigyan sila ng puna sa buong taon. Mas gusto mo bang magkaroon ng buwanang o quarterly check-in, i-pre-iskedyul ang mga pagpupulong na ito sa simula ng taon upang hindi na sila itulak sa back burner.
Bago ang bawat pulong, maghanda ng isang maikling agenda. Dapat mong suriin ang taunang mga layunin ng empleyado, talakayin ang mga inaasahan na iyong nabalangkas, at tugunan ang anumang mga katanungan o karagdagang mga atas na mayroon ka. Kung mayroong quarterly sukatan o pang-matagalang pag-update ng proyekto upang suriin, ngayon ang oras na gawin ito.
Gusto mo ring gumugol ng oras sa pagbibigay sa bawat tao ng hindi pormal na puna sa kanyang pagganap, kabilang ang pag-aalok ng papuri kung saan nararapat at matugunan ang anumang patuloy o potensyal na mga isyu. (Oo, ito ang matigas na bahagi.) Ang isang bagay na natagpuan kong kapaki-pakinabang ay ang pag-frame ng mga puna sa mga tuntunin ng pag-uugali na dapat magsimula , ihinto , o magpatuloy : Maaaring gusto ng isang empleyado na simulan ka ng cc'ing sa mga email sa iba pang mga tagapamahala, ihinto ang pagkuha ng mahabang pahinga sa tanghalian, o magpatuloy na i-on ang mga proyekto nangunguna sa oras ng pagtatapos. Gawin itong pag-uusap, at hilingin sa bawat empleyado na ibahagi ang kanyang sariling mga saloobin at katanungan.
Matapos ang bawat pulong na ito, gumawa ng mga tala para sa iyong sarili tungkol sa iyong napag-usapan. Tiwala sa akin - kapag ang pagtatapos ng taon ay gumulong, matutuwa kang magkaroon ng mga tala na ito upang matulungan kang buod ang taon at alalahanin kung ano ang napag-usapan mo sa mga tao sa unang quarter ng mag-asawa.
Oktubre / Nobyembre (Dalawang Buwan Bago Suriin)
Hilingin sa Iyong mga empleyado na Maghanda
Ilang buwan bago ang aktwal na mga pagsusuri, iskedyul ng mga petsa para sa opisyal na pagpupulong sa bawat miyembro ng koponan. Sa puntong ito, dapat mo ring hilingin sa kanila na simulan ang paghila ng magkasama ng kanilang taunang mga resulta. Magsimula sa anumang opisyal na pormularyo na nais ng iyong kumpanya na magamit mo, o lumikha ng iyong sarili, na humihiling sa bawat empleyado na likhain ang isang buod ng kanyang mga pangunahing responsibilidad sa trabaho, kasalukuyang proyekto sa trabaho, at isang pagbabalik ng mga layunin at nakamit.
Maaari ring makatulong na makumpleto ng bawat empleyado ang isang nakasulat na pagsusuri sa sarili. Hindi lamang ito nakakatulong sa mga empleyado na pakiramdam na mayroon silang sinasabi sa proseso, ngunit hinamon sa kanila na tingnan ang isang matapat na pagtingin sa kanilang sariling pag-uugali sa trabaho, na kapaki-pakinabang kapag pinag-uusapan ang kanilang pagganap. Ang pinakamahusay na pagsusuri sa sarili ay may kasamang 6-10 bukas na mga tanong, tulad ng: Ano ang mga nagawa na pinakapuri mo sa taong ito? Saan ka napabagal ng mga inaasahan at layunin ng koponan o sa iyong sarili? Ano ang iyong mga lugar para sa paglaki at paano mo ito tinatalakay? Mayroon bang mga bagay na magagawa ng iyong manager upang higit na suportahan ang iyong pag-unlad at tagumpay?
Nobyembre (Anim na Linggo Bago Suriin)
Ihanda ang Iyong Sarili bilang isang Manager
Samantala, dapat mong gumastos ng mga buwan bago ang mga pagsusuri na pinagsama ang iyong sariling mga tala at mga resulta para sa bawat empleyado. Simulan upang tipunin ang parehong dami ng mga pagganap ng empleyado, tulad ng mga ulat ng benta, talaan ng tawag, at mga ulat sa deadline, pati na rin ang mga hakbang sa husay, na maaaring magsama ng puna mula sa mga kliyente at customer o iyong personal na obserbasyon. Hilahin ang mga tala na kinuha mo sa taon sa iyong mga pagpupulong sa touch-base.
