Nagpalabas ang isang survey noong nakaraang taon na inihayag na ang aming mga propesyonal na to-do list ay nangangailangan ng isang makeover. Lumiliko, hindi kami gaanong mahusay na "gawin" ang mga bagay na sinasabi namin sa ating sarili na kailangan nating gawin. Sa katunayan, halos 90% ng mga propesyonal ang umamin na hindi nila nagawa ang lahat ng mga gawain sa kanilang dapat gawin listahan sa pagtatapos ng isang average na araw ng trabaho.
Kaya't kung ikaw ay may sakit sa pag-tackle ng parehong stale to-dos araw-araw, oras na upang baguhin iyon. Narito ang limang trick upang madagdagan ang iyong pagiging produktibo at tulungan ang iyong sarili na talagang gawin ito sa iyong listahan.
1. Panatilihin ang isang Listahan ng Isang Dapat Gawin Para sa Trabaho
Maging tapat tayo: Kung nais mong makakuha ng isang kumpletong pagtingin sa lahat ng kailangan mong gawin para sa trabaho ngayon, ang mga pagkakataon ay hindi mo mahahanap ang lahat ng ito sa isang solong listahan. Sa halip, mayroon kang ilang mga post-nito dito, isang naka-save na draft sa iyong email doon, mga stickies o mga file ng teksto sa iyong computer, at marahil isang app o dalawa sa iyong telepono.
At habang sa pangkalahatan ay mahusay na kasanayan upang paghiwalayin ang trabaho at pag-play, ang pagkakaroon ng isang solong lugar para sa iyong mga gawain na nauugnay sa trabaho ay isang kinakailangan. Kaya piliin ang iyong paraan ng pagpili, at simulan ang pagsasama. Maaari itong maging saanman: isang listahan ng sulat-kamay sa loob ng iyong mapagkakatiwalaang tagaplano, isang dokumento na pinapanatili mo sa iyong desktop, o isang app sa iyong telepono .
Tiyaking, gayunpaman, na maaari kang magdagdag sa iyong listahan mula sa kahit saan - na nangangahulugang kung gumagamit ka ng isang desktop app, nais mong mag-set up ng isang sistema upang makuha ang mga dosis na napunta sa iyong computer, tulad ng mga takdang-aralin na nakukuha mo habang nasa isang pagpupulong. Personal kong naisusulat ang mga ito sa mga malagkit na tala, at pagkatapos ay tanggalin o ihagis ang mga ito sa sandaling nailipat ko sila sa master list.
2. Sundin ang 1-3-5 Rule
Ngayon na mayroon kang isang komprehensibong listahan ng lahat ng kailangan mong gawin para sa trabaho kailanman, dapat mong tukuyin ang isang listahan ng dapat gawin araw-araw. Sa anumang naibigay na araw, ipalagay na magagawa mo lamang ang isang malaking bagay, tatlong katamtamang bagay, at limang maliliit na bagay. (Tandaan: kung gumugol ka ng maraming araw sa mga pagpupulong, maaaring kailanganin mong baguhin muli ito nang kaunti.) Bago umalis sa trabaho, maglaan ng ilang minuto upang tukuyin ang iyong 1-3-5 para sa susunod na araw, kaya handa ka na upang matumbok ang lupa na tumatakbo sa umaga. Kung ang iyong posisyon ay isa kung saan ang bawat araw ay nagdadala ng maraming mga hindi inaasahang gawain, subukang mag-iwan ng isang daluyan at dalawang maliliit na gawain na blangko, bilang paghahanda sa mga huling kahilingan mula sa iyong boss.
Oo, alam kong maaari itong maging matigas na paliitin ang iyong listahan ng mga dosis hanggang sa 1-3-5 - ngunit mahalaga na unahin. Tulad nito o hindi, mayroon kang maraming oras sa araw at makakakuha ka lamang ng isang tiyak na bilang ng mga bagay na nagawa. Ang pagpilit sa iyong sarili na pumili ng isang lista ng 1-3-5 ay nangangahulugang ang mga bagay na nagawa mo ay ang mga bagay na pinili mong gawin - kaysa sa kung ano lang ang nangyari.
Ang pagpaplano nang maaga tulad nito ay nangangahulugan na magagawa mong magkaroon ng mas maraming kaalamang pag-uusap sa iyong tagapamahala kapag siya ay naghulog ng bago sa iyo na kailangang gawin kaagad - pati na rin ang mga tool upang muling unahin ang iyong iba pang gawain. Halimbawa, kapag ang isang pagtatanghal ng sorpresa ay nahuhulog sa iyong kandungan, subukang: "Oo, maaari kong makuha iyon sa iyo ng 3 PM, ngunit ang mga ulat ng Q1 ay hindi magiging handa hanggang bukas pagkatapos, dahil nais kong magtrabaho sa ngayon . "
Suriin ang aming 1-3-5 Listahan ng Dapat Gawin!
