Ito ay isang magandang tag-araw ng Biyernes ng umaga, at nakaposisyon ka para sa isang maagang paglayo mula sa opisina. Pagkatapos ay suriin mo ang iyong inbox at cringe. Baka magmura. Narito ito - ang pamagat ng mensahe na pula, ang punto ng bulalas na nagmamarka ng kagyat na ito. Ang iyong pangarap ng isang maaraw na Biyernes na masayang oras sa beach ay natutunaw habang binabasa mo ang kahilingan na kailangan ng 4 PM ngayon.
Nandiyan na kaming lahat. Ang dreaded fire drill - office jargon para sa hindi planado, hindi inaasahang, mataas na enerhiya na panghihimasok sa iyong mapayapang Biyernes. Dahil haharapin natin ito, ang mga drills ng sunog ay hindi kailanman nangyayari sa isang magandang panahon, di ba?
Ang mga kagyat na sitwasyong ito ay hindi lamang kumakain sa iyong mga plano na umalis nang maaga sa isang hapon ng Biyernes - madalas din silang rip ang natitirang listahan ng iyong dapat gawin sa mga pag-ikot. Bigla-bigla, ginugol mo ang buong araw sa isang drill ng sunog, habang ang natitirang mga responsibilidad ay nahulog sa tabi ng daan. Paano mo ito panatilihing magkasama at manatili sa track kapag ang mga bomba na ito ay bumaba sa iyong produktibo?
Hindi mahalaga kung saan ka nagtatrabaho, ang mga emergency na ito ay walang pagsala na magiging bahagi ng buhay ng trabaho. Gamitin ang mga tip na ito upang lapitan ang mga ito ng isang bagong pananaw, upang maaari mong ilipat ang mga ito nang mas mahusay at mabawi nang mas mabilis - at sa isip, iwasan ang mga ito sa hinaharap.
Linawin ang Takdang Aralin
Wala nang mas masahol kaysa sa pagpunit sa isang assignment sa sunog at pagkatapos ay sinabihan, "Hindi iyon ang gusto ko."
Kapag mabilis kang gumagalaw, madalas mong nakalimutan na tanungin ang mga katanungan na magbibigay ng isang malinaw na hangarin para sa iyong dapat maihatid. At, kapag ang iyong manager ay nasa gulat, maaaring hindi rin siya malinaw na 100%. Ang pagtatanong ng mga magagandang katanungan - tulad ng mga sumusunod - ay makakapagtipid sa iyo ng maraming oras:
-
Ano ang problema na sinusubukan nating lutasin? Makakatulong ito sa iyo na linawin kung ano ang dapat na kalalabasan. Bago ka sumisid, nais mong siguraduhin na ang iyong gawain ay tutugunan ang isyu sa kamay.
-
Ano ang eksaktong paghahatid na kailangan nating ibigay? Inaasahan mong gumawa ng mga slide, isang spreadsheet, isang salaysay, o iba pa?
-
Ano ang pagmamaneho ng pangangailangan upang makumpleto ito sa pamamagitan ng 4 PM? Baka gusto ng iyong boss na makita ito ng 4 PM - kahit na hindi pa ito dapat hanggang sa kalagitnaan ng susunod na linggo - kaya't mayroon siyang oras upang maiwasang muli ito. Kung ganoon ang kaso, maaari itong magbukas ng isang window upang muling maiayos ang timeline.
-
Ano ang iba pang mga pagpipilian na mayroon tayo? Siguro ay tapos na ang trabaho na maaaring repurposed at na-update, sa halip na lumikha ng isang bagay mula sa simula.
-
Anong karagdagang impormasyon ang kailangan natin upang magawa ito? Kapag nakakuha ka ng mga ulo tungkol sa isang kagyat na atas, isipin mo kung sino pa ang kailangan mong hilahin, pagkatapos ay ihanda ang mga ito. Tumawag sa Megan sa accounting gamit ang isang ulo na kakailanganin mo ng mga numero, o tawagan si Dorinda sa serbisyo ng customer upang ipaalam sa kanya na kailangan niyang kunin ang pinakabagong data ng survey.
- Ano ang pagkakataon na gastos ng paglilipat ng lahat sa drill ng apoy na ito? Ipaalam sa isang tao kung ano ang mahuhulog sa iyong plato ngayon dahil sa kaunlaran na ito. Makakatulong ito sa iyo na matukoy kung ang fire drill ba talaga ang dapat mong maging prioridad, o kung ang isa pa sa iyong mga proyekto ay dapat panatilihin ang iyong pansin.
Pag-ayos ng Timeline
Minsan ay nagtrabaho ako para sa isang tagapamahala na tinutukoy na labis na maihatid sa mga executive. Kung siya ay may tatlong araw upang magpasok ng isang bagay, hihilingin niya na ibagsak namin ang lahat at gawin ito sa loob ng ilang oras. Habang ang mabilis na pag-ikot na ito ay sadyang inilaan upang mapabilib ang mga mas mataas na pag-up, sa kasamaang palad ay nangangahulugang mga drills ng sunog para sa lahat.
