May trabaho ba? Isa na nagsasangkot ng isang computer, isang koneksyon sa internet, at isang desk?
Pagkatapos ay malamang na magsusulat ka ng isang halaga ng email sa isang nobela ngayong taon - habang nakikipag-ugnayan sa halos 100 mga email sa isang araw.
Sa palagay ko lahat tayo ay maaaring sumang-ayon: Ang sobrang pag-email ay umaabot sa isang lagnat ng lagnat. (At hindi isang mabuting lagnat, tulad ng disco o cowbell. Isang masamang lagnat. Tulad ng typhoid.)
Tulad ng karamihan sa mga tao, gumugol ako ng maraming oras sa pag-iisip tungkol sa kung paano ayusin ang mga email, unahin ang mga email, at mas mabilis na tumugon sa mga email. Ngunit kani-kanina lamang, naiisip ko ang isang mas kawili-wiling tanong: Paano ko ma-"sanayin" ang mga tao (malumanay at mapagmahal, siyempre) upang maipadala sa akin ang mas kaunting mga email sa unang lugar?
Narito ang tatlo sa aking mga paboritong diskarte.
Ang mga ito ba ay rebolusyonaryong konsepto? Hindi talaga. Magaling ba sila, matalinong mga paalala? Sa tingin ko. At kung sumasang-ayon ka, sana ay mag-email ka sa akin at sabihin sa akin ang lahat tungkol dito. (Kidding lang. Ganap.)
1. Huwag Sagutin ang Bawat Email Kaagad Kaagad (O Sa Lahat)
Maaaring tunog ito ng hindi mapag-aalinlangan, ngunit kapag talagang naghukay ka, maraming "kagyat na mga email" ay may posibilidad na lutasin ang kanilang sarili nang wala ang iyong tulong.
Kaso sa punto: Tungkol sa isang beses sa isang araw, makakakuha ako ng isang galit na galit email mula sa isang kaibig-ibig na kliyente, kasamahan, o customer na nagsasabi ng tulad ng:
"Alex! Tulong! Sinusubukan kong gawin _________ ngunit hindi ko maalala ang sinabi mo sa akin na gawin ang tungkol sa _________. Maaari mo bang paalalahanan ako? "
Halos 90% ng oras, kung maghintay ako ng isang oras o dalawa at wala akong ginagawa, ang parehong tao ay sumulat pabalik at sinabi:
"Alex! Hooray! Inisip ko ito. Pagkakamali ko. Hindi bale!"
Sa pamamagitan ng pagpili na huwag tumugon kaagad, ikaw ay "pagsasanay" ng mga tao upang maging mas mapagkatiwala sa sarili - habang lumilikha ka ng maayos, makatotohanang mga inaasahan tungkol sa kung gaano kabilis magagawa mong tumugon.
Siyempre, gumamit ng karaniwang kahulugan dito. Kung nagtatrabaho ka sa posisyon ng serbisyo ng customer - at isang pangunahing elemento ng iyong trabaho ay upang tumugon kaagad sa mga taong nangangailangan ng iyong tulong - kung gayon malinaw naman, ang iyong kahulugan ng "nangangailangan ng aking tulong" ay naiiba kaysa sa ibang tao.
Ngunit kahit anong uri ng trabaho ang mayroon ka, maaari mong subukan ang susunod na hakbang.
2. Lumikha ng isang Auto-Responder Sa Mga Nakatutulong na Sagot sa Mga Madalas na Itanong
Gumawa ng isang listahan ng mga FAQS na na-email sa iyo ng mga tao, araw-araw. Pagkatapos, ilagay ang iyong mga sagot sa isang auto-responder na nagbibigay sa mga tao ng eksaktong kailangan nila.
Ito ay lubos na mahusay, at muli, nagpapadala ito ng isang banayad na mensahe na pinahahalagahan mo ang mga taong handang tulungan ang kanilang sarili.
Narito ang isang simpleng halimbawa:
Hoy, ikaw!
Maraming salamat sa pagsulat.
Kung binabasa mo ang mga salitang ito, nangangahulugan ito na malalim ako sa tuhod sa isang malaking, kapana-panabik na proyekto - at hindi ko susuriin ang aking email nang maraming oras.
Ngunit salamat sa magic ng email, makakatulong pa rin ako sa iyo, ngayon!
Kung nag-email ka upang mag-set up ng isang pulong:
Mangyaring gamitin ang aking online na tool sa pag-iiskedyul, dito. Ito ang pinakamahusay na paraan upang i-lock ang oras.
Kung nag-email ka upang makakuha ng isang update sa katayuan sa Project XYZ:
Mangyaring suriin ang up-to-date na timeline, dito.
Kung mayroon kang isang napaka-oras na sensitibong tanong:
Mangyaring i-ring ang aking cell sa ### - ### - ####. O mamasyal sa aking desk sa ikatlong palapag. Andiyan lang ako sa paligid.
3. Tumugon Sa Mga Pahayag, Hindi Karagdagang Mga Tanong
Kung tapusin mo ang iyong mga email sa mga bukas na tanong na tulad nito:
"Anong oras sa palagay mo dapat tayong kumain ng tanghalian?"
"Naaalala mo ba kung paano i-update ang website, o kailangan mo ng tulong?"
"Sa palagay mo, paano tayo dapat magpatuloy mula rito?"
Ang iyong mga katanungan ay lilikha lamang ng maraming mga email, na may higit pang mga katanungan, na nangangailangan ng iyong patuloy na pag-iisip at pansin.
Kaya, sa halip na isang bukas na tanong, subukang tapusin ang iyong mga email sa isang malinaw na deklarasyon, tulad ng:
"Mag-lunch tayo ng 12:30. Kita mo sa Café Luna. "
"Kapag handa ka nang i-update ang website, narito ang isang WordPress tutorial at isang link sa mga alituntunin sa pagba-brand ng aming kumpanya. Narito ako kung kailangan mo ng karagdagang tulong. "
"Kumonekta ulit tayo sa isang linggo. Tatawagan kita sa 10:00 sa susunod na Lunes.
Kung ang iyong iminungkahi ay hindi gumagana para sa iyong mga tatanggap, well, ipakikilala nila sa iyo! Ngunit sa karamihan ng oras, magpapasalamat sila sa iyong katumpakan. Tinatanggal mo ang gawaing pang-isip para sa kanila - hindi na babanggitin ang isang mahabang string ng hindi kinakailangang back-and-forthing.
Upang Sumumite ito Lahat?
Kung nais mong sanayin ang mga tao na magpadala sa iyo ng mas kaunti (at mas mahusay) na mga email: Modelo ang pag-uugali na nais mong makita sa mundo.
Kung nakagagawa ka ng ugali ng pag-email sa mga kaibigan at kasamahan na humihiling ng payo sa mga bagay na maaari mo marahil ang Google, kung gayon ang iba ay maaaring gawin rin sa iyo.
Kung sumulat ka ng mahaba, mabulok, jigsaw-puzzle-esque emails, makakakuha ka ng mga sagot na pantay na mystifying.
Ngunit, kung ikaw ay maalalahanin at maigsi, pagkatapos ay itataas mo ang bar para sa lahat sa iyong bilog - na nagtuturo sa iba nang tiyak kung paano mo magagamot.
Kaya, maging isang malinaw at pare-pareho ang guro. Ang iyong inbox (at psyche) ay magpapasalamat sa iyo.
