"Huwag suriin ang iyong email sa lahat ng oras!"
Narinig mo na ito dati, at maririnig mo ito muli bilang isang paraan upang mapagbuti ang iyong pagiging produktibo at itigil ang pagiging isang alipin sa iyong inbox.
Malinaw na, bagaman, mas madali ang sinabi kaysa sa tapos na. Marami sa atin ang tumatanggap ng daan-daang mga email bawat araw (kahit na oras!), Ginagawa itong mas at mas mahirap na pabalikin ang pagtugon sa isang tukoy na oras ng araw.
Gayunpaman, sinusuportahan ng agham ngayon ang paniwala na kailangan mo talagang bumaba sa iyong email account upang maging mas produktibo sa lahat ng iyong ginagawa. Sa isang kamakailan-lamang na piraso para sa The New York Times , si Daniel J. Levitin, isang propesor sa McGill University, ay tinalakay ang kanyang trabaho sa collaborator na si Vinod Menon. Natuklasan ng dalawa na dahil sa circuitry ng utak, ang mga tao ay patuloy na lumilipat sa pagitan ng dalawang estado ng kamalayan: pagiging alinman sa task-positibo (aktibong nakatuon sa isang gawain sa kamay) o gawain-negatibo (pagala-gala o pangungutya). Ang "Seesawing" masyadong mabilis sa pagitan ng dalawang network na ito ay maaaring iwanan ang iyong utak na pakiramdam "nahihilo" at hindi makapangako sa alinmang estado. At kailan ka mas malamang na nasa malito sa pagitan? Kapag nasa social media ka o nag-surf sa web.
Mas kawili-wili, natagpuan ng dalawa na sinusuportahan ng agham ang lumang payo: Talagang hindi ka gaanong nagagawa kapag sinuri mo ang email sa lahat ng oras. Bakit? Sapagkat ang pagkabalisa ay pinipigilan ang iyong kakayahan na talagang magtago sa isang estado ng pag-iisip o sa iba pa.
Sinusulat ni Levitin, "Ang isang email na alam mo ay nakaupo, hindi pa nababasa, ay maaaring magbawas ng mga mapagkukunan habang ang iyong utak ay patuloy na iniisip ito, na nakakagambala sa iyo sa iyong ginagawa. Ano ang maaaring nasa loob nito? Sino ang galing nito? Ito ba ay mabuting balita o masamang balita? Mas mainam na iwanan ang iyong programa sa email kaysa marinig ang patuloy na ping at malaman na binabalewala mo ang mga mensahe. "
Ano ang solusyon ni Levitin at Menon sa pagsagot sa email ngunit hindi hayaang makuha nito ang iyong buhay? Tratuhin ito tulad ng anumang iba pang indibidwal na proyekto o gawain, at magtabi ng tukoy na oras para sa mga email sa iyong araw. At kung ang tunog na iyon ay matigas (nag-iisa ang mga adik sa email!), Narito ang ilang mga simpleng paraan upang mapalabas ang iyong sarili sa iyong inbox at pag-iskedyul ng tunay na oras ng pagsagot sa email.
1. Patayin ang Mga Abiso sa Push
Tulad ng naisulat ni Levitin sa kanyang artikulo, maaaring itaguyod ang iyong mga abiso sa iyong telepono sa iyong pagkabalisa sa pag-iwan ng mga email na walang sagot (pagkatapos ng lahat, ang pagdinig na ping tuwing limang segundo ay nakakagambala). Kaya, kontrolin muli. Huwag paganahin ang iyong mga notification sa pagtulak, at suriin lamang ang iyong email kapag handa ka nang gumawa ng ilang oras dito.
2. Patayin ang Email
Kung patuloy pa rin ang pagsuri ng email sa iyong telepono, tanggalin mo na lamang ang iyong mga email account upang hindi ka mahikayat na masilip ang isang mabilis na pagsilip sa pagitan ng mga pagpupulong o sa oras ng tanghalian ng negosyo.
3. I-block ang Oras
Tulad ng anumang iba pang proyekto o regular na pagpupulong, hadlangan ang oras araw-araw upang gumastos ng pagsagot sa email nang walang pagkagambala. Ilagay ito sa iyong kalendaryo at dumikit sa oras araw-araw na iyong nakatuon sa pagsagot sa email.
Bilang karagdagan, kumuha ng isang gawain sa iyong oras ng email, at maghanda tulad ng gusto mo para sa isang pulong o isang proyekto. Isara ang mga tab at dokumento para sa iba pang proyekto. Dumikit sa iyong mga earphone at makinig sa isang tukoy na playlist ng email sa pagsagot. Siguraduhin lamang na ulitin mo ang iyong mga hakbang sa bawat oras.
4. I-install ang Mga Application sa Pamamahala
Sa sandaling naiskedyul ang iyong regular na oras ng email, siguraduhin na ito ay bilang produktibo at mahusay hangga't maaari. I-install ang mga app tulad ng Mailbox (na ginagawang mas madaling gamitin ang iyong inbox) o The Email Game (na hahamon ka upang makuha ang iyong mga hindi nasagot na email nang mas mabilis). Ang mas mahusay na maging, mas magagawa mong i-maximize ang iyong oras.
Nag-aalala na ang mga tao ay magagalit sa iyo para sa hindi magagamit sa pamamagitan ng email 24/7? Kapag nakita nila kung gaano ka produktibo, marahil ay hindi mahalaga ito ng kaunti. At kung ang lahat ng iba ay nabigo, sabihin lamang sa kanila na ito ay agham.
