Gaano karaming beses kang bumaba sa pag-uusap na ito?
Malinaw, ito ay isang lubhang nakakabigo na sitwasyon. Paano mo dapat pagsamahin ang mga dosenang mga email na iyong natanggap sa nakaraang ilang oras nang nag-iisa upang mahanap ang isang mahalagang mensahe na may isang gawain na nararapat na tama? At kung gumamit ka ng email sa matalinong paraan - sinusuri lamang ang iyong inbox ng ilang beses sa isang araw - hindi mo pa nakita ang mensahe!
Ito ay isang pangkaraniwang dilemma, ang isa na marahil ay naabutan ng kahit sino sa mga manggagawa sa isang punto o sa iba pa (kung hindi regular). Nakakakuha din ito ng isang mahalagang katanungan: Anong anyo ang naaangkop sa komunikasyon para sa mga kahilingan sa real-time kumpara sa mga gawain na kailangan lang makumpleto sa mga darating na araw?
Upang malutas ang tanong na ito ng etika sa komunikasyon sa opisina, si Cyrus Stoller, isang programmer, ay may isang sistema na dapat mong isaalang-alang na ipatupad sa iyong mga katrabaho. Ang pagkasira ay medyo simple:
- Kung kailangan mo ng isang bagay na nagawa sa loob ng 30 minuto, tawagan ang tao.
- Kung kailangan mo ng isang bagay na nagawa sa loob ng dalawang oras, i- text ang tao.
- Kung kailangan mo ng isang bagay na nagawa sa loob ng workday, IM ang tao.
- Kung kailangan mo ng isang bagay na nagawa sa loob ng susunod na ilang araw, mag- email sa tao.
Habang ang aktwal na pagkasira ay maaaring mag-iba depende sa kung paano gumagana ang iyong tanggapan (halimbawa, sa isang maliit na tanggapan, maaaring makatuwiran lamang na huminto sa desk ng isang tao sa halip na tumawag), kung ano ang nakukuha sa Stoller ay susi: Hindi dapat maging default ang email ay nangangahulugang komunikasyon para sa pagkuha ng anumang bagay na kailangang malaman o pakikitungo sa totoong oras.
Siyempre, ang sistemang ito ay medyo madali para sa iyo upang maipatupad kapag nagtatrabaho sa malapit na mga kasamahan at kliyente, ngunit paano ka makikipaglaro sa ibang mga tao? Narito ang ilang mga bagay na subukan:
- Mag-set up ng isang email auto-responder na nagsasabi sa mga tao kung paano ka makikipag-ugnay sa iyo kung ang bagay ay kailangang harapin sa loob ng susunod na oras o dalawa.
- Kung nakatagpo ka ng mga email na humihiling ng aksyon sa real-time, magalang na paalalahanan ang iyong mga katrabaho na gusto mo ang mensaheng ito ay na-relay sa pamamagitan ng tawag sa telepono o teksto, dahil baka hindi ka makarating sa kanilang email sa oras kung may isang pang-emergency na welga.
- Kung ikaw ay nasa ilang uri ng tungkulin sa pamamahala, magtakda ng mga pamantayan sa buong opisina. Hayagang pag-usapan ng iyong mga empleyado ang tungkol sa kung paano nila nais makipag-usap sa iba kung may kailangang gawin sa halip na ipalagay ng lahat na okay ang email.
Sa wakas, paalalahanan ang lahat na ang isang sistema na tulad nito ay talagang isang panalo. Walang sinuman ang nakakulong sa kanilang mga inbox, at ang isang kagyat na gawain ay hindi na mawawala muli.
