Naramdaman mo bang sumisigaw ka sa isang itim na butas kapag nagpadala ka ng isang email o nag-iwan ng voicemail para sa isang tao? Inilalagay mo ang iyong kahilingan sa uniberso-at pagkatapos ay umupo sa iyong desk kasama ang iyong mga daliri na tumawid, umaasa para sa isang napapanahong tugon.
Salamat sa aking trabaho sa mundo ng PR, nakita ko na ang lahat pagdating sa mga hindi nasagot na mensahe. Pinamamahalaan ko ang mga liham sa CEO ng kliyente (aka ang walang tigil na abala), ang mga executive at ligal na koponan ng mga kliyente ng aking kliyente (aka ang iniisip kong hindi ako mahalaga), at ang media (aka ang mga hindi gustong makitungo sa mga taong PR). At sa kahabaan ng paraan, marami akong natutunan tungkol sa kung paano makakuha ng mga sagot kapag kailangan mo sila.
Hindi mahalaga ang dahilan ng pagkaantala, narito ang ilang mga tip para sa pagkuha ng mga abala (at oo, nakakainis) mabagal na tumugon upang bigyang-pansin.
Gawin ang Koneksyon
Una at pinakamahalaga, kapag kumonekta ka sa ibang tao, dapat mong bigyan siya ng dahilan upang nais mong tulungan ka.
Magsimula sa pamamagitan ng pag-iwas sa mga pagkakamali na agad na ididiskonekta ang tatanggap. Ang pagsulat ng mali sa kanyang pangalan ay isang mabuting halimbawa: alam kong pangunahing ito, ngunit hindi ko masabi sa iyo kung gaano karaming mga email ang nakukuha ko para sa Ashely o Ashleigh - at kapag nagawa ko, nakita ko ang aking sarili na agad na inis at hindi gaanong malamang na tumugon nang mabilis. Gayundin, subukang huwag tumunog tulad ng isang sales pitch (halimbawa, "Nais kong makipag-usap sa iyo tungkol sa …") - walang sinumang nais makitungo doon.
Sa halip, makuha ang atensyon ng iyong contact sa pamamagitan ng paggawa ng lahat na nauugnay sa kanya. Gusto kong sabihin ang lahat ng posible sa "ikaw" - halimbawa, sa halip na sabihin, "Kailangan kong tingnan ang mga form na ito, " sabihin, "Ang iyong kliyente ay nangangailangan ng pag-apruba sa mga form na ito." Ito ay isang simple ngunit epektibong trick.
Maaari ka ring mag-apela sa mga tao sa pamamagitan ng pag-play sa kanilang pagkatao o mainit na mga pindutan. Halimbawa, ang isang taong may kaunting kaakuhan ay malamang na tumugon nang mabuti sa isang pagkilala kung gaano siya kahalaga (halimbawa, "Napagtanto ko ang kahalagahan ng iyong oras, kaya iminumungkahi ko na makakuha kami ng isang 10-minutong tawag upang talakayin ang pag-aaral sa kaso. ").
Gawing Madali itong Sagutin nang Mabilis
Kahit na ang iyong contact ay interesado na tumulong, ang isang taong abala ay hindi magkakaroon ng oras upang magbunot ng damo sa pamamagitan ng isang naka-convoluted na email o makinig sa isang mahaba at nakakadulas na voicemail. Kaya, siguraduhin na i-streamline mo ang iyong mensahe at gawing madali para sa kanya na tumugon nang mabilis sa pamamagitan ng paggamit ng mga sumusunod na taktika.
Magkaroon ng isang Linya ng Paksang may Kaalaman
Gamitin ang iyong linya ng paksa upang maipahiwatig ang iyong pangangailangan kaagad at tulungan ang tatanggap na unahin ang iyong kahilingan. Simula sa isang bagay tulad ng, "Para sa Repasuhin, " "Nangangailangan ng Feedback, " o "Mangyaring Tugon sa Martes, " ay isang mabilis na paraan upang maging malinaw ang iyong mga inaasahan mula sa pag-iwas.
Dumiretso sa Punto
Huwag gumastos ng maraming oras sa iyong mensahe na may mga hindi nauugnay na impormasyon o mga nicitions. Maging magalang sa isang mabilis, "Sana ngayong umaga ay gumagamot ka ng mabuti, " pagkatapos ay sumisid sa pagpapakilala at dahilan para makipagtalo sa tatanggap. Panatilihin itong simple pati na rin (halimbawa, "Ang iyong kliyente X at nagtatrabaho ako nang sama-sama sa Y, at ipinagbigay-alam sa akin na ikaw ang pinakamahusay na contact para sa Z").