Kung sa palagay mo ay nangyayari ito, magkaroon ng isang pag-uusap sa iyong boss. Tingnan kung maaari mong muling makipag-ayos sa timeline upang hindi ito isang kumpletong meltdown ng pagiging produktibo, ngunit nagawa pa rin sa isang paraan na gumagawa siya ng hitsura ng isang rock star. Kung mabibili mo ang iyong sarili kahit na isang labis na 24 na oras, ginagawang mas drill ang drill, habang binibigyan ka pa rin ng oras upang dumalo sa iyong orihinal na nakaplanong trabaho.
Huwag Abutin para sa Sakdal kung Gagawin ang "Unang Pass"
Sa aking unang karera, ang mga drills ng sunog ay isang pumatay dahil nahuhumaling ako sa trabaho upang matiyak na ganap na perpekto ito. Pagkatapos - pagkatapos kong gumugol ng ilang mga pag-ikot sa pag-redo nito - napagtanto ko na ang pag-drill ng apoy ay madalas na nangangailangan lamang ng isang "unang pass, " o isang magaspang na paunang draft.
Bago ka magsimulang magtrabaho sa isang fire drill, suriin upang makita kung saan magtatapos ang trabaho kapag tapos ka na. Kung ito ay hindi para sa isang ehekutibo o kliyente (pa), huwag obsess ito na subukan itong gawing perpekto. Ang mga drills ng apoy ay madalas na pinahihintulutan ang isang unang pumasa sa isang bagay na maaaring baguhin at maperpekto sa ibang pagkakataon.
Mabilis na Mabawi
Ang mga drills ng sunog ay maaaring itapon sa iyo mula sa kurso mula sa kung ano ang iyong pinagtatrabahuhan, kahit na matapos mong makitungo sa emerhensiya. Upang mapabalik ka nang mabilis, palaging panatilihin ang iyong nakikita at real-time na listahan ng dapat gawin. Depende sa kung paano ka pinakamahusay na gumagana at kung anong uri ng tablet o smartphone na iyong ginagamit, suriin ang mga app tulad ng todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist, o HabitRPG upang subaybayan ang iyong mga natitirang gawain.
Habang nakikipag-ugnayan ka sa mga drills ng sunog, ilipat ang pataas o pababa sa iyong listahan depende sa kung mayroon ka pa ring oras upang maisagawa. Makakatulong ito sa iyong pakiramdam na maging produktibo sa kabila ng pagkawala ng ilang oras.
Kapaki-pakinabang din na subukan ang isang pares na sinubukan-at-totoong mga hack ng produktibo sa iyong likod na bulsa upang matulungan kang mabalik ang iyong momentum nang mabilis. Halimbawa, marahil ay gumagamit ka ng paraan ng Pomodoro upang magtakda ng isang timer sa loob ng 25 minuto, at pagkatapos ay batch ang lahat ng iyong (mahalaga) mga gawain na nauugnay sa email. Pagkatapos ay gawin ang parehong para sa mga tawag sa telepono, pagkatapos ay pareho para sa paghahanda para sa mga pagpupulong na iyong susunod na linggo. Sa pamamagitan ng pagkolekta at pag-aararo sa mga katulad na gawain, mababawi mo ang iyong pakiramdam sa paggawa ng mga bagay sa kabila ng mga drills ng sunog.
Magsagawa ng repasuhin Pagkatapos ng Pagkilos
Matapos malinis ang usok ng makasagisag na usok, habang sariwa ang memorya ng lahat, makipag-chat sa iyong koponan tungkol sa nangyari at kung bakit. May blind spot ba ang team? Hindi ba ito mahinang pagpaplano na naging emergency ng lahat? Ito ba ay maaaring maiiwasan?
Upang maiwasan ang mga drills ng sunog sa hinaharap, dapat makuha ng iyong koponan ang tungkol sa nangyari at alamin kung ano ang maaari mong gawin upang maiwasan itong mangyari sa hinaharap.
Magkaroon ng Pakikipag-usap Sa Iyong Boss
Kung mayroong pare-pareho na pattern ng mga drills ng sunog sa iyong opisina, oras na para sa isang pag-uusap ng ibang uri. Isaalang-alang ang paghikayat sa iyong boss na suriin ang pattern at makita kung ano ang magagawa niya upang bawasan ang dalas.
Maging totoo at direktang: "Carmen, sa huling tatlong linggo mayroon kaming pitong mga drills ng sunog na hinugot ang koponan sa mga pangunahing prayoridad. Bilang isang resulta, ang aming mga naghahatid sa proyekto ng ABC ay nadulas, at hindi ito maganda para sa amin o para sa iyo. Ano ang maaari nating gawin upang mabawasan ang dependency sa mga emergency turn-around at itayo ang ilan sa gawaing ito sa aming regular na plano? "
Sa pamamagitan ng pagturo sa dalas at gastos ng mga drills na ito, maaari kang lumikha ng isang bagong antas ng kamalayan. At sa pamamagitan ng pagkakaroon ng isang diskarte para sa pagbawi, hindi mo pakiramdam na ginugol mo ang buong araw na nabibigyang diin ang tungkol sa kung ano ang hindi ka nagawa.