3. Kumpletuhin ang Isang Makabuluhang Gawain Bago Tanghalian (Ang Pinaka-Paboritong Isa, Kung Puwede)
Aaminin ko na ang isang ito ay matigas para sa akin, ngunit gumagana ito. Kumuha ng isa sa iyong malaki o daluyan na mga gawain at unahin muna ito sa umaga, bago mag-email kahit na maaari mong. Walang mas mahusay na pakiramdam kaysa sa pagtawid sa isang matigas na gawain bago ang tanghalian. Tinatawag ito ng may-akda na si Brian Tracy na "kumakain ng iyong palaka, " inangkop mula sa sikat na quote na Mark Twain: "Kumain ka ng isang live na palaka unang bagay sa umaga at walang mas masahol na mangyayari sa iyo sa buong araw."
Ang aking co-founder, si Kathryn, ay madalas na tinukoy ang kanyang "palaka" sa gabi upang maghanda para sa susunod na araw; kasama nito, handa siyang harapin ang mga ito sa umaga, at pinipigilan ito mula sa pagtulak sa hindi gaanong kaaya-aya na mga gawain sa loob ng maraming araw.
4. Gamitin ang Iyong Kalendaryo bilang isang listahan ng Dapat Gawin
Kung napag-alaman mong palagi kang labis na inaasahan kung magkano ang magagawa mo sa isang araw, ang isang epektibong diskarte ay ilagay ang iyong mga dosis sa iyong kalendaryo, tulad ng isang pulong. Sa halip na magbalangkas ng iyong pang-araw-araw na mga dosis sa isang listahan, iskedyul ang mga ito, nag-iiwan ng sapat na oras sa bawat isa. Ang pagpapadala sa iyong W2 na impormasyon sa kumpirmasyon sa HR ay maaaring tumagal ng 15 minuto, habang naghahanda ng Q1 diskarte para sa iyong koponan ay maaaring mangailangan ng ilang oras. Ang mahalagang bagay ay maging makatotohanang.
Kapag sinubukan mo ang pamamaraang ito, siguraduhin na hinarangan mo ang oras sa iyong kalendaryo para sa pagkuha ng email, brainstorming, o iba pang mahahalagang-ngunit-hindi maihatid-oriented na mga gawain. Halimbawa, subukang hadlangan ang isang oras sa umaga at isang oras sa hapon upang magtrabaho sa pamamagitan ng iyong inbox - at pagkatapos ay huwag gumastos ng oras sa pagitan ng pagsubok na hawakan ang mga email sa ilang oras na pagpasok, kung talagang pinaplano mong magtrabaho sa iba pa.
5. Bawasan ang Mga Pagpupulong upang Taasan ang Oras ng produktibo
Sa wakas, kung nalaman mong talagang hindi mo magawa ang sa palagay mo na magagawa mo sa isang araw, sa kabila ng lahat ng mga payo sa itaas - isaalang-alang kung maaari kang magdusa mula sa pulong-itis.
Tulad ng sinabi ng ekonomista na si John Kenneth Galbraith, "ang mga pagpupulong ay kailangang-kailangan kapag ayaw mong gumawa ng anupaman." Sa katunayan, ang maraming mga survey na nagawa sa paksa ay nakarating sa mga katulad na konklusyon na sa isang lugar sa pagitan ng isang-kapat at kalahati ng oras na ginugol sa mga pagpupulong ay isang basura, hindi sa banggitin, hindi mo talaga magagawa ang iyong iba pang mga nais gawin habang nakaupo ka. down na nakikipag-usap sa ibang tao.
Ang solusyon: Limitahan ang iyong mga pulong. Bago mag-iskedyul ng isang pagpupulong, isipin kung maaari itong malutas gamit ang isang email o tawag sa telepono, o sa pamamagitan ng pag-pop sa opisina ng isang tao ng ilang minuto. Kung kinakailangan ang isang pagpupulong, ilista ang mga pangunahing item ng agenda upang matukoy ang kinakailangang mga kalahok at ang pinakamaikling halaga ng oras na maaari mong iskedyul. At oo, ganap na OK na mag-iskedyul ng isang 20-minuto na pagpupulong, hindi na kailangang mag-ikot hanggang 30! Kung mayroon kang mga pagpupulong, subukang ipagsama ang mga ito upang mag-iwan ng malaking walang tigil na tagal ng panahon sa iyong araw para matapos ang tunay na gawain.
Oo, ang pag-aayos muli at pagpaplano nang maaga ay kapwa nakataas ang mga pamumuhunan - ngunit isipin mo lang kung gaano ka kaligayahan kapag nakakuha ka ng listahan ng dapat gawin sa buong araw. Kaya't maging maayos ang iyong sarili, gawin ang lahat ng iyong mga dosis sa isang lugar, mabawasan ang iyong mga abala, at simulang mapanakop ang (isang-araw-laki na) listahan!