Ang isang karaniwang tool ay ang pagsusuri sa 360-degree, na batay sa pagtatasa sa sarili at pagsusuri ng mga empleyado, pati na rin ang superyor at subordinate na puna. Maaari kang makahanap ng isang napaka-simpleng bersyon sa HowsMyWork.com o isang mas malawak na bersyon sa Inc.com. Huwag mag-atubiling iakma ang mga template na ito upang matugunan ang iyong sariling mga pangangailangan.
Habang sinusuri mo ang mga resulta, tanungin ang iyong sarili sa sumusunod: Natugunan ba ng taong ito ang kanyang mga layunin, iyong inaasahan, at mga tagapagpahiwatig ng tagumpay ng kumpanya? Kung hindi, bakit-at maaari mong baguhin ito? Kung oo - mayroon bang mga gantimpala, pagkilala, o mas malalaking proyekto na maaari mong italaga upang mapalakas ang iyong mga performer ng bituin? Narito ang mga bonus na pumasok!
Disyembre (1 Buwan Bago Suriin)
Ihanda ang Iyong Dokumentasyon
Kapag nagawa mo na ang lahat ng iyong pananaliksik, oras na upang maipon ang pagtatasa sa sarili ng bawat empleyado, lahat ng panlabas na puna, at anumang nauugnay na data - gamitin ang impormasyong ito upang maghanda ng mga form ng pagsusuri, nakasulat na mga sulat na nagpapaliwanag sa iyong puna, at mga punto ng pakikipag-usap para sa iyong mukha- harapan ng talakayan.
Una, alamin ang format o istraktura na nais mong gamitin. Mayroon kang ilang kakayahang umangkop dito, ngunit pumili ng isang istraktura na kapwa nararamdaman ng komprehensibo at makakatulong sa iyong empleyado na sundin. Maaari mong, halimbawa, pag-istruktura ang pagsusuri sa paligid ng mga layunin na pinagsama mo, pinag-uusapan ang mga ito nang paisa-isa, o sa paligid ng mga pangunahing proyekto ng empleyado, pagpunta sa proyekto at pag-uusapan ng mga may-katuturang mga layunin habang nagpapatuloy ka.
Kung gayon, kahit anong format ang napagpasyahan mo, nais mong makilala ang parehong mga lugar para sa kumpirmasyon at paghihikayat pati na rin ang anumang mga lugar na nababahala (o, mga lugar kung saan ang isang empleyado ay maaaring magpatuloy na lumago). Para sa bawat kategorya, pumili ng 2-3 pangunahing mga lugar upang ituon, upang ang iyong pag-uusap ay makaramdam ng malaking, nakatuon pa. Bumuo ng mga punto ng pakikipag-usap na sinusuportahan ng data na iyong nakolekta, kung gayon, para sa bawat punto, isama ang isang buod ng iyong mga inaasahan sa hinaharap at ang mga item na aksyon na may kaugnayan sa layuning ito. (Ang mga empleyado, lalo na ang mga mahusay na gumaganap na mga empleyado - galit na lumabas mula sa isang pagsusuri na pakiramdam na wala silang makukuha rito, o tulad ng hindi nila sigurado kung ano ang susunod na gawin. Kaya kahit sa mga lugar na maayos ang ginagawa ng isang tao, dapat mong isipin tungkol sa mga susunod na hakbang at hinaharap o "mag-abot" na mga layunin.)
Sa lahat ng mga mapagkukunang ito sa kamay, handa kang magkaroon ng isang makabuluhang pag-uusap sa bawat miyembro ng iyong koponan.
Katapusan ng Disyembre
Gawin ang Tagpuan ng Repasuhin ng In-Tao
Ngayon, oras na upang umupo kasama ang iyong mga empleyado para sa opisyal na pagsusuri. Ito ang pinaka-mapaghamong bahagi ng proseso, ngunit ito rin ang pinakamahalaga. Kaya, manatiling nakatutok para sa susunod na bahagi ng aming serye, kung saan malalaman mo kung paano magsagawa ng pagsusuri - kasama ang pananaw tungkol sa pagharap sa iba't ibang uri ng pagkatao at epektibong paghingi ng puna.
