Mabilis na tanong: Natutuwa ka ba kapag ang isang pulong ay nag-aanyaya sa iyong kalendaryo? Gusto ko hulaan ang sagot ay hindi. At madalas pa - kung minsan kahit araw-araw - ang mga pulong ay bahagi ng kultura sa maraming kumpanya.
Sa palagay ko, halos lahat ng oras, ang mga pulong ng kawani ay isang pag-aaksaya ng oras. Oo, nauunawaan ko na ang lahat ng mga kamay na magkakasama ay kinakailangan paminsan-minsan. Ngunit sa karamihan ng oras, mayroong iba pa, mas mahusay na mga paraan upang mapanatili ang lahat sa iyong kumpanya o iyong departamento upang mapabilis ang nangyayari sa opisina.
Narito ang apat na mga bagay na dapat isaalang-alang sa susunod na iniisip mong magplano ng isang pulong.
1. Ang Mga Pagkagambala Ay Kakayahang produktibo (at Potensyal na Kita) Mga Mamamatay
Nang gumawa ako ng matematika at natanto na ang isang oras na pagpupulong na may 17 katao (ang laki ng mga kawani sa ShortStack, kasama ang aming malayong kawani na sumali sa amin sa pamamagitan ng Google+ Hangout) ay talagang isang 17-oras na pagpupulong, kaagad akong gumawa ng isang paggalaw sa bawasan ang aming pulong ng kawani sa bawat iba pang linggo.
Kung nais mo ang ilang pagganyak upang mabawasan ang dami ng oras na ginugol mo at ng iyong mga kawani sa mga pagpupulong, tingnan ang MeetingCalc. Kapag isinaksak mo ang average na suweldo ng iyong koponan, kasama ang bilang ng mga dadalo sa pagpupulong, at pagkatapos makita ang gastos ng oras na ginugol, napakabuti ng mga pagkakataon na makakagawa ka rin ng ilang mga pagbabago. Isaalang-alang na ang isang isang oras na pagpupulong sa 17 mga empleyado na gumawa ng average na $ 40, 000 bawat taon ay nagkakahalaga ng $ 232.88. Kung nakikipagpulong ka araw-araw o kahit na ilang beses sa isang linggo, ang presyo na iyon ay nagdaragdag ng mabilis.
2. Ang Instant na Pagmemensahe ay isang Epektibong Paraan upang Mapalakas ang Karamihan sa Balita - Mas mabilis
Sa ShortStack, gumagamit kami ng isang app ng pagmemensahe na tinatawag na Slack. Ang bawat isa ay may sariling account, na maaaring magamit para sa pribadong komunikasyon sa pagitan ng mga miyembro ng kawani, at pagkatapos ay may mga channel na kasama ang lahat ng mga miyembro ng ilang mga kagawaran.
Halimbawa, mayroon kaming isang "pangkalahatang" channel kung saan lumalabas ang mga balita na nakakaapekto sa lahat; isang "pag-unlad" channel kung saan ang mga miyembro ng dev team, na kinabibilangan ng ilang malayong kawani, ay nagbabahagi ng mga update tungkol sa mga teknikal na pagbabago, at isang "suporta" na channel para sa pakikipag-chat tungkol sa mga isyu sa serbisyo sa customer.
At madalas, ginagamit namin ang Slack sa halip na mga pagpupulong. Halimbawa, kamakailan naming dinisenyo ang aming blog, at ito ay isang malaking proyekto. Ang ilang mga negosyo ay maaaring pakiramdam na kinakailangan na magdaos ng pulong upang makagawa ng isang anunsyo tulad nito. Gayunpaman, ito ay isang perpektong oras upang magamit ang aming "pangkalahatang" chat room. Inilabas namin ang tala na ang bagong blog ay tumatakbo at tumatakbo at iminungkahi na suriin ito ng lahat. Kung ito ay isang mas malaking pagbabago, sabihin, isang pagbabago sa platform na nangangailangan ng isang demo, magkakaroon kami ng mabilis na pulong ng kawani. Ngunit dahil ito ay isang bagay na maaaring suriin ng buong koponan sa kanilang sariling oras, pinili namin na manatili sa chat room.
