Noong una akong namamahala sa iba, naalala ko na nakatayo nang matiyaga habang sinubukan ng isang analyst sa aking koponan na makahanap ng isang dokumento na kailangan ko sa kanyang computer. Nang - makalipas ang limang minuto - sinabi niyang hindi niya mahahanap ito at mai-email ito sa akin sa sandaling matatagpuan niya ang file, nag-iwan ito ng isang hindi magandang impression sa akin (at pinapaisip ako kung ano ang iba pang mga bola na maaaring siya ay bumababa ).
Kaya, kunin ito mula sa akin: Habang ang pagbibigay ng pangalan at pag-aayos ng iyong mga file at mga folder ay maaaring hindi ang pinakapangyarihang paksa na aking nasaklaw (sabi ng babaeng nagdala sa iyo ng mga tip sa pagbadyet at mga tip sa Excel), ipinapangako ko sa iyo, ito ay isang mahalagang. Hindi lamang ang pagkakaroon ng isang naka-streamline na online na sistema ng pag-iimbak ay gawing mas madali ang iyong buhay at makatipid ka ng maraming oras, gagawa ka rin nitong lumitaw nang mas organisado at sa itaas ng iyong mga bagay sa iyong boss at kasamahan. Narito ang iyong mga alituntunin upang mabuhay.
1. Ang iyong Desktop ay ang Iyong Virtual Desk
Alam mo kung paano sinabi sa iyo ng mga tao na panatilihing malinaw ang iyong desk na ang iyong boss ay hindi sa tingin mo ay isang slob? Nalalapat ito sa desktop ng iyong computer. Ito ang lugar upang mailagay ang mga file na nagtatrabaho ka sa linggong ito, hindi ang lugar na dapat mong i-drag ang bawat attachment na iyong natanggap.
Inirerekumenda ko ang pagbibigay sa iyong desktop hanggang sa ilang mga folder hangga't maaari. Magkaroon ng isa para sa bawat malaking proyekto na kasalukuyang nagtatrabaho ka, pati na rin ang iyong folder ng master work kung saan madali mong ma-access ang lahat. Kung wala ka pa, itakda ang iyong desktop sa isang grid (upang ang iyong mga icon ay hindi kailanman mag-overlap) at tuklasin ang mahusay na kagalakan ng mga shortcut.
Kung kailangan mo ng karagdagang dagdag na tulong sa pagdadala ng istraktura sa iyong home screen, subukan ang pag-aayos ng desktop ng mga app, tulad ng Malinis o DragThing sa mga Mac o Fences sa mga PC.
2. Ang mga Folder ay Dapat Magkaroon ng Diskarte
Napansin ko na ang karamihan sa mga tao alinman sa over-folder o sa ilalim ng folder, ngunit kakaunti lamang ang nakakakuha nito. Paano malalaman kung saan ka nahulog? Tumingin sa ilan sa iyong pinaka-karaniwang o kamakailang ginamit na mga folder, at bilangin ang mga dokumento sa mga ito. Kung mayroong mga dose-dosenang at dose-dosenang mga file, maaaring gumamit ka ng kaunti pang istraktura; samantalang kung mayroon lamang isang dokumento sa ilalim ng Work Files> Client A> 2012> Nobyembre> Sales Report , siguradong isang talamak na over-folderer ka.
Narito ang ilang mga patakaran na sinusubukan kong manatili sa:
3. Ang Mga Pangalan ng File ay May Pakay
Kapag nagpangalan ka ng isang file, pumili ng isang parirala na nangangahulugang isang bagay. Kung nakakakuha ako ng isang kalakip na tinatawag na DSC1045.jpg o Draft Idea.doc , wala akong madaling paraan ng pag-alam kung ano ito - o mas mahalaga, hanapin ito sa ibang pagkakataon. Isang mabuting pagsubok: Isipin ang paghahanap ng file sa iyong desktop pagkatapos ng ilang buwan. Madali mong masasabi kung ano ito? Kung hindi, palitan ang pangalan.
Para sa mga dokumento na regular kang lumikha, tulad ng mga tala para sa buwanang mga pagpupulong ng board, mas madaling makilala ang mga dokumento sa pamamagitan ng petsa ng pagpupulong sa halip na paksa. Huwag kailanman gumamit ng Buwan-Araw-Taon, dahil ito ay mag-uuri muna sa buwan, pagkatapos ng araw, kasunod ng taon. Sa halip, gumamit ng Year-Month-Date (na may buwan sa mga numero) upang madali mong maiayos ang sunud-sunod. Halimbawa: Gumamit ng 2012-10-27 Lupon ng Pagtatanghal.pdf sa halip na Oct27-12 Pagtatanghal ng Lupon.pdf o 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Makakatipid ka nito ng toneladang oras kapag nagba-browse at maghanap sa ibang pagkakataon.
4. Kontrol ng Bersyon, Bersyon ng Pag-control, Kontrol ng Bersyon
Kung naaalala mo ang anumang bagay tungkol sa pagbibigay ng file, hayaan itong maging control control. Ang isang ito ay madali. Kapag una kang lumikha ng isang dokumento, dapat itong magtapos sa v1. Halimbawa, bibigyan ko ng isang panukala: ClientA Proposal_v1.ppt . Sa bawat oras na nai-save mo ang mga pagbabago at ipadala ito sa mga kliyente o kasamahan, i-update iyon sa bersyon 2, 3, 4, at iba pa. Kapag tapos na ang dokumento, nais mong i-save ang ClientA Proposal_vf.ppt o ClientA Proposal_final.ppt para sa madaling pag-access mamaya. Dahil walang mas masahol kaysa sa pagtataka kung mayroong isang bersyon 14, o kung ang bersyon 13 ay talagang pangwakas.
