Mayroong maraming mga mahuhusay na katulong sa pangangasiwa doon. Nakilala ko ang maraming tao, kapwa lalaki at babae, na gumawa ng mga karera bilang mga katulong sa ehekutibo, tagapamahala ng tanggapan, o mga tagapangasiwa ng administratibo, paglilinang ng kanilang mga talento sa pagpaplano ng kaganapan, pamamahala ng proyekto, at tagatawad ng kliyente sa isang karera na nagbabayad ng mahusay. Ang ganitong uri ng trabaho ay mahalaga at pinapanatili ang mga negosyo na tumatakbo.
Gayunman, ako ay hindi isang katulong sa administratibo - at lalo akong talino sa mga gawaing pang-administratibo. Magaling ako sa mga kliyente, ngunit pagdating sa pag-coordinate ng maraming paglalakbay at transportasyon ng mga tao, hindi ako iyong babae. Ako ay palakaibigan, ngunit ang aking tinig, na katulad ng sa isang 10 taong gulang, ay hindi pinahiram ang sarili sa isang pamantayang propesyonal sa telepono. Hindi ko alam kung gaano karaming pounds ng salad ng patatas upang mag-order para sa isang 20-taong tanghalian. Sa katunayan, hindi ko kailanman pinlano ang isang malaking partido - pinlano ng aking ina ang aking buong kasal.
At gayon pa man, madalas na ipinapalagay na gagampanan ko ang mga tungkulin sa administratibo sa trabaho - ang pagkuha ng mga tala, pag-order ng tanghalian, paggawa ng mga kopya - dahil ako lamang ang babaeng kasangkot sa isang proyekto. Maraming mga propesyonal na kababaihan ang nagbahagi ng mga katulad na karanasan sa akin. Sa katunayan, isang dating kasamahan sa industriya ng pag-publish at media kamakailan ay sinabi sa akin na ang kanyang mga kasamang lalaki ay pinapansin na magpadala siya ng mga paanyaya sa kalendaryo, mga silid ng pagpupulong ng libro, at kumuha ng mga tala para sa isang proyekto ng cross-departmental. Siya ay isang senior director at may higit sa 15 taong karanasan, sa par o higit sa kanyang mga kasamahan.
Ang lalong hindi nakakagulat ay ang pag-aakalang ang mga kababaihan ay kahit papaano ay mas mahusay na gawin ang mga bagay na ito kaysa sa kanilang mga katapat na lalaki. Bagaman marami kaming nagawang pag-unlad, ang ilan (bagaman, siyempre, hindi lahat) ng aming mga nakatatandang lalaki na kasamahan ay hindi maaaring tila iling ang paniniwala na ang mga gals ay mas mahusay lamang sa pagkuha ng mga tala at pagpapadala ng mga paanyaya.
Nag-aalangan akong sumulat ng isang "kung paano" tungkol sa paghawak sa sitwasyong ito dahil ang responsibilidad para sa pag-baligtad sa mga tradisyon ng kultura ay hindi dapat bumagsak lamang sa isang kasarian. Ngunit, kung katulad mo ako, mayroon kang trabaho na gawin (aktwal na gawain, ang gawain na babayaran mo) at kailangang i-nip ang problemang ito sa usbong habang nangyayari ito. Kaya, pagkilala na ang mga ito ay mga panandaliang pag-aayos para sa isang problema na aabutin ng higit sa isang pares ng mga araw ng negosyo upang iwasto, narito kung ano ang nagtrabaho para sa akin.
1. Itanong sa Iyong Sarili: Ito ba ay isang "Lahat ng Kamay sa Deck" Sandali, o Nararapat ba Ito?
Hindi ko iniisip ang pitching sa panahon ng isang "lahat ng mga kamay sa kubyerta" na sitwasyon. Halimbawa, kasalukuyang nagtatrabaho ako para sa isang maliit na pagsisimula at, bilang isang resulta ng laki at badyet ng kumpanya, ay tumupad sa mga responsibilidad na may kaugnayan sa mga operasyon, pananalapi, at HR na karaniwang hindi kakailanganin ng isang tao sa marketing. Hindi ko isinasaalang-alang ang mga karagdagang responsibilidad na hindi naaangkop, ngunit sa halip ang lay ng lupa sa startup mundo.
Kung, sa kabilang banda, nalaman mong ang mga miyembro ng iyong koponan ay paulit-ulit na humihiling sa iyo (sa halip ng iba pang mga pantay na propesyonal na may kakayahang katawan, at lalo na sa halip na iyong mga katrabaho na lalaki) na pangalagaan ang mga gawaing pang-administratibo na walang kaugnayan sa iyong posisyon - tulad ng pag-order o pagpili ng tanghalian - lumipat sa # 2.