Bigyan ang Mga Takdang Panahon ng Takdang-Aralin
Upang maiwasan ang iyong email o voicemail na mailagay sa tumpok ng "tuwing makukuha ko ito, " magtanong ng mga tukoy na katanungan o magbigay ng mga item na aksyon, at magbigay ng isang timeline para kung gusto mo ng isang tugon. Sa ilang mga proyekto at kliyente, natagpuan ko ang tagumpay sa pagsasabi, "Mangyaring magbigay ng puna sa Biyernes. Sa oras na iyon, i-update at ipadala ko ang dokumentong ito sa natitirang koponan para suriin. "Ito ay isang magandang paraan upang ipahiwatig, " Kung hindi mo ito nakuha sa oras, nawala mo ang iyong sinabi sa bagay na ito . "
Magbigay ng isang Rekomendasyon
Kung naghahanap ka ng isang sagot sa isang katanungan o isang resolusyon sa isang isyu, palaging magbigay ng ilang iba't ibang mga pagpipilian at ang iyong rekomendasyon. Sa pamamagitan nito, ang taong nakikipag-ugnay ay dapat mong isipin nang mas kaunti at maaaring tumugon nang mabilis "Oo, maayos ang iyong rekomendasyon, " o "Sumama tayo sa opsyon # 1."
Sundin ang Matalino
Kaya't pinadali mo para tumugon ang iyong tatanggap, at hindi ka pa rin nakakakuha ng sagot. Ano ngayon? Panahon na para sa pag-follow-up. Maaari itong maging mahirap hawakan upang balansehin ang pagiging kapaki-pakinabang at nakakainis sa yugtong ito, ngunit posible sa pamamagitan ng pagsunod sa tamang linya ng komunikasyon.
Matapos ang iyong paunang email, oras ng isang mabilis na pag-follow-up na may katuturan ayon sa iyong deadline. Ang email na ito ay dapat isama ang iyong orihinal na email sa isang maikling pangungusap sa tuktok na nagpapaalala sa iyong pakikipag-ugnay sa orihinal na kahilingan at deadline. Gayundin, siguraduhin na muling mag-recite ng anumang kinakailangang mga materyales.
Ang isang pangalawang email at hindi ka pa rin nakakakuha ng tugon? Oras para sa isang tawag sa telepono. (Maghintay ng hindi bababa sa 24 na oras pagkatapos maipadala ang follow-up email, maliban kung talagang kailangan mo ng isang bagay nang mas maaga.) Kung nakakuha ka ng tao sa telepono o mag-iwan ng voicemail, maging maikli. Paalalahanan siya sa orihinal na email, kung sino ka, at kung ano ang kailangan mo.
Hindi alintana kung paano ka sumunod, palaging iwanan kasama ang susunod na hakbang na nasa iyong mga kamay - "Susundan ulit ako bukas, " o "Kung hindi ako nakarinig mula sa iyo sa pagtatapos ng araw, magiging ako isinasama ang natitirang feedback ng koponan at pagpapadala sa kliyente. "
At tiyaking subaybayan ang lahat ng mga pagtatangka na makipag-ugnay sa tao - ang pagtukoy sa mga ito ay maaaring makatulong na maipahiwatig ang iyong pagkadali at mapapatunayan na kapaki-pakinabang kung napipilit mong magdala ng back-up upang matulungan ka.
Hilahin ang Malalaking Baril
Sa tala na iyon, kung sinubukan mong makipag-ugnay sa isang tao nang maraming beses upang hindi mapakinabangan, subukang kopyahin ang ibang mga partido sa iyong mga kahilingan. Tumugon sa iyong orihinal na email (muli), magdagdag ng isang "Nais lamang na mag-check in sa ibaba ng email. Nagkaroon ka ba ng pagkakataon na…? ”At kopyahin ang iyong boss, ang kliyente, o kung sino pa man na sa tingin mo ay mapapalabas siya. Hindi ito ang aking paboritong bagay na dapat gawin, at maaari mong inisin ang kaunting tumatanggap, ngunit tiyak na makakakuha ka ng tugon sa isang kurot.
Ang iyong pangwakas na pagpipilian ay upang makahanap ng isa pang contact na maaaring sagutin ang iyong katanungan o itulak ang orihinal na tatanggap upang tumugon. Maaari itong maging isang panloob na pakikipag-ugnay sa kung sino ang mayroon kang isang mahusay na relasyon o isang taong may higit na kapangyarihan. Caveat: Kapag umabot sa sitwasyong ito, hindi mo nais na sisihin ang orihinal na pakikipag-ugnay. Sa halip, itakda lamang ito bilang, "Kailangan kong makuha ang gumagalaw na ASAP na ito - makakatulong ka ba sa akin?"
Sino ang nakakaalam ng isang email o voicemail ay maaaring maging kumplikado? Hindi mahalaga kung ano ang iyong industriya, ang sulat sa iba ay halos palaging isang pangangailangan at, sa kasamaang palad, ang mabagal na pokes ay palaging umiiral. Ngunit sa mga tip na ito, dapat mong makuha ang mga sagot na kailangan mo sa isang napapanahong fashion (o, hindi bababa sa, sa ilang mga punto). Ngayon ay lumabas doon at kumuha ng ilang mga sagot!