(Oh, at mayroon din kaming isang "random" na channel, kung saan ibinabahagi namin ang mga bagay na walang kinalaman sa trabaho: mga video na hangal-tao-trick, mahalagang balita tungkol sa estado ng kasal ni Jay Z at Beyoncé, at mga memes ng pusa, siyempre .)
3. May Iba pang Mga Paraan upang Matugunan
Ang ilang mga miyembro ng koponan ng pag-unlad ng ShortStack ay naglalakad nang sama-sama tuwing hapon tuwing alas-3 ng hapon. Oo, sa teknolohiyang sila ay nasa isang pulong, tinatalakay ang pag-unlad ng iba't ibang mga proyekto na kanilang pinagtatrabahuhan, ngunit naiiba ang pakiramdam nito sa isang tipikal na pagpupulong sa opisina. Alam ko na ang pag-eehersisyo ay nakakakuha ng aking dugo na dumadaloy at ginagawang mas mahusay sa aking isip, kaya suportado ako ng mga ito sa paglalakad sa hapon at pag-uusap.
Dagdag pa, hindi bihira para sa koponan ng pag-unlad na nagtatrabaho sa mga proyekto na hindi kasali sa natitirang bahagi ng tanggapan. Ang kanilang paglalakad sa hapon ay ang perpektong oras para sa kanila upang makipag-chat tungkol sa mga proyekto at magkaroon ng kanilang sariling uri ng "pulong ng kawani" nang hindi ginagamit ang lahat ng oras ng ibang mga empleyado sa isang bagay na maaaring hindi makakaapekto o makisali sa kanila.
Nabasa ko na rin ang pananaliksik na nagpapakita ng mga pagpupulong sa paglalakad na nagdaragdag ng malikhaing pag-iisip, isang bagay na maaaring magamit ng lahat ng kaunti. At nabasa ko na ang paglalakad sa isang pangkat ay nagpaparamdam sa mga tao na mas matulungin dahil lahat sila ay gumagalaw sa magkatulad na direksyon, sa literal, taliwas sa pag-upo sa paligid ng isang mesa. (Higit pa sa mga benepisyo ng mga pulong sa paglalakad, dito.)
4. Ang bawat Pulong ay Dapat Na Plano Sa Kaisipan sa Pag-iisip
May oras at lugar para sa mas malaking pulong ng kawani. Ngunit pagdating ng oras na iyon, dapat mong tiyakin na masulit ang hindi bababa sa dami ng oras sa pamamagitan ng pagkakaroon ng isang agenda at marahil kahit na malinaw na nakasaad na mga layunin. Sa ShortStack, ang aming katulong sa opisina ay nagpapadala ng isang email ng ilang araw bago ang aming bawat-ibang-linggong mga pulong na humihingi ng mga item sa agenda. Pagkatapos ay mayroon kaming isang tao mula sa bawat departamento na mabilisang - tatlong minuto o higit pa - pag-update tungkol sa nangyayari sa nilalaman / PR, benta, suporta sa customer, pag-unlad, at iba pang mga kagawaran. Ito ay kapag binibigyan ko rin ang pag-update ng "estado ng negosyo" at gumawa ng malawak na mga kahilingan ng aking sarili. Sa karamihan ng mga linggo, ang aming pulong ng kawani ay tumatagal ng tungkol sa 40 minuto, max.
Ang mga pagpupulong na ito ay nagaganap tuwing linggo at mas matagal dahil ang bawat tao ay nagbigay ng kanyang sariling pag-update. Dahil nabawasan namin ang dalas at haba, napansin ko rin na marami kaming mga hindi magagandang pagpupulong sa mga maliliit na grupo. Mukhang mapagbigyan ng kawani ang kawani upang makuha ang mahalaga at napapanahong mga bagay na hawakan, at pagkatapos ay nagbabahagi sila ng mga update sa mas malaking pagpupulong.
Nagtataka akong malaman kung ano ang lahat ng iniisip mo tungkol sa mga pagpupulong? Oo o Hindi? Produktibo o isang pag-aaksaya ng oras? Kung hindi ka fan, ano ang gagawin mo sa halip?