2. Huwag Magtatag ng isang Karaniwang
Sa isa sa aking mga unang posisyon sa labas ng graduate school, inaalok kong pumili ng tanghalian para sa aking boss sa unang araw. Sinusubukan kong maging mabait, ngunit hindi ko alam na nagtakda ng isang mapanganib na nauna: Pagkatapos, hiniling niya sa akin na kumuha siya ng tanghalian sa lahat ng oras.
Walang mali sa pagiging palakaibigan at kapaki-pakinabang, ngunit maraming mga paraan ng pagpapahayag ng isang pagpayag na mapunta sa itaas at lampas sa tawag ng tungkulin bukod sa pagpapatakbo ng mga personal na pagkakamali o paglukso kapag may nangangailangan ng isang bagay na FedExed. Alamin mula sa aking pagkakamali, at mag-isip ng mahaba at mahirap bago ka bumaba sa landas na ito.
Sa katunayan, maaari mo ring itakda ang naunang hindi mo na: Kung ikaw ay nasa isang koponan ng proyekto na walang tagapangasiwa na nakatalaga dito, maglaan ng oras sa paunang pulong ng pagpaplano upang direktang matugunan ang tanong kung sino ang mag-ingat sa pag-aayos ng mga pagpupulong, pagkuha ng mga dokumento na nakalimbag, at iba pa. Inirerekumenda mula sa pag-iwas na ang mga gawaing ito ay nahahati sa lahat o kahalili ng mga miyembro ng koponan.
3. Turuan Mo silang Paano Isda
Ang layunin ng pag-boluntaryo upang makumpleto ang mga gawaing pang-administratibo ay dapat ipakita ang iyong kahandaang makipagtulungan at magawa ang trabaho, hindi upang ipakita na gagawa ka lang ng trabaho para sa ibang tao. Sa pag-iisip, kung nalaman mong ang mga kasamahan ay paulit-ulit na humihiling sa iyo na mag-scan, mag-fax, kopyahin, o mag-iskedyul ng mga pagpupulong, sabihin lamang, "Ipakita sa akin kung paano gawin ito kaya hindi mo kailangang patuloy na magtanong sa akin. Napakadali. ”At pagkatapos ay lakarin sila sa proseso.
Ito ay kapwa mapanghihinaan ng loob ang tao na humiling muli sa pabor na ito at mabawasan ang hangal na damdamin ng "Ako ay walang magawa at masama sa teknolohiya, hindi ba maganda?" Na madalas kasabay ng mga kahilingan na ito. Ikaw at ako parehong alam na ang mga gawain tulad nito ay hindi nangangailangan ng mahiwagang kapangyarihan, ilang minuto lamang ang oras. At nagsasalita ng oras:
4. Tumayo para sa Iyong Napakahalagang Oras
Kung hinihiling sa iyo ng isang kasamahan na kopyahin at mangalap ng isang stack ng 40-pahinang mga dokumento, hinihiling ka sa iyo na maglaan ng oras sa isang gawain na maaaring gawin ng maraming tao sa halip na magtrabaho sa iyong aktwal na mga proyekto, na, siguro, maaari mo lamang gawin.
Ang mga gawain ng klerikal ay mahalaga, ngunit hindi iyon nangangahulugang kailangan mong alagaan ang mga ito araw-araw. Mayroon kang ibang trabaho na dapat gawin, at paglalaan ng oras mula sa maaaring magkaroon ng masamang epekto. Kung ang iyong pagganap ay naghihirap dahil ginugol mo ang iyong oras sa mga gawain sa administratibo, makikita ito ng iyong tagapamahala bilang isang kawalan ng kakayahan upang epektibong unahin. Maaari ka ring magpadala ng isang mensahe na talagang gusto mo ang gawaing nauugnay sa operasyon. Alalahanin, sa halip, ang anumang "opsyonal" na mga responsibilidad ay dapat na mga pagkakataon upang maipakita ang iyong mga kasanayan, bumuo ng propesyonal, o ipakita sa iyong tagapamahala na sinasadya mong iniisip ang iyong hinaharap sa kumpanya.
Hindi ko lubos na mabibigyang diin na walang anumang pagwawalang-bahala tungkol sa gawaing pang-administratibo. Ngunit kung wala ka sa isang papel na pang-administratibo, walang dahilan na dapat hilingin o ipalagay ng iyong mga kasamahan na ikaw ang default na admin dahil lamang ikaw ang nag-iisang babae sa silid ng kumperensya. Tumayo para sa iyong sarili, at bumalik sa trabaho.
